Lieferschein erstellen: Vorlage und Tipps

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, wie eine professionelle Lieferschein-Vorlage eigentlich auszusehen hat? Welche Angaben gehören zwingend in einen Lieferschein, gibt es eine starre Vorlage oder besteht eine gewisse Gestaltungsfreiheit hinsichtlich des Designs? Schließlich handelt es sich auch beim Lieferschein und der entsprechenden Vorlage um Firmendokumente, die nicht nur einen zweckmäßigen Nutzen haben, sondern gleichzeitig ein Aushängeschild Ihres Unternehmens sind.

Lieferscheinvorlage zum schreiben

Was ist ein Lieferschein?

Der Lieferschein gehört zu den Warenbegleitpapieren einer Warenlieferung und gibt Auskunft über die mit der Sendung gelieferten Waren. Im Gegensatz zur Rechnung, die häufig getrennt von der Warenlieferung versendet wird, wird der Lieferschein der Ware beigelegt oder außen an einer Sendung angebracht. Daher wird er auch als Warenbegleitschein bezeichnet. Mit Warenbegleitscheinen können Ihre Kunden zuordnen, um welche Bestellung es sich genau handelt, und außerdem die Vollständigkeit überprüfen. Der Lieferschein kann also auch gleichzeitig die Packliste sein, mit der die Lageristen im Versand bestätigen, dass alles im Paket enthalten ist, was auf der Liste steht. Der Schein dient also zum Nachweis einer Lieferung und zur Dokumentation der Übergabe. 

Ist ein Lieferschein Pflicht?

Während Sie als versendendes Unternehmen verpflichtet sind, eine Rechnung zu erstellen, sind Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet, einen Lieferschein auszustellen. In den meisten Fällen wird jedoch aus praktischen Gründen ein Lieferschein geschrieben. Denn auf Rechnungen muss immer das Lieferdatum stehen. Da das Datum zum Zeitpunkt des Rechnungsversands oft noch nicht feststeht, ist der einfachste Weg der Verweis auf einen Lieferschein. Zudem kann Ihr Kunde direkt abgleichen, ob die Bestellung auch mit der tatsächlich gelieferten Ware übereinstimmt. Das schafft Vertrauen! Auch die Aufbewahrungspflicht von Lieferscheinen wurde in 2017 gelockert. Während Sie zuvor Ihre Lieferscheine zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren mussten, endet seit Januar 2017 die Aufbewahrungspflicht mit Erhalt bzw. Versand der Rechnung. Ausnahme: Wenn es auf der Rechnung einen Verweis auf den Lieferschein gibt, wird der Lieferschein automatisch Bestandteil der Rechnung. Damit greift wieder die ursprüngliche Aufbewahrungsfrist des Lieferscheins von 10 Jahren, da es sich dann um einen Buchungsbeleg handelt. 

Welche Angaben sollte der Lieferschein enthalten?

Auch hier gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben. Doch aus der Praxis haben sich einige Angaben bewährt, um sowohl beim Sender als auch beim Empfänger die Geschäftsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen. 

  • Kennzeichnung als Lieferschein in der Überschrift
  • Adresse des Lieferanten 
  • Lieferadresse des Empfängers
  • Liefer- und Bestelldatum
  • Anzahl der gelieferten Artikel und Artikelbezeichnung
  • Einheiten, Gewicht und Stückpreis


Zusätzlich können weitere Angaben sinnvoll sein:

  • fortlaufende Lieferscheinnummer des Lieferanten (oder zugehörige Rechnungsnummer)
  • Telefon- und Faxnummer des Absenders
  • Ansprechpartner im Unternehmen des Absenders
  • Kundennummer des Empfängers
  • Name des Transportunternehmens
  • Angaben zu Teillieferungen (wenn noch eine Lieferung aussteht)
  • Eigentumsvorbehalt (um rechtliche Missverständnisse zu vermeiden, besagt der Eigentumshinweis, dass die Ware bis zur vollständigen Bezahlung dem Lieferanten gehört)

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