Texte für den E-Mailversand festlegenorgaMAX Praxistipp

Ein Großteil der heutigen Geschäftskorrespondenz wird per E-Mail übermittelt. orgaMAX nimmt Ihnen dabei jede Menge Arbeit ab: Für alle wichtigen Vorgangsarten können Sie in den Kleinstammdaten „Texte für den E-Mail-Versand“ festlegen. Darin bestimmen Sie beispielsweise Anrede- und Grußfloskeln, Standardmitteilungen oder auch Signaturen – und zwar differenziert nach Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen etc. Auf diese Weise sorgen Sie nicht nur dafür, dass Ihre Ausgangs-Mails blitzschnell fertig sind, sondern optisch einheitlich und inhaltlich ansprechend!

Wenn Sie Ihre Adressaten persönlich ansprechen oder automatisch gezielte Zusatzinformationen übermitteln wollen, können Sie in Ihren E-Mail-Textbausteinen sogar Variablen und Bedingungen verwenden: Auf diese Weise erzeugen Sie auf Knopfdruck individualisierte E-Mail-Begleitschreiben. Selbstverständlich können Sie den Inhalt ausgehender E-Mails in jedem Einzelfall vor dem Versand noch bearbeiten.

Textbausteine ändern oder ergänzen
Um passende Texte für den E-Mailversand festzulegen oder vorhandene anzupassen, wählen Sie unter „Stammdaten > Kleinstammdaten > Textbausteine“ die gewünschte Vorgangsart (z. B. „Briefe“), klicken auf „Bearbeiten“ und dann am unteren Bereich des Dialogfensters auf die Schaltfläche „Text für E-Mail-Versand“ (oder Sie drücken im Dialog gleich die F4-Taste):

Texte für den E-Mailversand festlegen: Textbausteine ändern oder ergänzen | orgaMAX Praxistipp

E-Mail-Textbausteine lassen sich optisch an das Erscheinungsbild der übrigen betrieblichen Korrespondenz anpassen. Die aus anderen Text-Eingabebereichen bekannten erweiterten Formatierungsfunktionen (Zeichensatz, Schriftgröße, Aufzählungen, Textauszeichnungen etc.) stehen Ihnen auch im Editor der E-Mailtexte zur Verfügung:

Texte für den E-Mailversand festlegen: E-Mailtexte für Briefe | orgaMAX Praxistipp

Bitte beachten Sie: Um die erweiterten Gestaltungsmöglichkeiten in E-Mail-Texten nutzen zu können, ist die Auswahl von E-Mail-„Versandverfahren A Html (2)“ erforderlich. Die entsprechenden Einstellungen nehmen Sie im Menü „orgaMAX > Einstellungen > Allgemein“ im Register „Sonstiges“ vor:

Texte für den E-Mailversand festlegen: Auswahl von E-Mail-Versandverfahren | orgaMAX Praxistipp


Noch mehr E-Mail-Tricks!

Und gleich noch drei Hinweise hinterher:

  • Unter „Stammdaten > Meine Firma > Ausgabeoptionen > E-Mail-Anhänge“ können Sie Dokumente festlegen, die zusätzlich an jede E-Mail angehängt werden sollen. Diese Funktion bietet sich zum Beispiel an, um automatisch AGB oder elektronische Visitenkarten zu verschicken. Auch hier unterscheidet das Programm gezielt nach den verschiedenen Korrespondenz- und Vorgangsarten.
  • Falls Sie einen Webshop betreiben und / oder auf Amazon-, eBay- oder ähnlichen Online-Marktplätzen Geschäfte machen, legen Sie bei Bedarf für jeden Webshop einen speziellen E-Mailanhang fest. Die erforderlichen Einstellungen nehmen Sie im Menü „Stammdaten > Einstellungen > E-Commerce“ beim jeweiligen Webshop, Amazon- oder eBay-Marktplatz vor. Sie finden die Schaltfläche „E-Mail-Anhänge verwalten“ unten rechts im Einstellungs-Dialog des jeweiligen Online-Shops:

    Texte für den E-Mailversand festlegen: E-Mail-Anhänge für Webshops | orgaMAX Praxistipp

  • Falls Sie mit der praktischen „Aufwandserfassung“ arbeiten, können Sie Ihre Kunden über jeden einzelnen Aufwand automatisch per E-Mail informieren. Auch hier lässt sich der Standardtext Ihrer E-Mailbenachrichtigung an die betrieblichen Gepflogenheiten anpassen. Sie finden die passende Stellschraube im Menü „Stammdaten > Einstellungen > Aufwände“ im Register „E-Mail für Aufwandsbenachrichtigung“:

    Texte für den E-Mailversand festlegen: E-Mail für Aufwandsbenachrichtigung | orgaMAX Praxistipp


Hier legen Sie die Inhalte der Betreffzeile und den E-Mailtext fest, die standardmäßig an Ihre Kunden oder Interessenten geschickt werden sollen. Mit aufwandsbezogenen Variablen informieren Sie Ihre Kunden oder Interessenten bei Bedarf über alle wichtigen Eckdaten der erbrachten Leistung.