Mahnung schreiben (inkl. Vorlage)

Gründe für den Zahlungsverzug

Gründe für eine nicht bezahlte Rechnung gibt es viele. Die häufigsten Ursachen sind hierbei:

  • Rechnung ging verloren
  • Zahlung wurde vergessen
  • vorübergehende Liquiditätsengpässe
  • ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten
  • absichtliches Hinauszögern der Zahlung
  • Betrugsabsichten

Eine Mahnung zu schreiben, vermeidet in erster Linie eigene Liquiditätsschwierigkeiten für Ihr Unternehmen, sichert Ihnen aber auch eine vertrauenswürdige Stellung als Business-Partner. Jedoch sollte beim Forderungsmanagement freundlich und mit Bedacht vorgegangen werden.

Mahnung schreiben per orgaMAX Software

Mit einer Mahnungs-Software wie orgaMAX lässt sich das Forderungsmanagement noch effizienter gestalten. Das Rechnungsprogramm zeigt Ihnen an, welche Kunden mit ihren Zahlungen in Verzug sind und erstellt ausgehend vom Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen bei fehlendem Zahlungseingang automatisch Mahnschreiben. Anzahl und Tonfall Ihrer Mahnungen und die Gebühren der einzelnen Mahnstufen legen Sie bei Bedarf selbst fest.

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Diese Infos sollte eine Mahnung enthalten

Es gibt keine rechtlich verbindlichen Angaben, was eine Mahnung enthalten muss. Da Sie aber im Rechtsfall nachweisen müssen, dass Sie den Schuldner zur Zahlung aufgefordert haben, ist in jeden Fall die Schriftform zu empfehlen. Empfehlenswert sind hierbei folgende Eckdaten:

  • Absender / Ihr Unternehmen
  • aktuelles Datum
  • Rechnungsdatum und -nummer
  • ursprüngliche Fälligkeit der Rechnung
  • offener Betrag
  • Art der Leistung / gelieferte Waren
  • neuer Fälligkeitstermin / Frist

Bezüglich der neu angesetzten Zahlungsfrist ist es ratsam, einen konkreten Zeitraum zu nennen, bis wann die Rechnung beglichen sein soll. „Innerhalb der nächsten 14 Tage“ sind hierbei besser als Formulierungen wie „sofort“, da sie dem Schuldner keinen Interpretationsraum geben.

Unser Tipp: Nutzen Sie eine Mahnungsvorlage als Muster. Noch einfacher geht es mit einer Mahnungssoftware wie orgaMAX. Schon ab 15€ pro Monat können Sie Mahnungen automatisch generieren, Rechnungen finanzamtssicher erstellen, ihre Finanzen und Lagerbewegungen überwachen und vieles mehr.

Mahnungsvorlagen zum Download

Zahlungserinnerung / erste Mahnung

Erinnern Sie Ihren Kunden freundlich an die noch ausstehende Zahlung, eine konkrete Zahlungsfrist ist hier noch nicht erforderlich. Empfehlenswert ist es, eine Kopie der offenen Rechnung mitzusenden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass das Rechnungsschreiben definitiv vorliegt.

In vielen Fällen führt bereits diese erste Zahlungserinnerung dazu, dass der offene Betrag beglichen wird.

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Zweite Mahnung

Obwohl dem Kunden die Rechnung vorliegt und Sie ihn freundlich erinnert haben, ist der geforderte Betrag nicht überwiesen worden. Dann ist es Zeit für eine 2. Mahnung mit einer deutlichen Frist von beispielsweise 14 Tagen. Sie dürfen dem Schreiben mehr Nachdruck verleihen.

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Dritte Mahnung

Hat Ihr Kunde trotz Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen nicht gezahlt, können im dritten und letzten Mahnschreiben Mahngebühren bzw. Verzugszinsen verlangt werden. Ebenso können Sie in dieser Mahnung gerichtliche Schritte, die Einschaltung Ihres Rechtsanwaltes oder eines Inkassounternehmens ankündigen.

Generell sollte das Schreiben in einem nachdrücklich fordernden Stil verfasst werden. 

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Mahnungen schreiben per orgaMAX Software

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