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Lagerbestand soll nicht automatisch abgebucht werden

Chanselle
Neuling
Themenersteller
Verfasst am: 08.06.2012 [08:49]
Guten Tag,

wir haben momentan das Problem bei Orgamax, dass wir sehr viel mit Vorauskasse arbeiten und unsere Buchhaltung dementsprechend direkt die Rechnung erstellt.
Dies hat jedoch zu Folge, dass die Artikel direkt aus dem Bestand gebucht werden, obwohl diese Artikel noch am Lager stehen.
Unsere Frage deshalb, ist es möglich, bei Orgamax eine Einstellung zu machen, dass der Lagerbestand erst abgebucht wird, wenn auch die Ware verschickt wird?
Es ist bei uns leider schon öfter vorgekommen, dass durch dieses Problem Artikel doppelt verkauft wurden.

Über eine Antwort würden wir uns freuen.
Angeal
Guru
Verfasst am: 08.06.2012 [13:20]
Das wäre doch unlogisch, oder?

Ich bekomme vom Kunden einen Auftrag (Ware wird reserviert), dann liefere ich die Ware und ein Lieferschein wird erstellt (ohne gelieferte Ware, keinen Lieferschein)...damit wird die Ware ausgebucht.

Erst dann kann ich ja eine Rechnung stellen.

Wieso arbeitest du nicht mit Proforma Rechnungen? Die können erstellt werden auch wenn es weder Rechnung noch Lieferschein gibt.

Beste Grüße
Angeal
----------------------------------
Korrigiert mich wenn ich falsch liege.
Rechtschreibfehler dürfen behalten werden und unterstreichen nur meine Individualität.
Chanselle
Neuling
Themenersteller
Verfasst am: 08.06.2012 [15:16]
Ich glaube das ist ein kleines Missverständniss.

Es geht uns darum, sobald der Kunde bei uns Vorkasse leistet, müssen wir von unserem Steuerberater aus eine Rechnung erzeugen, damit das Geld verbucht wird, sobald wir dies aber tun wird auch automatisch der Lieferschein erstellt und die Ware als verschickt makiert und somit vom Bestand abgezogen. Wir können die Ware deshalb nicht mehr mit dem Bestand erfassen, da Sie ja bereits bezahlt ist. Da wir sehr mehr als 1500 verschiedene Artikel haben wird es dadurch sehr unübersichtlich und bei der monatlichen Inventur entstehen immer Fehlbestände weil Artikel, die am Lager sind, aber schon bezahlt mitgezählt werden. Deshalb suchen wir nach einer Lösung, mit der wir selber festlegen können, wann die Ware verschickt ist und dies nicht automatisch durch die Rechnungserstellung geschieht.

Gruß
Mike
Guru
Verfasst am: 08.06.2012 [17:36]
Verstehe ich nicht so ganz. Wie lange braucht Ihr denn bis zur Auslieferung nach Zahlungseingang?

Wenn bei uns eine Vorkassezahlung eingeht, dann verlässt das Paket normalerweise am gleichen Tag das Haus. Wenn die Buchung da ist, wird die Rechnung gedruckt und die Sendungsdaten für Intraship werden erzeugt. Mit der Rechnung wird dann gepackt.

Die Buchung ist bei uns mal etwas länger offen, wenn ein Artikel fehlt und gerade im Zulauf ist. Dann ist es aber auch kein Problem die Rechnung dann zu drucken? Wenn ich Paypal Zahlungen erhalte, drucke ich ja auch nicht sofort eine Rechnung, sondern dann wenn die Pakete gepackt werden.

Ciao,
Mike
Angeal
Guru
Verfasst am: 09.06.2012 [09:41]
Aber wenn die Zahlung per Vorkasse eingetroffen ist, ist der Artikel in dem Moment ja verkauft da der Kunde mit der Zahlung die Ware erworben hat. Also ist es ja nur korrekt wenn die Ware dann ausgebucht wird. Beste Grüße
Angeal
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Korrigiert mich wenn ich falsch liege.
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Chanselle
Neuling
Themenersteller
Verfasst am: 20.06.2012 [08:32]
Es können bei uns durchaus schon mal bis zu 10 Wochen vergehen, bis wir die Ware verschicken, da wir auch sehr viele Sonderanfertigungen speziell nach Kundenwünschen produzieren. Wir haben aber auch sehr viele Standardartikel, welche dann mit den Sonderanfertigungen kombiniert werden wodurch wiederum dieses Problem auftritt.

Es ist schon richtig, eigentlich sollte der Bestand abgezogen werden, wenn die Rechnung erstellt wird, nur ist es für unseren Zweck sehr nachteilhaft, da durch die Inventur dann extreme Überbestände entstehen und es immer ein Riesenaufwand ist, wenn man erst schauen muss, wie viele Kunden wie oft den Artikel gekauft haben, der aber evt. noch nicht ausgeliefert worden ist, aber nicht im Bestand erscheint. Für uns wäre es eine perfekte Lösung, wenn der Bestand erst abgebucht wird, wenn wir Orgamax bestätigen, dass die Ware verschickt wurde, sonst soll es nur als Reservierung gebucht werden.

Angeal
Guru
Verfasst am: 20.06.2012 [08:53]
Ja, aber die Ware ist doch rein von der Logik her geliefert wenn ein Lieferschein erstellt wird.

Sobald ihr eine Rechnung generiert läuft ja das von euch eingegebene Zahlungsziel (sofern ihr auf Rechnung verkauft)
Dann sind Rechnungs- und Lieferdatum auf der Rechnung ja auch falsch wenn ihr den Vorgang schon vor Auslieferung komplett abschließt. Ob das rechtlich so OK ist weiß ich auch nicht.

OrgaMAX arbeitet hier korrekt. Ihr solltet euch eventuell überlegen wie ihr anders vorgeht... Beste Grüße
Angeal
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Korrigiert mich wenn ich falsch liege.
Rechtschreibfehler dürfen behalten werden und unterstreichen nur meine Individualität.
Chanselle
Neuling
Themenersteller
Verfasst am: 22.06.2012 [16:49]
Ja, das stimmt soweit, es lässt sich bei Orgamax aber leider nicht verhindern, dass ein Lieferschein erzeugt wird, wenn die Rechnung erstellt wird. Somit kommt es vor, dass wir eine Rechnung haben, aber noch nicht geliefert haben, wodurch wiederum der Bestand abgebucht wird. Die Rechnung wird bei uns Grundsätzlich immer erst dann erzeugt, wenn entweder ein Zahlungseingang verbucht werden muss, oder wir Ware verschicken. Bezüglich Liefertermin sind wir immer auf der richtigen Seite, da diese schon auf der Auftragsbestätigung festgelegt werden und dann auch in 99% der Fälle gehalten werden.

Es würde uns sogard reichen, wenn wir eine Rechnung ohne Lieferschein erstellen können, was aber leider nicht geht.

Gruß
Mike
Guru
Verfasst am: 23.06.2012 [00:11]
Würde Dir eine Proforma Rechnung reichen?
Chanselle
Neuling
Themenersteller
Verfasst am: 28.06.2012 [09:07]
Können wir in diesem Fall auch leider nicht, da man auf die Proforma Rechnung keinen Zahlungseingang verbuchen kann.

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