Schonfrist abgelaufen: Registrierkassen
In Deutschland gibt es nach wie vor keine generelle Registrierkassen-Pflicht. Wer jedoch bereits eine elektronische Kasse einsetzt oder elektronische Kassenbuch-Aufzeichnungen macht, braucht seit Anfang 2017 ein GoBD-konformes Kassensystem. Mit dem orgaMAX-Zusatzmodul „Kasse“ gibt es eine preisgünstige, einfach bedienbare und vor allem rechtssichere Lösung. Investitionen in teure Hardware sind nicht erforderlich. Mehr zur Situation in Deutschland weiter unten.
Bedrohlicher ist die „Kassen-Lage“ in Österreich: Dort ist am 1. April die verschärfte Registrierkassenpflicht in Kraft getreten. Mit der peniblen Aufzeichnung sämtlicher Bargeldumsätze ist es seitdem nicht mehr getan: Alle Unternehmen mit einem jährlichen Bargeld-Umsatz von mehr als 7.500 Euro müssen ihre Kassen-Transaktionen durch eine spezielle technische Sicherheitseinrichtung vor Manipulationen schützen. Die gute Nachricht: Mit dem orgaMAX Kassenmodul sind Sie bestens auf die verschärften österreichischen Vorschriften vorbereitet. In Zusammenarbeit mit dem Anbieter fiskaltrust.at bieten wir Ihnen eine bequeme und kostengünstige Signaturlösung für Ihre Bargeld-Belege an – und zwar direkt aus orgaMAX17 heraus! Dabei haben Sie die Wahl zwischen …
- einer Hardware-basierten Lösung mit Kartenleser und SmartCard sowie
- einer reinen Online-Signatur.
Eine illustrierte Schritt-für-Schritt-Dokumentation der orgaMAX-Fiskaltrust-Connection finden Sie im Leitfaden „Signierung der Belege aus dem Kassenmodul“ (PDF, 3,5 MB).
Bitte beachten Sie: Unternehmen, deren Bargeld-Umsätze unterhalb der 7.500-Euro-Grenze liegen, brauchen die neuen österreichischen Vorschriften unter bestimmten Umständen nicht zu beachten. Bevor Sie vermeidbaren Aufwand betreiben, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater, ob Sie überhaupt betroffen sind. Falls erforderlich wird Ihr Berater Sie auch über die weiteren Konsequenzen der Registrierkassenpflicht in Ihrem Betrieb informieren.
Kassen-Lage in Deutschland
Wie eingangs bereits gesagt: In Deutschland gibt es noch keine allgemeine Registrierkassen-Pflicht. Wer, wie die meisten Freiberufler und viele andere Selbstständige, keine oder nur ganz selten Bargeld-Einnahmen hat und gelegentlich Betriebsausgaben in bar bezahlt, kommt auch in Zukunft ganz ohne Kasse aus. Ein Kassenbuch ist ebenfalls nicht erforderlich: Ausgaben aus der privaten Geldbörse gehen entweder direkt als Betriebsausgaben in die Einnahmenüberschussrechnung ein – oder Sie überweisen das Geld vom Geschäfts- auf das Privatkonto. Und wer bislang eine „offene Ladenkasse“ führt, kann das in der Regel auch weiterhin so halten.
Anders sieht die Sache aus, wenn Sie eine Registrierkasse einsetzen oder Ihre Bargeld-Einnahmen und Ausgaben auf andere Weise elektronisch aufzeichnen. Dann sind Sie verpflichtet, eine GoBD-konforme Lösung einzusetzen. Die wichtigsten Anforderungen im Überblick:
- Alle Einnahmen und Ausgaben müssen einzeln aufgezeichnet werden. Verdichtungen und Saldierungen sind nicht zulässig.
- Der tatsächliche Bargeldbestand in der Registrierkasse muss durch tägliches Nachzählen geprüft und mit dem rechnerischen Kassenbuch-Saldo verglichen werden.
