Druck hochwertiger Reise- und Fachliteratur – orgaMAX unterstützt dabei

Die Buchdruckerei Jensen blickt auf eine langjährige Firmengeschichte zurück. Das 1904 als Bremer Katalogdruckerei gegründete Unternehmen produzierte zunächst Reklamekataloge für die zu jener Zeit noch überschaubare norddeutsche Reise- und Tourismusbranche. Ende der 70er Jahre stellte Inhaber Wolfgang Jensen die Produktion komplett auf den Buchdruck um, weshalb in den Folgejahren eine Umbenennung in „Buchdruckerei Jensen“ als sinnvolle Konsequenz erfolgte. Seither konzentriert sich das mittelständische Unternehmen mit momentan 14 Mitarbeitern, auf den Druck hochwertiger Reise- und Fachliteratur. „Mittlerweile sind auch Bildbände eines unserer Steckenpferde geworden“, berichtet Ulrike Jensen, die das Geschäft ihres Vaters im Jahr 2000 übernahm. Die Buchdruckerei Jensen setzt seit 2013 die Bürosoftware orgaMAX ein. „Ein Schritt, der sich für uns gelohnt hat.“, bestätigt die Unternehmerin, sie sich gerade mit den Neuerungen der Version 19 vertraut gemacht hat. „In jedem Jahr gibt es viele verbesserte Funktionen, die unsere Arbeit effizienter und einfacher machen. Das Team rund um orgaMAX ist offen für Anregungen und hat schon einige unserer Wünsche in den jährlichen Updates umgesetzt.“ So freut sich Jensen insbesondere über folgende Neuerungen im Bereich „Finanzen“:

 

Eingangsrechnungen direkt auf „teilweise bezahlt“ setzen

Da die Auftragslage anhaltend positiv ist, hat die Druckerei Anfang dieses Jahres einen weiteren Großdrucker in Betrieb genommen. Ein solcher Schritt muss wohl überlegt sein, denn die Kosten eines solchen Druckers sind mit denen normaler Bürodrucker in keiner Weise vergleichbar. Aus diesem Grund können die Anschaffungskosten in der Regel nur in mehreren Raten beglichen werden und entsprechend müssen diese Teilzahlungen auch in orgaMAX abbildbar sein. Mit orgaMAX 19 kann Ulrike Jensen die geleistete Zahlung direkt in der Ansicht der Eingangsrechnung vermerken. Der Zahlungsstatus wird dort auf „teilweise bezahlt“ gesetzt und das Zahlungsdatum entsprechend hinterlegt. Bisher war ein Umweg über die Umsatzübersicht erforderlich, der nun mit der neuen Funktion wegfällt und ihr viel Zeit erspart. „Eine klasse Funktion!“, so die Eigentümerin.

 

Übersicht offener Überweisungen bei Eingangsrechnungen

In regelmäßigen Abständen werden die angesammelten Eingangsrechnungen beglichen. Dies kann ganz bequem aus orgaMAX heraus mit dem Banking-Modul erfolgen. Ulrike Jensen nimmt sich in dem Zahlungslauf dafür Rechnung für Rechnung vor und begleicht sie nach erfolgter Prüfung per SEPA-Überweisung. Da sie für viele ihrer Mitarbeiter erreichbar sein muss, kann es schon einmal vorkommen, dass sie in ihre Arbeit z. B. durch ein Telefonat unterbrochen wird. Wenn der Zahlungslauf dann wieder fortgesetzt wird, möchte sie überprüfen, welches die letzte Überweisung war, bevor sie unterbrochen wurde. Im Bereich Eingangsrechnung war eine solche Überprüfung nicht möglich. Doch mit orgaMAX 19 kann die Unternehmerin in den Details der Eingangsrechnung eine komplette Übersicht aller Überweisungen einsehen, die eine bestimmte Rechnung betreffen – sowohl offene als auch abgeschlossene. Ein lästiges Verlassen des Bereichs ist nicht mehr nötig.

Sammelüberweisungen

Das Papier, auf dem gedruckt wird, ist das A und O jeder Druckerei. Aus diesem Grund ist ein reger Austausch mit den Papierlieferanten notwendig, denn für verschiedene Aufträge sind auch unterschiedliche Druckqualitäten und dementsprechend auch andere Papierarten erforderlich. So kann es schon einmal vorkommen, dass mehrere Papierlieferungen pro Woche die kleine Druckerei erreichen. Um nicht für jede Lieferung eine separate Überweisung vornehmen zu müssen, hat sich die Geschäftsführerin schon lange die Funktion „Sammelüberweisungen“ gewünscht, die nun mit der Version 19 in orgaMAX enthalten ist. Die Rechnungen des Lieferanten müssen mit der neuen Funktion nur markiert werden und per Mausklick wird eine Sammelüberweisung erzeugt. Im Verwendungszweck werden die Rechnungsnummern sowie die Kundennummer automatisch vorausgefüllt. „So kann die Arbeit in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden“, so Jensen.

orgaMAX 19 mit neuen, nützliche Funktionen

Aus Gutschriften Überweisungen generieren

In seltenen Fällen kommt es schon einmal vor, dass bei einer Lieferung ein paar Exemplare kleinere Mängel aufweisen. Wenn ein Kunde die Lieferung reklamiert, wird zunächst die Ursache der Mängel ausfindig gemacht. In den meisten Fällen ist die Buchdruckerei Jensen im Umgang mit Reklamationen sehr kulant und stellt dem Auftraggeber eine Gutschrift über den Wert der betroffenen Exemplare aus. Wenn der Kunde bereits bezahlt hat, muss der in der Gutschrift enthaltene Betrag zurückerstattet werden. Bisher musste eine manuelle Überweisung erstellt werden. Doch um auch hier wertvolle Zeit zu sparen, gibt es mit der orgaMAX Version 19 eine weitere sehr nützliche Funktion: Genau wie bei einer Eingangsrechnung kann per Mausklick ganz einfach aus einer Gutschrift eine Überweisung erstellt und der Betrag erstattet werden. Auch wenn Ulrike Jansen bisher nur ein paar der vielen Verbesserungen der orgaMAX Version 19 entdeckt hat, bedeuten diese für die gebürtige Bremerin bereits einen weiteren Schritt nach vorn. Auf die Frage, was sie denn nun mit der gewonnenen Zeit anfangen wird, antwortet sie nach kurzem Überlegen: „Endlich einmal wieder ein Buch zur Hand nehmen, das nicht aus der eigenen Druckerei stammt.“