Das orgaMAX Kassenmodul Einfach clever kassieren

Franks Fahrräder ist ein gut laufendes Unternehmen. In einer Studentenstadt, die mehr als doppelt so viele Fahrräder wie Einwohner zählt, hat Frank bereits die zweite Filiale eröffnet und verkauft dort Fahrräder, Zubehör, Ersatzteile & Reparaturleistungen. Frank nutzt orgaMAX bereits, um Rechnungen zu schreiben, seine Kunden und seinen Artikelstamm zu verwalten und all seine Finanzen im Blick zu behalten. Den Barverkauf in seinen Läden wickelt er bislang über eine handelsübliche Registrierkasse ab. Zusätzlich ist bei ihm auch bargeldloses Bezahlen über ein EC-Gerät möglich.

Welche Anforderungen stellt das Kassenmodul?

Für das Kassenmodul ist grundsätzlich keine neue Hardware nötig. orgaMAX selbst wird mit dem neuen Kassenmodul in Verbindung mit dem Finanzmodul zur virtuellen Registrierkasse. Frank muss sich also keine neue Kasse kaufen und kann auch weiterhin seine vorhandenen EC-Geräte nutzen. Die virtuelle Registrierkasse von orgaMAX bedient er ganz einfach über Maus und Tastatur auf seinem PC-Bildschirm. In seiner neuen Filiale nutzt er für das Kassenmodul sogar bereits einen Touchbildschirm.

Wie funktioniert das Kassieren?

Frank wählt einfach die Artikel des Kunden über die grafische Oberfläche aus, bestimmt die Anzahl und bongt diese ein. Alternativ zu der grafischen Artikel-Auswahl kann er auch direkt EAN-Codes eingeben bzw. mit einem üblichen Barcode-Leser blitzschnell einscannen.  

Erstellung von Bon und Rechnung

Über die Einstellungen des Kassenmoduls kann Frank sein Firmenlogo und Unternehmensdaten, die zusätzlich zu der Rechnungsnummer auf dem Bon erscheinen, individuell eingeben. Mit einem Bondrucker im Laden kann Frank den Bon direkt nach dem Bezahlvorgang ausdrucken. Der Bondrucker ist per USB mit seinem PC verbunden und wird wie ein normaler Drucker behandelt. Wünscht ein Kunde explizit eine Rechnung, kann Frank beim Kassieren jederzeit eine Rechnung statt einem Bon für den Kunden erstellen und im DIN A4-Format ausdrucken. Grundsätzlich erstellt orgaMAX im Hintergrund zu jedem Bon eine Rechnung, die per Rechnungsnummer gefunden werden kann.

Wie kommen die Artikel in das Kassensystem?

Frank importiert die Artikel aus seinem orgaMAX Artikelstamm in die Kassenoberfläche. Dabei legt er sich über eine einfache Ordnerstruktur Kategorien für Ersatzteile, Fahrradschläuche & Reparaturleistungen an und fügt in diese Kategorien einzelne Artikel/Dienstleistungen hinzu. Diese Kategorien & Artikel werden anschließend über die Schnellwahltasten in der grafischen Oberfläche angezeigt. Frank geht sogar einen Schritt weiter und ordnet in den Stammdaten jedem Artikel ein Bild zu. Das lässt die Kassenoberfläche noch schöner aussehen. Aber auch ohne Bilder wird über die übersichtliche Darstellung des Produktnamens und des Preises ein schneller Kassiervorgang ermöglicht.   

Verwalten von Zahlungsdaten

Die über das Kassenmodul verfügbaren Zahlungsarten richten sich nach den Angaben, die Frank im Bereich Stammdaten unter Zahlungsarten eingerichtet hat. In den Einstellungen Kasse kann er entscheiden, welche er hiervon in der Kasse nutzen möchte und welche nicht.  

Anonyme Laufkundschaft & Kundenpflege – Beides geht

Neben anonymen Verkäufen kann Frank mit dem Kassenmodul in Zukunft beim Bezahlvorgang auch einen Kunden, der bereits ein Fahrrad bei ihm gekauft hat, aus orgaMAX auswählen und diesem so die verkauften Artikel direkt zuordnen. In diesem Fall wird kein Bon sondern eine kundenspezifische Rechnung erstellt.  

Zeit sparen durch gleichzeitiges Kassieren & Buchen

Frank hat bisher den halben Samstag damit verbracht, die jeweiligen Kassenstände der Registrierkassen per Hand in orgaMAX zu übertragen. Mit dem neuen Kassenmodul sind alle Transaktionen direkt in orgaMAX erfasst, bei EC-Bezahlungen sind entsprechende Buchungen vorgemerkt, die mit eingehenden Zahlungen abgeglichen werden. Frank kann also demnächst den Samstagnachmittag endlich mal wieder dafür nutzen, mit seinem Sohn Fußball zu spielen. Die Zeiten eines zusätzlichen händischen oder elektronischen Übertrags von Barverkäufen sind nun endgültig vorbei.

Kassieren ohne Verzögerung

Das System ermöglicht Frank auch zu Stoßzeiten und Schlangenbildung an der Kasse eine schnelle Abwicklung des Kassiervorgangs. Sobald er die Schnellwahltasten seinen Bedürfnissen angepasst hat, wird das Kassieren sehr viel schneller gehen als mit Registrierkassen ohne einer solchen Funktion. Bei der Nutzung eines Barcode-Scanners kann Frank neue Geschwindigkeitsrekorde aufstellen. Und das Beste: Die Kassenoberfläche bietet Frank die Option einen Bon zu parken. Das heißt, wenn ein Kunde beim Bezahlvorgang merkt, dass er noch ein Produkt vergessen hat, kann der Bon geparkt, bereits der nächste Kunde kassiert und anschließend der geparkte Bon erneut aufgerufen werden.  

Mehr Überblick & Kundenhistorie

Mit dem Kassenmodul erhält Frank erstmalig und ohne Verzögerung einen genauen Überblick über jeden im Barverkauf abgesetzten Artikel. Jetzt kann er den Artikelabsatz und das Kaufverhalten seiner Laufkundschaft im Zeitverlauf analysieren. Über die Kundenzuordnung der Artikel kann Frank seinem Stammkunden auch ein Jahr später noch genau sagen, wie das besonders gute Kettenöl heißt, das er einmal bei ihm gekauft hat.

Kundenfreundlicher Service

Im Falle einer Reklamation kann an Hand der Rechnungsnummer auf dem Bon des Kunden ganz schnell die Transaktion im System gefunden und entsprechend reagiert werden. Franks Kunden erleben so eine schnelle und reibungslose Bearbeitung ihres Anliegens.

Rechtlich aktuell

Da alle Buchungen gegen nachträgliche Veränderung gesichert sind, ist das Kassenmodul GoBD-konform. Frank braucht sich in dieser Hinsicht keine Sorgen machen.