Webshop-Schnittstelle: WooCommerce
orgaMAX-WooCommerce-Schnittstelle
Mit „WooCommerce“ begrüßen wir ein neues Mitglied in der orgaMAX E-Commerce-Familie! Albert Brückmann bietet Ihnen eine umfangreiche Schnittstelle als WordPress-Plugin an. Übernehmen Sie dank der neuen Webshop-Anbindung Ihre Bestelldaten bequem per Mausklick aus Ihrem WooCommerce-Shop in Ihr orgaMAX. Im Anschluss können Sie alle weiteren Arbeitsschritte – das Schreiben von Lieferscheinen und Rechnungen, die Überwachung des Zahlungseingangs und, wenn nötig, das Versenden von Zahlungserinnerungen, die Kommunikation mit Ihren Kunden und die zugehörigen Buchführungsarbeiten – wie gewohnt in Ihrem orgaMAX erledigen. Weiteres Plus: Durch die automatische Synchronisation sämtlicher Teilsysteme wird die Verwaltung Ihres Online-Shops noch einfacher. Diese fünf Säulen tragen die WooCommerce-Schnittstelle:
Das ist das WordPress-Shopsystem WooCommerce
WordPress ist ein freies Content-Management-System, das sich großer Beliebtheit erfreut. Ursprünglich einst für Weblogs programmiert, verfügt es nicht standardmäßig über eine Shop-Funktionalität. An dieser Stelle kommt WooCommerce ins Spiel. Denn durch das kostenfreie Webshop-Plugin können Sie:
- Shop- sowie Produktseiten ganz einfach auf Basis professioneller Design-Vorlagen anlegen
- Den Warenkorb-Checkout mittels unterschiedlicher Zahlungs-Verfahren ermöglichen
- Google Analytics, Facebook, MailChimp und viele andere hilfreiche Tools integrieren
Alle Zahlen im Blick haben Sie dank des zentralen Shop-Dashboards, das Ihnen zahlreiche Auswertungen an die Hand gibt. Und wenn Sie Ihre WordPress-WooCommerce-Connection zusätzlich erweitern möchten, ist dies dank zusätzlicher Plugins problemlos möglich.
orgaMAX & WooCommerce: So geht’s
Um Ihren WooCommerce-Shop mit orgaMAX zu verbinden gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Aktivieren Sie Ihre Lizenz
Zunächst …
- Rufen Sie zuerst den Administrations-Bereich Ihrer WordPress-Installation auf
- Dort installieren Sie das WooCommerce-orgaMAX-Plugin
- Anschließend geben Sie den Lizenzschlüssel ein, den Sie beim Erwerb des Plugins erhalten haben
- Nun müssen Sie nur noch auf die Schaltfläche „Lizenz aktivieren“ klicken.
2. Nehmen Sie die Einstellungen der WordPress-Schnittstelle vor
Nachdem Ihre Lizenz-Aktivierung erfolgt ist, erhalten Sie den Zugriff auf Ihre Schnittstellen-Parameter. Nun müssen Sie:
- Die Internetadresse für die Anbindung Ihres Shops eingeben
- Identifikationskennung und Passwort editieren
Bitte beachten Sie: Diese Information benötigen Sie im weiteren Verlauf noch, um das WooCommerce-Plugin an Ihr orgaMAX anzubinden.
Gehen Sie nun zur Auswahlliste „Artikel Beschreibung“ am unteren Rand der Schnittstellen-Einstellungen. Hier legen Sie fest, ob die Artikelbeschreibungen auf Ihren Ausgangsrechnungen
- Aus dem orgaMAX-Artikelstamm
- Oder dem WooCommerce-Webshop
genutzt werden soll.
3. Import-Einstellungen vornehmen
Mit den Import-Einstellungen legen Sie fest, welche Bestellungen aus Ihrem Webshop in orgaMAX übernommen werden sollen. Sie haben die Auswahl zwischen „Alle“ Bestellungen oder folgenden Optionen:
- Zahlung ausstehend
- In Bearbeitung
- In Wartestellung
- Fertiggestellt
- Storniert/Abgebrochen
- Rückerstattet und/oder
- Fehlgeschlagen
Mit einem Klick auf „Speichern“ sichern Sie Ihre Einstellungen. Alle Vorarbeiten haben Sie mit diesem Schritt erledigt. Was nun folgt, sind die Einstellungen in Ihrer orgaMAX Bürosoftware.
4. Artikel-Einstellungen
Artikel, die von orgaMAX zu WooCommerce exportiert werden, sind in der Regel mit dem Status „Entwurf“ versehen. Da in den meisten Fällen noch Anpassungen für den Shop gemacht werden müssen, ist dies auch die empfohlene Einstellung, bevor der Artikel publiziert wird. Mit dem Auswahl-Menü können Sie jedoch dafür sorgen, dass die Artikel gleich veröffentlicht werden, wenn Sie diese exportiert haben.
