Mahnung schreiben – mit Vorlage

Was Sie zu Mahnschreiben wissen sollten

Die Leistungen sind erbracht, die Waren geliefert, doch die Bezahlung erfolgt nicht fristgemäß oder bleibt gänzlich aus. Viele Unternehmer kennen diese Situation. Doch was kann man tun, wenn der Kunde die Forderung nicht erfüllt? Hier erklären wir Ihnen, ab wann Sie Ihre Gläubiger mahnen können, was sie enthalten sollte und wie man sie formuliert (inkl. Vorlagen für die 1., 2. und 3. Mahnung).

Ab wann sollte man eine Mahnung schreiben?

Eine gesetzliche Regelung dazu gibt es nicht. Wichtig ist, dass Sie auf Ihrer Rechnung eine Zahlungsfrist angeben – üblich ist ein Zahlungsziel von 4 Wochen. Dann weiß nicht nur Ihr Kunde, wann der Rechnungsbetrag fällig ist, auch Sie wissen, wann die 1. Mahnung verschickt werden sollte: nach Verstreichen der Zahlungsfrist. Mit einer Mahnungssoftware werden bei fehlendem Zahlungseingang automatisch Mahnschreiben verschickt. Wenn Sie die Mahnung händisch verschicken, können Sie sich selbst einen Termin in Ihren Kalender einstellen.

Eine Mahnung zu schreiben, vermeidet in erster Linie eigene Liquiditätsschwierigkeiten für Ihr Unternehmen, sichert Ihnen aber auch eine vertrauenswürdige Stellung als Business-Partner. Jedoch sollte beim Forderungsmanagement freundlich und mit Bedacht vorgegangen werden.

Mahnung schreiben per orgaMAX Software

Mit einer Mahnungs-Software wie orgaMAX lässt sich das Forderungsmanagement noch effizienter gestalten. Das Rechnungsprogramm zeigt Ihnen an, welche Kunden mit ihren Zahlungen in Verzug sind und erstellt ausgehend vom Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen bei fehlendem Zahlungseingang automatisch Mahnschreiben. Anzahl und Tonfall Ihrer Mahnungen und die Gebühren der einzelnen Mahnstufen legen Sie bei Bedarf selbst fest.

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Mahnung - Vorlage zum Download

Eine Mahnung zu schreiben, vermeidet in erster Linie eigene Liquiditätsschwierigkeiten für Ihr Unternehmen, sichert Ihnen aber auch eine vertrauenswürdige Stellung als Business-Partner. Jedoch sollte beim Forderungsmanagement freundlich und mit Bedacht vorgegangen werden, denn Gründe für eine nicht bezahlte Rechnung gibt es viele:

  • Rechnung ging verloren
  • Zahlung wurde vergessen
  • vorübergehende Liquiditätsengpässe
  • ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten
  • absichtliches Hinauszögern der Zahlung
  • Betrugsabsichten

Wenn Sie die Mahnung erstellen, sollten Sie zunächst davon ausgehen, dass beim Zahlungsverzug keine böse Absicht vorlag. Formulieren Sie daher Ihre erste Mahnung / Zahlungserinnerung in einem freundlichen und verständnisvollen Ton.  Hier finden Sie die ersten drei Mahnungen als Muster zum Downloaden:

Zahlungserinnerung / erste Mahnung

Erinnern Sie Ihren Kunden freundlich an die noch ausstehende Zahlung, eine konkrete Zahlungsfrist ist hier noch nicht erforderlich. Empfehlenswert ist es, eine Kopie der offenen Rechnung mitzusenden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass das Rechnungsschreiben definitiv vorliegt.

In vielen Fällen führt bereits diese erste Zahlungserinnerung dazu, dass der offene Betrag beglichen wird.

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Zweite Mahnung

Obwohl dem Kunden die Rechnung vorliegt und Sie ihn freundlich erinnert haben, ist der geforderte Betrag nicht überwiesen worden. Dann ist es Zeit für eine 2. Mahnung mit einer deutlichen Frist von beispielsweise 14 Tagen. Sie dürfen dem Schreiben mehr Nachdruck verleihen.

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Dritte Mahnung / letzte Mahnung

Hat Ihr Kunde trotz Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen nicht gezahlt, können im dritten und letzten Mahnschreiben Mahngebühren bzw. Verzugszinsen verlangt werden. Ebenso können Sie in dieser Mahnung gerichtliche Schritte, die Einschaltung Ihres Rechtsanwaltes oder eines Inkassounternehmens ankündigen.

Generell sollte das Schreiben in einem nachdrücklich fordernden Stil verfasst werden. 

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Was muss in einer Mahnung stehen?

Es gibt keine rechtlich verbindlichen Angaben, was eine Mahnung enthalten muss. Da Sie aber im Rechtsfall nachweisen müssen, dass Sie den Schuldner zur Zahlung aufgefordert haben, ist in jeden Fall die Schriftform zu empfehlen. Empfehlenswert sind hierbei folgende Eckdaten:

  • Absender / Ihr Unternehmen
  • aktuelles Datum
  • Rechnungsdatum und -nummer
  • Ursprüngliche Fälligkeit der Rechnung
  • offener Betrag
  • Art der Leistung / gelieferte Waren
  • neuer Fälligkeitstermin / Frist

 

Bezüglich der neu angesetzten Zahlungsfrist ist es ratsam, einen konkreten Zeitraum zu nennen, bis wann die Rechnung beglichen sein soll. „Innerhalb der nächsten 14 Tage“ sind hierbei besser als Formulierungen wie „sofort“, da sie dem Schuldner keinen Interpretationsraum geben.

Unser Tipp: Nutzen Sie eine Mahnungsvorlage als Muster. Noch einfacher geht es mit einer Mahnungssoftware wie orgaMAX. Schon ab 15€ pro Monat können Sie Mahnungen automatisch generieren, Rechnungen finanzamtssicher erstellen, Ihre Finanzen und Lagerbewegungen überwachen und vieles mehr.

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Letzter Schritt - gerichtliches Mahnverfahren

Wenn trotz Mahnungen der Schuldner nicht einlenkt, ist der nächste Schritt das gerichtliche Mahnverfahren. Dabei ist die Anzahl der Mahnungen, die Sie schreiben müssen, bevor Sie sich ans Gericht oder einen Anwalt wenden, nicht vorgeschrieben. Mehr als eine Mahnung muss es nicht sein, allerdings empfehlen sich mindestens drei Mahnungen, um sich auch selbst ein unter Umständen langwieriges Verfahren zu ersparen und seinen Kunden nicht zu verprellen. Für das gerichtliche Mahnverfahren bei einer nicht strittigen Forderung (der Kunde hat die Ware oder Dienstleistung erhalten) benötigen Sie keinen Anwalt. Dieser kommt vor allem dann ins Spiel, wenn der Kunde behauptet, die Leistung nicht oder nicht vollständig erhalten zu haben oder wenn ein anderer Streitgrund vorliegt.

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