Gian Luca Mancini betreibt einen florierenden Weinhandel am Rande der Braunschweiger Innenstadt. Er selbst bezeichnet sich als „waschechten Niedersachsen“, ein Teil seines Herzens schlägt jedoch für die Toskana – die Heimat seiner Eltern. Zweimal pro Jahr reist er in die mittelitalienische Region, um auf verschiedenen Weingütern die neuesten Weinlesen zu begutachten, an Verkostungen teilzunehmen und Kontakte zu den Weinbauern aufrechtzuhalten. Derweil kümmern sich seine Frau und seine Schwester um den Handel und den angeschlossenen Laden zu Hause in Braunschweig. „Der Wein ist Herzenssache, das Geschäft Familiensache“, so Mancini. In der täglichen Büroarbeit vertraut er auf orgaMAX. Neben dem Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen unterstützt ihn orgaMAX auch bei der Lagerverwaltung, beim Online-Banking und mit dem Kassenmodul in seinem Laden. Ein Kunde gab ihm Anfang 2018 den Tipp zu orgaMAX, nachdem der Weinhändler monatelang vergeblich nach einer Bürosoftware gesucht hatte, die seinen Ansprüchen entsprach. „Die einfache Bedienbarkeit und der gute Service waren für mich die ausschlaggebenden Punkte“, sagt Mancini, während er einen Blick auf die neuen Funktionen der orgaMAX Version 19 wirft. Er findet gleich mehrere interessante Features, die ihm die Arbeit weiter vereinfachen werden:

Doppelte Wege ins Lager gehören der Vergangenheit an

Packlisten für mehrere Lieferscheine erstellen

Jeden Monat versendet der Braunschweiger Weinhändler Aktionsangebote an seine Stammkunden. Darin bietet er Weine zu reduzierten Preisen an, um in seinem Lager Platz für kommende Lieferungen und aktuelle Jahrgänge zu schaffen. Manchmal nimmt er auch komplett neue Weine in sein Sortiment auf und bietet diese in Probiersets bestehend aus drei Weinen zu besonders günstigen Preisen an. Viele dieser Aktionen zünden sofort, sodass pro Tag bis zu 20 Bestellungen bei ihm eingehen. Wenn er diese Lieferungen dann versandfertig macht, erstellt Mancini die jeweiligen Lieferscheine samt Packliste. Die Packliste ist für die Konfektionierung der bestellten Weine im Lager notwendig. Bisher hatte er für jeden Auftrag eine separate Packliste, mit orgaMAX 19 kann er jedoch mehrere Lieferscheine markieren und per Mausklick eine konsolidierte Packliste erstellen. Dabei werden die Artikel mehrerer Lieferungen zusammengefasst und die einzelnen Positionen der Packliste nach Lagerort und Lagerplatz sortiert. Mancini spart sich dadurch doppelte Wege ins Lager und kann mehrere Lieferungen auf einem Weg zusammenstellen. „Keine müden Beine mehr“, sagt er lachend.

Artikel in Bestellvorschlägen zusammenfassen

Manchmal kommt es vor, dass die Nachfrage größer ist als zuvor gedacht. Um seine Kunden nicht zu enttäuschen, bestellt der Niedersachse Weine nach und liefert diese dann ein paar Tage später aus. „Ein Kunde nimmt es dir übel, wenn du Ware anbietest, diese aber nicht liefern kannst“ erklärt Mancini. Deshalb vermeidet er in seinen Angeboten auch Bemerkungen wie „solange der Vorrat reicht“. Sehr nützlich findet er die bereits bisher in orgaMAX vorhandene Funktion "Bestellvorschläge". Dabei werden ihm Bestellungen vorgeschlagen, sobald ein zuvor definierter Lagerbestand erreicht wird. Um bei vielen Aufträgen immer noch genau zu wissen, welche Mengen bestellt werden müssen, hilft ihm eine neue Funktion in orgaMAX 19 weiter, welche Bestellmengen gleicher Artikel zusammenzufasst. Anstatt für jeden Auftrag eine separate Bestellposition aufzuführen, werden diese als Gesamtsumme zusammengefasst. Die Bestellungen werden durch die reduzierte Anzahl an Positionen deutlich übersichtlicher.

Lieferscheine direkt erstellen

Vor einigen Monaten rief ein Sommelier eines befreundeten Restaurants an, der eine dringende Bestellung eines bestimmten Rotweins aufgeben wollte. Da der Restaurantleiter jedoch noch unterwegs war, konnte die offizielle Bestellung leider erst am Abend zugesendet werden. Um in der Zwischenzeit keine Zeit zu verlieren, wollte Mancini die Lieferung schon einmal vorab zusammenstellen und den Lieferschein ausdrucken, damit alles zusammen direkt am nächsten Morgen versendet werden konnte. Mit der orgaMAX Version 18 war es bisher noch nicht möglich Lieferscheine zu erstellen, ohne zuvor im Bereich „Aufträge“ einen Auftrag erstellt zu haben. Umso glücklicher ist Mancini nun, dass dieses Feature nun in orgaMAX 19 bereit steht, denn damit wird der Bereichswechsel überflüssig. Der Weinhändler kann in der Ansicht „Lieferscheine“ einfach per Knopfdruck den Auftrag samt Lieferschein erstellen und in der Druckansicht öffnen.

Im Weinladen gibt es neben Weinen auch allerlei italienische Spezialitäten

Benutzerwechsel in der Kasse

Wenn Gian Luca Mancinci in die Toskana reist, kümmern sich seine Frau Ines und seine Schwester Sofia um die dringendsten Angelegenheiten und natürlich auch um den Laden, in dem die Familie neben Weinen und Schaumweinen auch allerlei italienische Spezialitäten anbietet. Da es beim Verkauf von Weinen sehr auf eine gute Beratung ankommt, ist der Kassenplatz manchmal unbesetzt, sobald sich mehrere Kunden im Verkaufsraum befinden. Dann sollte sichergestellt sein, dass sich niemand Zugriff auf das Kassensystem verschaffen kann. Über den Abmelde-Button in der orgaMAX-Kasse können sich die beiden nun mit einem Klick aus der Kasse abmelden. Die Kassenoberfläche braucht nicht mehr geschlossen werden. Ist die Beratung beendet und soll kassiert werden, genügt ein Klick auf die dem Benutzer zugeordnete Kachel auf dem Sperrbildschirm und die Anmeldung erfolgt über Eingabe des individuellen Passworts. Der Weg über die orgaMAX-Oberfläche gehört damit der Vergangenheit an. Gian Luca Mancini ist begeistert von den vielen zusätzlichen Funktionen der orgaMAX Version 19. Er spart sich Wege im Lager und vermeidet Umwege innerhalb der Software. So freut er sich über die Zeit, die er spart und anderweitig nutzen kann. „In Italien gibt es das Sprichwort ‚Il buon vino non vuole frasca.‘“ sagt er. „Oder auf Deutsch: ‚Guter Wein braucht kein Aushängeschild.‘ Und euer orgaMAX braucht auch keines.“