Man muss ständig auf dem Laufenden sein

Im Fliesenstudio von Konrad Hoppe herrscht Hochbetrieb. Durch den Bauboom der letzten Jahre ist auch der Spezialist für Boden- und Wandfliesen aus der Nähe von Eisenach deutlich gewachsen. „Der Erfolg kommt jedoch nicht von alleine“, so der Thüringer. „Man muss ständig auf dem Laufenden sein. Egal ob großformatige Wandfliesen, filigrane Mosaikarbeiten oder moderne Wandverblender – unser Geschäft durchlebt ständig neue Trends – auch wenn es für Außenstehende auf den ersten Blick keinen großen Wandel gibt“, sagt Hoppe, der das Geschäft bereits in der dritten Generation führt. Er und seine zehn Mitarbeiter sind froh, dass sie mit orgaMAX eine professionelle Bürosoftware gefunden haben, die Ihnen den Rücken freihält. Konrads Bruder Alexander – selbst gelernter IT-Systemkaufmann – war 2013 beratend in den Auswahlprozess involviert, als das Fliesenstudio auf eine Softwarelösung umsattelte und sich nach umfangreichem Testen und Vergleichen für orgaMAX entschied. „Da hat der Alex ein gutes Händchen bewiesen“ bestätigt der ältere der Hoppe-Brüder. Durch ein Update auf orgaMAX 19 profitiert das Team des Fliesenstudios nicht nur von den Vorzügen aktueller Steuerunterlagen, sondern freut sich über viele neue Funktionen, die Ihnen die Arbeit vereinfachen.

Gleichzeitiges Arbeiten in verschiedenen Bereichen

Claudia Brandt ist im Büro für die Angebots- und Rechnungserstellung verantwortlich. Häufig kommt es vor, dass sie von einem Kollegen oder Kunden wegen einer Auskunft oder einer Frage zu einer Rechnung angerufen wird, während sie gerade damit beschäftigt ist, Angebote in orgaMAX zu erstellen. Sie möchte diesen Vorgang natürlich nur ungern abbrechen und deshalb freut sie sich, dass sie mit orgaMAX 19 nun ganz bequem per Mausklick ein weiteres Fenster öffnen kann. In diesem kann sie dann aus den Stammdaten oder Rechnungen die Informationen abrufen, nach denen gerade gefragt wird – und das ganz ohne Neuanmeldung. So kann sie einfach in zwei oder auch mehreren Bereichen parallel arbeiten und schnell von der einen in die andere Ansicht wechseln.

Lieferantensuche

Der Einkauf erhält fast täglich Bedarfsanforderungen aus dem Lager. Bei vielen Produkten hat das Unternehmen seine Stammzulieferer, wie z.B. bei Fliesen, Arbeitskleidung oder Büromaterial. Bisweilen wird jedoch auch Zubehör angefragt, welches nicht so häufig bestellt wird. Wenn es sich um spezielle Produkte handelt, beginnt das Grübeln. Bisher mussten in diesem Fall zunächst alte Rechnungen auf der Suche nach einem Lieferanten durchstöbert werden. Mit orgaMAX 19 ist dies nun wesentlich einfacher. Denn in der Artikelübersicht braucht nur der betreffende Artikel markiert und die Detailübersicht geöffnet werden und schon erscheinen die Lieferanten samt Artikelnummer und Einkaufspreis. Hilfreich ist diese Funktion auch, wenn mehrere Vergleichsangebote eingeholt werden sollen. Dann brauchen nur noch Angebotsanfragen an die betreffenden Lieferanten versendet zu werden. Konrad Hoppe freut sich, dass so bei dringend benötigten Bestellungen Zeit gespart werden kann.

 

Bei Verkaufsvorgängen Lagerbestände überwachen

Hoppe und Brandt sind sich einig, dass es bei der Erfassung von Aufträgen und beim Schreiben von Rechnungen unverzichtbar ist, immer den aktuellen Lagerbestand der angebotenen Artikel im Auge zu behalten. Denn oft sind die Produkte nicht von einen auf den anderen Tag verfügbar und benötigen einige Zeit Bestellvorlauf. Und das Fliesenstudio kann nur jene Fliesen verlegen, die auch tatsächlich zum vereinbarten Termin am Lager bereitstehen. Bisher waren während eines Verkaufsvorgangs die Lagerbestände allerdings nicht alle auf einen Blick einsehbar. Bei der orgaMAX Version 19 ist dies jedoch möglich, denn in der Artikelmaske eines Auftrags oder Rechnung ist für jeden Artikel der aktuelle Lagerbestand direkt eingeblendet, ohne dass Claudia Brandt die Ansicht wechseln muss. „Eine wirklich nützliche Funktion!“, bestätigt sie.

Mit orgaMAX kann sich das Fliesenstudio auf ihr Kerngeschäft fokussieren

Automatisches Hinzufügen der Rechnung beim Mahnungsversand

Zahlungserinnerungen sind ebenso alltäglicher Bestandteil von Brandts Arbeit wie das Erstellen von Angeboten oder Rechnungen. Auch der Geschäftsführer weiß, dass Kunden, die ihren Zahlungsverpflichtungen nicht fristgerecht nachkommen können, nichts Unübliches sind: „Meist ist die Rechnung beim Kunden ganz einfach untergegangen oder es wurde lediglich vergessen, eine Überweisung zu tätigen.“ Mit Mahnvorschlägen, die per Knopfdruck erstellt werden können, reduziert orgaMAX bereits jetzt den Arbeitsaufwand. Mit der Version 19 kommt jedoch noch eine weitere Funktion hinzu: Damit Claudia Brandt ihrem Kunden mitteilen kann, um welche Rechnung es sich handelt, wird diese der Mahnung automatisch angehängt. Sie braucht die Rechnung nicht erst heraussuchen und manuell anfügen. Brandt und ihr Chef sind sich einig. Mit orgaMAX 19 hat sich ihre Arbeit weiter vereinfacht. „Ein Update, das sich wirklich lohnt.“ so Hoppe. Und Brandt fügt hinzu: „Ein Mosaik aus vielen tollen Funktionen, das in der Gesamtbetrachtung ein tolles Bild ergibt“.