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Rechnungsänderung verändert Auftrag

spicyconcepts
Profi
Themenersteller
Verfasst am: 26.03.2014 [13:04]
Hallo Zusammen,
folgendes ist passiert:
Ich habe eine Rechnung aus einem Auftrag generiert.
Die Rechnung wurde angepasst, weil nach der Auftragserteilung noch Absprachen mit dem Kunden getroffen wurden, die nicht im Auftrag standen. Unter anderem wurden Preise aktualisiert.
Ergebnis:
nicht nur die Rechnung ist nun geändert, sondern auch der Auftrag!

Kann das denn sein? Wenn der Auftrag vom Kunden erteilt ist, darf sich das doch eigentlich nicht mehr ändern? Muss ich dann also die PDF zusätzlich abspeichern? Wie macht Ihr das?
ricgra
Amateur
Verfasst am: 26.03.2014 [17:12]
für mich ist das so völlig korrekt.
spicyconcepts
Profi
Themenersteller
Verfasst am: 26.03.2014 [17:21]
ja ist vielleicht eine andere Denkweise.
Ich lasse mir die Aufträge ja auch unterschreiben und habe sie dann ausgedruckt vorliegen. Ich kann nur den ursprünglichen Auftrag in Orgamax anhand des Auftrags eben nicht mehr nachvollziehen, sobald ich die Rechnung ändere. Ich muss also irgendwo die pdf abspeichern, und den Ursprungsauftrag in Orgamax ansehen zu können.
Samm
orgaMAX-Profi
Verfasst am: 26.03.2014 [23:00]
Ja ist so!
Ich muss also irgendwo die pdf abspeichern
Im selben Auftrag in Dokumente. ۝ ➽► Vorlagen Erstellung ◄ ۝
spicyconcepts
Profi
Themenersteller
Verfasst am: 27.03.2014 [12:26]
noch ein Nachtrag:
es ist ok, wenn ich die pdf in Dokumente speichern muss. Sehe ich ein. Aber wenn ich auf PDF-Export gehe,
muss ich vorher prüfen, in welches Verzeichnis das Dokument muss und mich dann dahin durchklicken. Die ID die vergeben werden sind numerisch und man kann nicht aufgrund des Verzeichnisnamens das richtige Verzeichnis auswählen.
Wäre es dann nicht sinnvoll, wenn man mit dem PDF-Export auch immer gleich im richtigen Dokumentenverzeichnis wäre?
Mulder
orgaMAX-Team
Verfasst am: 27.03.2014 [15:27]
orgaMAX-Denkweise ist folgende: Ich kann nur abrechnen, was geliefert wurde, und ich kann nur liefern, was beauftragt wurde. Aus dieser Denkweise heraus ist es natürlich völlig richtig, dass der Auftrag geändert wird, wenn sich die Rechnungsdaten ändern.

Für den Workflow. Wenn sowieso eine unterschrieben Fassung vorliegt, warum die nicht über den Dokumentenbereich des jeweiligen Auftrages einscannen und ablegen? dann liegt eben auch gleich die Bestätigung des Angebots vor, falls hier noch einmal recherchiert werden muss. Ansonsten würde ich empfehlen, das PDF auf den Desktop oder einen dort erstellten Ordner zwischenspeichern und dann per Drag and Drop in den Dokumentenbereich des Auftrages legen.
spicyconcepts
Profi
Themenersteller
Verfasst am: 27.03.2014 [16:39]
hab ich nun alles verstanden.Wir haben nun einmal nicht zu jedem Auftrag eine Kundenunterschrift, da wir Rahmenverträge haben. Aber das nur nebenbei. Drag und Drop ist auch klar.

Machbar ist das alles, aber schöner wäre, wenn die pdf direkt an die richtige Stelle ginge.

Wir haben uns nun in die Favoriten im Explorer den Pfad bis zum Mandanten gelegt (also K:\Orgamax\1) somit erspart man sich zumindest das Geklicke bis dahin.
Mulder
orgaMAX-Team
Verfasst am: 28.03.2014 [08:40]
...was auch eine sehr elegante Lösung ist icon_yes.gif
Profilaie
Amateur
Verfasst am: 28.03.2014 [13:08]
Wir speichern auch sehr viele Dokumente zu fast jedem Auftrag und haben Anfangs das Problem mit der ID gehabt. Schlichtweg unmöglich damit vernünftig zu arbeiten.

Gesetzt den Fall ich habe gerade einen anderen Vorgang, Brief, etc offen und per Mail treffen Dokumente zu einem Auftrag ein, wie soll ich denn die ID wissen bzw. ob für den Auftrag überhaupt schon ein Ordner besteht?

Ich müsste also meinen derzeitigen Vorgang unterbrechen und in den Auftrag wechseln um die Mail per Drag n Drop reinzuziehen.

Unsere Lösung die seit Jahren hervorragend läuft:

- Die Auftragsnummern werden im laufenden Jahr pro Monat vergeben "2014010001"

- Im Verzeichnis Aufträge wurden Jahresordner angelegt, darin Monatsordner ungefähr so:

"...\1\Auftraege\2014\14-01\" für Januar 2014

- Im Monatsordner befinden sich die Unterordner "\2014010001\" bis "\2014019999\"

Ich gebe die Auftragsnummer im Explorer Suchfeld ein, garantiert habe ich nur einen Treffer, den Richtigen!

Oder ich navigiere zu dem jeweiligen Ordner, was aber länger dauert.

Läuft perfekt und ist sicher! ______________________________________________________________

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