Unser Praxistipp So dokumentieren Sie Ihren Büroalltag mit orgaMAX

Büroorganisation Illustration

Der Büroalltag besteht aus lauter mehr oder weniger wichtigen Einzelvorgängen – viele davon protokolliert orgaMAX automatisch – denken Sie nur an das Schreiben von Briefen, Angeboten, Rechnungen, Mahnungen oder auch Aufgaben- und Termindetails. Daneben gibt es eine Menge informeller Kommunikationsereignisse, wie zum Beispiel ...

 

  • ein- und ausgehende Anrufe und Rückrufe
  • E-Mails, Rundschreiben und Newsletter
  • interne Vorgänge wie Gesprächsnotizen, Recherchen oder Bonitäts-Checks

Diese und ähnliche „Ereignisse“ können Sie ganz bequem im orgaMAX-Reiter „Historie“ der „Details“-Ansicht Ihrer Kunden-, Interessenten- und Lieferanten-Stammdaten festhalten. Das erspart Ihnen das umständliche Öffnen einzelner Eingabemasken. Über den Button „Neu F10“ dokumentieren Sie neue Ereignisse:

Ereignisse orgaMAX

Daraufhin öffnet sich ein „Ereignis“-Dialog, in dem Sie den Inhalt des jeweiligen Vorgangs erfassen: 

In der „Betreff“-Zeile fassen Sie den Kommunikationsanlass zusammen:

  • ordnen ihm einen „Ereignistyp“ und bei Bedarf einen Mitarbeiter zu,
  • halten den Zeitpunkt fest (das aktuelle Datum und die Uhrzeit sind bereits voreingestellt),
  • legen bei Bedarf einen „Neuen Ereignistyp“ an und
  • halten den Inhalt des Ereignisses im Feld „Notizen“ fest.

 

Außerdem können Sie im separaten Register „Dokumente“ jedem Ereignis externe Unterlagen zuordnen (z. B. Gesprächsprotokolle, Vertragsunterlagen, Kalkulationen etc.)

 

Neues Ereignis orgaMAX

 

Auf diese Weise entsteht in der Kunden-, Interessenten- und Lieferantenhistorie im Handumdrehen eine lückenlose Kontaktdokumentation.

 

Praxistipps:

  • Unter „Stammdaten > Meine Firma > Einstellungen“ können Sie in den „Historien-Einstellungen“ festlegen, welche Ereignis-Typen automatisch im Bereich „Historie“ Ihrer Geschäftspartner-Stammdaten gespeichert werden sollen. Außerdem haben Sie die Wahl, ob die betreffenden Historieneinträge direkt „im Hintergrund angelegt“ oder aber zunächst „erstellt und zur Bearbeitung geöffnet“ werden sollen:

 

Historien Einstellungen orgaMAX

Standardmäßig sieht orgaMAX die folgenden Ereignistypen vor:

  • Brief (Ausgang) und Brief (Eingang)
  • E-Mail (Ausgang) und E-Mail (Eingang)
  • Fax (Ausgang) und Fax (Eingang)
  • SMS (Ausgang)
  • Telefon (Ausgang) und Telefon (Eingang) sowie
  • Wiedervorlage bearbeitet
  • unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ legen Sie bei Bedarf eine Liste weiterer „Ereignistypen“ an, die zu Ihren Betriebsabläufen und Ihrem Informationsbedarf passen.

So erweist sich orgaMAX einmal mehr als flexibles und komfortables Werkzeug für einen „ereignisreichen“ Büroalltag!