Harald Schwanke ist stolz auf seinen Hausmeisterservice, den er 1991 in Berlin-Köpenick eröffnete. Sieben Angestellte hat der kleine Betrieb des 56-Jährigen, der sich über die Jahre einen ausgezeichneten Ruf erarbeitet hat. Das Team hat Serviceverträge mit zwei Grundschulen und 16 Mietshäusern in der näheren Umgebung abgeschlossen. Schönheitsreparaturen, kleinere Maler- und Elektroarbeiten sowie die Pflege der Grünflächen gehören zu den Aufgaben der Hausmeister rund um Harald Schwanke. „Meine Männer sind Mädchen für alles“, scherzt der Ur-Berliner, der seit 2016 die orgaMAX Bürosoftware einsetzt. Ob bei Materialbestellungen, bei der Erstellung von Abrechnungen oder der Verwaltung von Serviceverträgen – orgaMAX vereinfacht viele Arbeitsschritte und unterstützt den Betrieb beim GoBD- und datenschutzkonformen Arbeiten. Schwenke selbst ist neugierig auf die Version 19 und machte sich bereits im Vorfeld mit den Neuerungen dieser Version vertraut.

Artikel aus Bestellungen in die Stammdaten übernehmen

An zwei Tagen in der Woche legt Harald Schwanke „Bürotage“ ein. Dann kümmert er sich um Abrechnungen, tätigt Überweisungen und gibt Bestellungen auf. Meist bestellt er Arbeitshandschuhe, Leuchtmittel oder Werkzeug. Dabei kommt es aber bisweilen vor, dass der Unternehmer einer Bestellung einen Artikel hinzufügen möchte, der in den Artikelstammdaten noch gar nicht erfasst wurde. Bisher musste er dann in den Bereich „Stammdaten" wechseln, um den Artikel dort inklusive aller Details manuell zu erfassen. Dies war dann meist mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Mit orgaMAX 19 ist dieser Umweg überflüssig, da die Artikel samt Artikelbeschreibung, Preis, Lieferant und Artikelnummer per Mausklick in der Bestellung erfasst und in die Stammdaten übernommen werden können. Der Bereich muss nicht gewechselt werden und Harald Schwanke wird im Bestellvorgang nicht mehr unterbrochen. „Eine sehr hilfreiche Funktion“, bestätigt der gelernte Elektroinstallateur.

Hausmeister Harald Schwanke ist von orgaMAX 19 überzeugt

Vertragsarten mit Laufzeiten und -fristen definieren

Früher erstellte Schwanke die Dienstleistungsverträge mit einem Textverarbeitungsprogramm. Jeder Vertrag wurde neu formuliert und Laufzeiten sowie Vertragsbestandteile manuell eingetragen bzw. Textbausteine aus alten Dateien kopiert und in den neuen Vertrag eingefügt. Seit dem vergangenen Jahr wird für jeden Dienstleistungsvertrag des Hausmeisterservice das Zusatzmodul Verträge genutzt, bei der bisher lediglich eine Vertragsbezeichnung angelegt werden konnte. Unter dieser wurden dann weitere Verträge der gleichen Art gespeichert. Mit der orgaMAX Version 19 kann Schwanke nun viele weitere Bestandteile vordefinieren. So kann er z. B. die Mindestlaufzeit oder Kündigungsfristen standardmäßig hinterlegen. Auch können automatische Vertragsverlängerungen festgelegt werden, deren Dauer monatsgenau definiert werden kann – übersichtlich und flexibel. Erfasst man dann einen neuen Vertrag dieser Vertragsart sind die zuvor festgelegten Daten automatisch enthalten. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.

Volltextsuche

Der sonst so gelassene Berliner kann schon einmal ungeduldig werden, wenn er gesuchte Dinge nicht sofort findet. Am liebsten hat er alles griffbereit – ob es nun wichtige Unterlagen sind oder Informationen zu Kunden, Lieferanten oder Artikeln. Mit der neuen Volltextsuche von orgaMAX 19 kann Schwanke ganz gelassen bleiben, denn die Suche innerhalb der Datenbanken gestaltet sich mit weniger Klicks einfacher denn je. Durch eine kontextbezogene Volltextsuche kann er wichtige Bereiche seiner Datenbanken nach einem beliebigen Begriff oder einer Nummer durchsuchen – ohne überflüssige Klicks und vorherigem Einstellen weiterer Suchkriterien.

Wenn er möchte, kann er jedoch auch vordefinieren, nach welchen Kriterien der Begriff gesucht werden soll und wie diese zu priorisieren sind. So erinnert er sich z. B. vage an den Namen einer Firma, die er anrufen möchte. Er zweifelt jedoch, ob es sich nicht doch um den Ansprechpartner handelt und der Name der Firme ein ganz anderer ist. Um dies herauszufinden, legt er einfach in den Sucheinstellungen fest, dass orgaMAX den Namen zunächst in der Kundendatenbank und anschließend unter den Ansprechpartnern suchen soll – und zwar innerhalb eines Suchvorgangs. Möchte er im Anschluss eine ähnliche Suche durchführen, hat sich orgaMAX die Kriterien gemerkt, sodass er keine Zeit verliert und die Suche effizient und zielgerichtet erfolgt.

Für den Hausmeisterservice ist die Bürosoftware orgaMAX ein echter Gewinn. „Die Version 19 bietet uns noch mehr Möglichkeiten, um Zeit zu sparen. Vieles geht einfach schneller und ist mit weniger Klicks erledigt“, berichtet Schwanke, der darüber hinaus auch mit dem Telefonsupport sehr zufrieden ist. So fügt er hinzu: „Wir stehen für guten Hausmeisterservice und sind froh, dass der Service auch bei orgaMAX ausgezeichnet ist.“