Lückenlose Vorgangshistorie Praxisbeispiel: Gärtnerei Blütenträume
Blumen und Pflanzen spielen seit jeher eine große Rolle in Jasmin Krauses Leben. Schon als kleines Kind war die gebürtige Düsseldorferin von Blütenpracht und Artenvielfalt so fasziniert, dass sie jede Gelegenheit nutzte, den örtlichen Gärtnereien einen Besuch abzustatten. Direkt nach dem Schulabschluss machte sie ihre Leidenschaft konsequenterweise zum Beruf, ließ sich zunächst zur Gärtnerin und anschließend zur Floristin ausbilden. Heute führt die 32-Jährige eine eigene Gärtnerei – und hat sich damit einen Kindheitstraum erfüllt. „Mein Job bietet eine Menge Abwechslung und viel Raum für Kreativität“, erklärt die Geschäftsführerin. „Beides ist mir unheimlich wichtig. Ein klassischer Bürojob wäre für mich nie in Frage gekommen.“
Doch natürlich bleibt auch Jasmin Krause in ihrem täglichen Alltag die Büroarbeit nicht gänzlich erspart. „Das war immer der Teil der Arbeit, der mir am wenigsten Spaß gemacht hat. Aber seit ich die Bürosoftware orgaMAX für mich entdeckt habe, hat der Schreibtisch tatsächlich seinen Schrecken verloren“, freut sie sich.
orgaMAX hält den Rücken frei
Durch die Nutzung von orgaMAX hat sich der Aufwand für die Büroarbeit mehr als halbiert, denn die Software unterstützt Jasmin Krause in allen wichtigen Bereichen Ihres Unternehmens. In Windeseile sind Angebote und Rechnungen geschrieben, Lieferscheine ausgestellt, neue Artikel angelegt und Kunden verwaltet. Auch die aktuellen Bestände ihrer Pflanzen hat die Gärtnerei-Inhaberin mit orgaMAX immer im Blick. „Die Software vereinfacht meinen Arbeitsalltag enorm und gibt mir die Freiräume, mich in erster Linie mit dem befassen zu können, was mir wirklich Spaß macht: Meinen Pflanzen!“, stellt Jasmin Krause klar.
Angebote effizient mit Folgevorgängen verknüpfen
Die 32-Jährige ist vielbeschäftigt. Denn neben der Pflege und Aufzucht der Pflanzen sowie dem Verkauf im angeschlossenen Geschäft stattet sie auch zahlreiche Feier- und Festlichkeiten in der Region mit dem passenden Blumenschmuck aus. Ob Hochzeiten, Jubiläen oder Geburtstagsfeiern – Jasmin Krause sorgt mit ihren Blumen-Arrangements für eine besonders stilvolle Atmosphäre.
Dazu erstellt Sie Ihren Kunden im Vorfeld ganz auf deren Wünsche abgestimmte Angebote. Oft reagieren Kunden auf ein Angebot mit einem Änderungswunsch, der eine neuerliche Angebotserstellung nötig macht. „Da den Überblick zu behalten, war früher alles andere als einfach, denn ich musste immer genau aufpassen, für welches Angebot sich der Kunde entschieden hat. Habe ich das falsche Angebot erwischt, stellte sich das meist erst heraus, als es ans Begleichen der Rechnung ging“, erinnert sich die Floristin. Heute ist das anders „Denn auch dafür hat orgaMAX die passende Lösung parat. So ermöglicht die Software nämlich, Angebot und Folgevorgänge effizient miteinander zu verknüpfen. Entscheidet sich ein Kunde für ein Angebot, kann man über die Textbausteine in den Kleinstammdaten ganz einfach die Angebotsnummer auf allen darauf aufbauenden Vorgängen einfügen. „So habe nicht nur ich selbst, sondern auch der Kunde immer im Blick, welches Angebot beispielsweise einer Rechnung zugrunde liegt. Das sorgt für viel mehr Übersicht“, freut sich Krause.
Volle Transparenz durch lückenlose Vorgangshistorie
Die Geschäftsfrau mit dem Händchen für Pflanzen weiß, dass gute Dokumentation im Büroalltag das A & O ist. Deshalb schätzt sie die Funktion lückenlose Vorgangshistorie von orgaMAX besonders. Denn damit ist ihr gesamter Schriftverkehr bestens und dokumentiert. „Eine tolle Sache“, bekräftigt die Gärtnerei-Chefin, „denn so habe ich alle relevanten Infos zu den einzelnen Vorgängen jedes Kunden direkt auf einen Klick vorliegen.“
Möglich gemacht wird dies durch den erweiterten Detailbereich jedes einzelnen Vorgangs und die optimierte Kundenhistorie, in die jeder Vorgang automatisch eingetragen wird. Sie ermöglichen der Chefin eine lückenlose Verzweigung und Nachverfolgung der einzelnen Vorgänge und vereinfachen ihren Workflow damit entscheidend. „Durch die lückenlose Vorgangshistorie geht mir garantiert nichts mehr durch die Lappen!“, freut sich die Floristin. „Alle Abläufe sind eindeutig zugeordnet und können auch nicht mehr zufällig übersehen werden.“ Weiteres Plus: Die Vorgangshistorie kann mittels Vorlagendesigner auch direkt auf sämtlichen Ausdrucken dokumentiert werden und sorgt so für die perfekte Zuordnung. Für Jasmin Krause eine weitere Arbeitserleichterung, denn: „Davon profitiere nicht nur ich, sondern auch meine Kunden. Ich merke nämlich, dass die Zahl der Rückfragen durch diese Funktion merklich zurückgegangen ist.“
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