Vorlage und Informationen

Nein, ein einfacher Lieferschein kann keine Rechnung ersetzen, da notwendige Pflichtangaben zur Umsatzsteuer fehlen. Wenn Sie einen Lieferschein ausstellen, sollte dieser auch als Lieferschein gekennzeichnet sein und Sie können viele Pflichtangaben einer Rechnung weglassen. Wenn ein Lieferschein alle verpflichtenden Angaben einer Rechnung beinhaltet und auch als Rechnung verwendet werden soll, dann zählt er nicht mehr als Lieferschein und muss als Rechnung gekennzeichnet werden.

Der Lieferschein gehört also nicht zu den Buchungsbelegen, sondern zu den Warenbegleitpapieren einer Warenlieferung. Er gibt Auskunft über die mit der Sendung gelieferten Waren. Im Gegensatz zur Rechnung, die häufig getrennt von der Warenlieferung versendet wird, wird der Lieferschein der Ware beigelegt oder außen an einer Sendung angebracht. Daher wird er auch als Warenbegleitschein bezeichnet. 

Mit Warenbegleitscheinen können Ihre Kunden zuordnen, um welche Bestellung es sich genau handelt, und außerdem die Vollständigkeit überprüfen. Der Lieferschein kann auch gleichzeitig die Packliste sein, mit der die Lageristen im Versand bestätigen, dass alles im Paket enthalten ist, was auf der Liste steht. Der Schein dient also zum Nachweis einer Lieferung und zur Dokumentation der Übergabe.

Während Sie als versendendes Unternehmen verpflichtet sind, eine Rechnung zu erstellen, sind Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet, einen Lieferschein auszustellen. In den meisten Fällen wird jedoch aus praktischen Gründen ein Lieferschein geschrieben. Denn auf Rechnungen muss immer das Lieferdatum stehen. Da das Datum zum Zeitpunkt des Rechnungsversands oft noch nicht feststeht, ist der einfachste Weg der Verweis auf einen Lieferschein. Zudem kann Ihr Kunde direkt abgleichen, ob die Bestellung auch mit der tatsächlich gelieferten Ware übereinstimmt. Das schafft Vertrauen!

Seit Januar 2017 endet die Aufbewahrungspflicht des Lieferscheins mit Erhalt bzw. Versand der Rechnung. Ausnahme: Wenn es auf der Rechnung einen Verweis auf den Lieferschein gibt, wird der Lieferschein automatisch Bestandteil der Rechnung. Damit greift die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 Jahren, da es sich dann um einen Buchungsbeleg handelt. Die Aufbewahrungspflicht kann sowohl in Papierform, z. B. mit Rechnungsordnern, als auch elektronisch erfüllt werden. Tipp: Die Bürosoftware orgaMAX legt automatisch ein Archiv an. So sind Ihre Lieferscheine, genau wie Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen, elektronisch erfasst und sicher aufbewahrt.

Auch hier gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Doch aus der Praxis haben sich einige Angaben bewährt, um sowohl beim Sender als auch beim Empfänger die Geschäftsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen. 

• Kennzeichnung als Lieferschein in der Überschrift
• Adresse des Lieferanten 
• Lieferadresse des Empfängers
• Liefer- und Bestelldatum
• Anzahl der gelieferten Artikel und Artikelbezeichnung
• Einheiten, Gewicht und Stückpreis

Zusätzlich können weitere Angaben sinnvoll sein:

• fortlaufende Lieferscheinnummer des Lieferanten (oder zugehörige Rechnungsnummer)
• Telefon- und Faxnummer des Absenders
• Ansprechpartner im Unternehmen des Absenders
• Kundennummer des Empfängers
• Name des Transportunternehmens
• Angaben zu Teillieferungen (wenn noch eine Lieferung aussteht)
• Eigentumsvorbehalt (um rechtliche Missverständnisse zu vermeiden, besagt der Eigentumshinweis, dass die Ware bis zur vollständigen Bezahlung dem Lieferanten gehört)