orgaMAX 17 bringt gleich drei neue Funktionen mit, die Ihnen die Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Bestellungen und Preisanfragen extrem erleichtern.

Welche Funktionen das sind und wie Sie damit im Alltag kostbare Zeit sparen, erfahren Sie in unserem Praxisbeispiel.

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Thorsten Gehring ist gelernter Heizungsinstallateur und Inhaber von Gehring Sanitär & Heizung. Den Betrieb hat er vor 5 Jahren von seinem Vater übernommen. Seitdem hat er es geschafft, seinen Kundenstamm zu erweitern und neben vielen Privatkunden auch immer mehr Großkunden und -Aufträge zu gewinnen. Dabei ist sein Mitarbeiterteam stetig gewachsen. Seitdem er die Leitung des Betriebs übernommen hat, setzt er orgaMAX als zentrale Firmensoftware ein. Insbesondere auf die unkomplizierte Angebotserstellung möchten er und seine Mitarbeiter nicht mehr verzichten. Mit orgaMAX 17 wird diese jetzt sogar noch einfacher und geht noch schneller von der Hand.

Angebote in kürzerer Zeit erstellen

Thorsten und seine Mitarbeiter erstellen jede Woche zahlreiche Angebote für Interessenten & Kunden. Je nach Projekt und Auftragsgröße bestehen diese Angebote aus einer Vielzahl an Positionen, die sich in vielen Angeboten jedoch wiederholen und sich somit gut in Gruppen zusammenfassen lassen. Bisher haben er und sein Team hierfür in orgaMAX verschiedene Artikellisten erstellt, um die Angebotsstellung zu vereinfachen. Oder sie haben zurückliegende Angebote kopiert und dann individuell angepasst. Trotz dieser Abkürzungen im Arbeitsablauf nimmt die Angebotserstellung weiterhin einige Zeit in Anspruch. Weil Thorsten weiß, dass nicht alle Angebote auch zu Aufträgen führen, ist es ihm besonders wichtig hierbei effizient zu arbeiten und keine unnötige Zeit zu verlieren. Die drei neuen Funktionen von orgaMAX 17, die die Vorgangserstellung noch weiter erleichtern, kommen ihm und seinem Team daher sehr entgegen.

1. Artikelsets: Wobei helfen Thorsten die neuen Artikelsets in orgaMAX 17?

Mit der neuen Funktion Artikelsets können sich eine Reihe von Artikeln ganz einfach zu einem Artikelset zusammenfassen lassen. Das Artikelset lässt sich namentlich benennen und abspeichern. Bei zukünftigen Angeboten kann mit nur wenigen Klicks das gesamte Set zum Angebot hinzugefügt werden. Dafür wählt Thorsten bei der Erstellung eines Angebots einfach "Artikel hinzufügen" und nutzt dann die Option "Artikelsets". Als nächstes kann ein bereits gespeichertes Artikelset ausgewählt und zum Angebot hinzugefügt werden. Auf dem Angebot erscheinen ganz normal die im Set enthaltenen Artikel in einzelnen Positionen mit den jeweiligen Preisen.

Artikelsets erstellen und zukünftig wertvolle Zeit sparen
Für die erstmalige Erstellung eines Artikelsets fügt Thorsten zunächst die jeweiligen Artikel zu einem Angebot hinzu und wählt dann anschließend "Artikelset" -> "Neu", um aus den hinzugefügten Artikeln ein neues Set zu erstellen, zu benennen und abzuspeichern. Das funktioniert natürlich genauso bei Rechnungen, Aufträgen, Preisanfragen oder Bestellungen. So lassen sich diese Vorgänge viel schneller erstellen als bisher und Thorsten hat mehr Zeit die bereits erteilten Aufträge mit seinem Team zu realisieren.

2. Ebenfalls neu: Positionen aus vorhandenen Vorgängen übernehmen

Und für den Fall, dass sich bestimmte Angebote für verschiedene Kunden in ihren Positionen in großen Teilen gleichen, kann Thorsten in orgaMAX 17 nun ganz unkompliziert Positionen aus früheren Angeboten übernehmen. Hierfür geht er auch zunächst auf "Artikel hinzufügen" und wählt dann die Option "Positionen aus vorhandenem Vorgang übernehmen". In diesem Fenster kann er nun einen Vorgang wie z.B. ein Angebot suchen und alle oder einzelne Positionen daraus in den aktuellen Vorgang übernehmen. Sehr praktisch, da nun ähnliche Angebote in kürzester Zeit erstellt werden können. 
Das gleiche macht Thorsten, wenn er einige Positionen aus einem Auftrag erstmal selbst bei seinem Lieferanten bestellen muss. Er kann jetzt einfach in einer neuen Bestellung die entsprechenden Positionen aus dem Auftrag übernehmen.

3. Außerdem optimiert: Stapel aus Artikelstamm

Auch der "klassische" Weg, mehrere Artikel gleichzeitig ("stapelweise") aus dem Artikelstamm zu einem Vorgang wie zum Beispiel einem Angebot über den Artikelstamm hinzuzufügen, wurde in orgaMAX 17 weiter optimiert. In der gewohnten Maske des Artikelstamms kann Thorsten jetzt bereits bei der Artikelauswahl auch festlegen, in welcher Anzahl der Artikel hinzugefügt werden soll. So werden zwei bisher getrennte Arbeitsschritte zusammengelegt und das Erstellen der Vorgänge auch hier zeitlich beschleunigt und vereinfacht.

Was bedeutet das im Alltag? Mehr Effizienz, mehr Zeitersparnis

Mit den Artikelsets entfallen mühselige Artikellisten sowie manuelle Umwege über individuelle Vorlagenanpassungen. Dank der Funktion, Positionen aus vorherigen Angeboten zu übernehmen, muss kein Vorgang, der bereits ähnlich existiert erneut erstellt oder umständlich kopiert und angepasst werden. Es können stattdessen ganz schnell bestehende Positionen in neue Vorgänge übernommen werden. Und auch der bereits gewohnte Weg über den Artikelstamm Artikel hinzuzufügen konnte mit der direkten Angabe der Stückzahl noch optimiert werden.

Die Erstellung von Vorgängen geht viel schneller und einfacher und Thorsten und sein Team sparen kostbare Zeit, die sie jetzt dafür nutzen können, vorhandene Aufträge zu bearbeiten. Nach der erledigten Arbeit müssen sie nicht zurück an den Schreibtisch, um ein weiteres Angebot zu erstellen, sondern können ihren verdienten Feierabend genießen. All das dank drei neuer Möglichkeiten mit orgaMAX 17, kostbare Zeit im Alltag zu gewinnen.

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