Die Schnittstelle ermöglicht ab Version 3.0 den Abgleich von bis zu fünf individuellen Artikel-Feldern. Unter „Stammdaten > Einstellungen > Individuelle Felder“ können Sie diese Felder (1-5) für die orgaMAX Artikel definieren und benennen. In WooCommerce legen Sie zum Abgleich sogenannte Attribute an (ebenfalls bis zu fünf). Weisen Sie in nun den Feldern 1-5 die dazugehörigen Attribut-Felder zu. Beim Artikel-Export von orgaMAX zu WooCommerce werden die Artikel-Attribute dann korrekt zu Ihrem Shop-System übertragen.
5. Steuer-Einstellung
Beim Artikel-Export von orgaMAX zu WooCommerce wird (je nachdem, in welchem Steuergebiet Sie leben) eine Berechnung der Umsatzsteuer durchgeführt und dementsprechend der Artikelpreis definiert. Stellen Sie einfach Ihren Standort ein oder wählen Sie einen benutzerdefinierten Steuersatz. Sollten Sie abweichende Preise vorfinden, überprüfen Sie bitte diese Einstellung.
6. Erweiterte Einstellung
Sollte Ihr Serverbetreiber oder Hosting-Provider bestimmte Regeln auf die Ausführung externer Scripte vorgeben, können Sie unter den erweiterten Einstellungen den Speicherort der Schnittstelle ändern. In den meisten Fällen ist der Ordner „wp-content“ jedoch korrekt und deshalb als Standard voreingestellt.
7. Ihre E-Commerce-Einstellungen in orgaMAX
Um die folgenden Einstellungen vorzunehmen, gehen Sie in den Bereich „Stammdaten“ > „Einstellungen“
- Klicken Sie im Navigationsbereich auf (1) „E-Commerce“ und dann auf (2) „Webshops“
- Als Shopsystem wählen Sie „Angepasstes System“ (3)
- Geben Sie eine interne „Shop-Bezeichnung“ (4) für Ihren Shop ein
- Tragen Sie die (5) „Internetadresse“ für die Shop-Anbindung ein, die Ihnen WordPress zuvor mitgeteilt hat und geben die mit WordPress vereinbarte (6) „Identifikationskennung“ sowie das (7) „Passwort“ aus Schritt 2 ein
- Mit einem Klick auf „OK F11“ (8) schließen Sie die E-Commerce-Einstellungen Ihres WooCommerce-Shops ab
Jetzt geht’s an die Praxis
Wenn Sie eine Bestellung nochmals importieren möchten, müssen Sie die entsprechende Bestellung neu abspeichern. Starten Sie dann den Import in orgaMAX erneut.
So holen Sie die Bestellungen aus Ihrem WooCommerce-Webshop ab:
- Gehen Sie in den Verkaufsbereich zu „E-Commerce-Bestellungen“
- Rufen Sie Ihren neu eingerichteten WooCommerce-Webshop auf
- Klicken Sie auf „Bestellungen einlesen“
Achtung: Um die Übernahme der Bestellungen komplikationsfrei zu gestalten, müssen die Artikelnummern in WooCommerce mit denen des Artikelstamms in orgaMAX übereinstimmen.
Praxistipp: Der gleichzeitige Import vieler Bestellungen kann Kommunikationsschwierigkeiten mit WooCommerce nach sich ziehen. Sie erkennen diesen Fall, wenn auch nach einer längeren Wartezeit keine importierten Bestellungen in orgaMAX erscheinen oder eine Fehlermeldung ausgespielt wird. Prüfen Sie in diesem Fall bitte die Anzahl der Bestellungen und setzen Sie diese – abhängig von Ihrer Server-Performance – zunächst auf 10 hinunter. Klappt der Import nun reibungslos, können Sie die Anzahl testweise weiter erhöhen.
Sie möchten nur Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum importieren? Die Eingrenzung des Datumsbereichs machts möglich. Neben den vordefinierten Optionen haben Sie auch die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Auswahl anzugeben.
Um eine Bestellung erneut zu importieren müssen Sie
- Die entsprechende Bestellung neu abspeichern
- Ihren Import in orgaMAX erneut starten
WooCommerce-Schnittstelle auf einen Blick:
Optional möglich: Installationsservice von Albert Brückmann
Möchten Sie Ihre WooCommerce-Shop-Anbindung an orgaMAX nicht selbst, sondern lieber vom Fachmann durchführen lassen? In diesem Fall können Sie den einmaligen Installationsservice von Albert Brückmann in Anspruch nehmen, der folgendes beinhaltet:
- Über einen temporären Admin-Account wird die Installation der Schnittstelle im WooCommerce-Shop vorgenommen
- Die Einrichtung der Schnittstellen-Optionen erfolgt individuell nach Wunsch des Kunden
- Verbindungs-Einstellung zwischen orgaMAX und dem WooCommerce-Shop (Zugriff dabei z. B. über TeamViewer)
- Schnittstellen-Konfiguration in orgaMAX
- Durchführung einer Testbestellung und Abgleich des Imports
Hinweis: Die Schnittstelle wurde von einem Drittanbieter umgesetzt. Weitere Informationen sowie technische Unterstützung dazu erhalten Sie direkt vom Anbieter unter folgendem Link: www.albertbrueckmann.de
info(at)orgamax.de