- Elektronische Buchungen und Aufzeichnungen müssen unveränderbar und manipulationssicher gespeichert werden. Ausdrucke auf Papier genügen nicht.
- Die Daten müssen jederzeit verfügbar und lesbar sein und maschinell ausgewertet werden können.
- Sämtliche Aufzeichnungen und Belege und die zum Verständnis erforderlichen Unterlagen sind zehn Jahre lang aufzubewahren.
Diese Vorschriften sind zum Teil schon mehrere Jahre alt. Verstöße wurden bislang aber noch nicht konsequent geahndet. Seit Anfang 2017 ist die Schonfrist endgültig vorbei – das gilt auch für kleine Unternehmen und Selbstständige, die nicht buchführungspflichtig sind!
Bitte beachten Sie: Für die konkrete Umsetzung der Kassenrichtlinien ist jeder Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Das gilt insbesondere für das Zusammenspiel von klassischer Papier-Belegablage und der Speicherung elektronischer Dokumente sowie deren Aufzeichnung. Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Und gleich noch ein Hinweis hinterher: In § 146a Abgabenordnung finden sich bereits jetzt sehr viel rigidere „Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme“. Darin verlangt der deutsche Gesetzgeber von Unternehmen unter anderem die Einführung einer „zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung“. Laut § 30 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung treten diese Vorschriften aber erst 2020 in Kraft.
Komfortables Kassenmodul
Das orgaMAX Zusatzmodul „Kasse“ stellt Ihnen geeignete Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie Ihre Kassenbelege und Aufzeichnungen GoBD-sicher machen. Die intuitive orgaMAX-Kassenoberfläche lässt sich wahlweise per Tastatur, Maus und Touchscreen bedienen:
- Konfigurierbare Artikelschnellwahl-Buttons sowie eine intelligente Artikelsuche ermöglichen das blitzschnelle Erfassen einzelner Bezahlpositionen per Fingertipp oder Mausklick.
- Alle Bargeldumsätze werden vom Programm automatisch aufgezeichnet und festgeschrieben.
- Für Laufkundschaft und andere Kleinbetragsrechnungen erstellt das Programm anonyme Belege. Zusätzlich zu einem normalen Drucker kann dafür auch ein Belegdrucker angeschlossen werden.
- Falls nötig, sind Warenrücknahmen, Erstattungen und Stornobuchungen im Handumdrehen erledigt.
- Bei freigeschaltetem Lagermodul werden Warenverkäufe und Rückgaben automatisch auf die vorhandenen Lagerbestände angerechnet. Bei Bedarf können Sie zwischen verschiedenen Lagerorten unterscheiden.
Vor allem aber: Durch GoBD-konforme Stornobuchungen, Z-Berichte, Kassenabschlüsse und Kassenberichte sind Sie ab sofort auf der sicheren Finanzamts-Seite. 
Preiswerte Hardware-Bundles
Tipp: Wir haben für Sie zwei attraktive Aktionspakete: Neben dem Zusatzmodul „Kasse“ ist darin ein leistungsstarker Bondrucker enthalten! Der robuste Thermopapier-Bondrucker von Epson druckt blitzschnell (300mm/s), verfügt über eine Papiersparfunktion und braucht besonders wenig Strom. Der Drucker wird ganz einfach an die USB-Schnittstelle angeschlossen. Windows erkennt und installiert automatisch den passenden Treiber. Der Epson-Bondrucker kann selbstverständlich neben einem normalen Bürodrucker betrieben werden.
Bitte beachten Sie: Die Registrierkassen-Funktion erfordert die orgaMAX Version 17 und das Zusatzmodul „Finanzen“.
Hier die beiden Aktionsangebote im Überblick:
- EPSON-Bondrucker + Zusatzmodul „Kasse“: 299 Euro
- EPSON-Bondrucker + Zusatzmodule „Kasse“ und „Finanzen“: 399 Euro
Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne:
info(at)orgamax.de
