Mahnkosten und Verzugszinsen So rechnen Sie richtig

Ab wann darf ich säumigen Kunden Mahngebühren in Rechnung stellen? Und in welcher Höhe? Was sind Verzugszinsen und wie werden sie berechnet? Und was hat es mit der Mahnpauschale von 40 Euro auf sich?

Die wichtigsten Informationen gleich vorweg: Mahnkosten und Verzugszinsen sollen den Schaden ersetzen, der dem Gläubiger durch die verspätete Zahlung entstanden ist. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei zwischen ...

den Kosten des Mahnverfahrens: Zum Beispiel die Material- und Versandkosten. Die werden durch Mahngebühren oder die 40-Euro-Mahnpauschale ersetzt. Und ...
den Finanzierungskosten oder entgangenen Zinsgewinnen. Dieser Teil des Schadens wird durch die Verzugszinsen ersetzt.

Und das ist ja auch recht und billig: Denn wer seinen Teil der vereinbarten Leistung wie versprochen erbracht hat, darf auch die zeitnahe Bezahlung verlangen.

Lektüretipp: Was Sie ganz allgemein über die verschiedenen Mahnstufen, die Fälligkeit von Forderungen und den Verzug des Schuldners wissen sollten, erfahren Sie auf der Übersichtsseite „Was Sie zu Mahnschreiben wissen sollten“.

Zurück zu den einzelnen Schadenersatz-Formen:

1. Mahngebühren
Die tatsächlich entstandenen Kosten für Material und Versand von Mahnungen dürfen Sie in Form von Mahngebühren auf den Rechnungsbetrag aufschlagen. Das gilt auch für Rücklastschrift-Gebühren, Anwaltskosten und eventuelle Gebühren für die Adressermittlung.

Den erfahrungsgemäß weitaus höheren Personalaufwand des Mahnverfahrens dürfen Sie dagegen nicht in Rechnung stellen. Ebenfalls nicht zulässig sind Mahngebühren, wenn der Schuldner durch die Mahnung überhaupt erst in Verzug gesetzt wird.

Klare gesetzliche Regelungen über die Höhe der Mahngebühren gibt es nicht: Üblich sind Gebühren von 2,50 Euro bis zu 5 Euro pro Mahnung. Falls Ihnen nachweislich höhere Kosten entstanden sind, dürfen Sie auch die in Rechnung stellen.

Bitte beachten Sie: Es gibt zahlreiche Gerichtsurteile über die zulässige Höhe von Mahngebühren in bestimmten Einzelfällen. Ab circa 3 Euro aufwärts müssen Sie damit rechnen, dass Kunden sich erfolgreich gegen die Höhe des Schadenersatzes wehren.

2. Mahnpauschale
Handelt es sich beim Schuldner um einen Geschäftskunden oder einen öffentlichen Auftraggeber, dürfen Sie laut § 288 Abs. 5 BGB sofort nach Verzugseintritt die Mahnpauschale von 40 Euro in Rechnung stellen. Wie hoch die zugrundeliegende Forderung ist, spielt dabei keine Rolle.

Wichtig: Die Mahnpauschale ersetzt den Schadenersatz für die „Kosten der Rechtsverfolgung“. Zusätzliche Mahngebühren sind nur dann rechtens, wenn der Schaden höher als 40 Euro ist.

3. Verzugszinsen
Während des Zahlungsverzugs steht Ihnen der geschuldete Geldbetrag nicht zur Verfügung. Dadurch entgehen Ihnen Habenzinsen. Falls Sie selbst knapp bei Kasse sind, müssen Sie unter Umständen sogar Kontokorrent- oder Darlehenszinsen zahlen. Beide Nachteile sollen durch die Verzugszinsen ersetzt werden.

Die Berechnung von Verzugszinsen ist in § 288 BGB geregelt:

Handelt es sich beim Schuldner um einen Verbraucher (= Privatkunde), sind Verzugszinsen von 5 % über dem Basiszinssatz zulässig.
Gegenüber Geschäftskunden, Behörden und anderen Schuldnern, die keine Verbraucher sind, sind Verzugszinsen von 9 % über dem Basiszinssatz erlaubt.

Bitte beachten Sie:

Der Basiszinssatz nach § 247 BGB wird von der Deutschen Bundesbank regelmäßig überprüft und auf ihrer Website veröffentlicht. Seit 2013 ist er im Minus: Derzeit (4/2019) liegt der Basiszinssatz bei -0,88 % p.a.

Unterm Strich ergeben sich damit folgende Verzugs-Zinssätze:

bei Verbrauchergeschäften: 4,12 % p.a.
bei Handelsgeschäften: 8,12 % p.a.

Wichtig: Die Angabe „p.a.“ steht für „per annum“. Mit anderen Worten: Alle genannten Zinssätze beziehen sich auf ein ganzes Jahr. Sie müssen die jährlichen Verzugszinsen also taggenau auf den Verzugszeitraum umrechnen:

Beispiel 1: Verzugszinsen bei Verbrauchergeschäften (B2C)

Ein Privatkunde ist seit 10. Januar 2019 mit 2.500 Euro in Verzug. Am 15. April 2019 schreiben Sie die zweite Mahnung. Der Verzugszeitraum beträgt zu dem Zeitpunkt genau 96 Tage. Die Verzugszinsen berechnen Sie in zwei Schritten:

1. 4,12 % Zinsen für ein ganzes Jahr (365 Tage): 2.500 Euro x 4,12 /100 = 103 Euro

2. Umrechnung auf 96 Tage: 103 Euro / 365 x 96 = 27,09 Euro

Die Zinsen für den Verzugszeitraum betragen in diesem Fall 27,09 Euro.

Beispiel 2: Verzugszinsen bei Handelsgeschäften (B2B)
Ein Geschäftskunde ist seit 10. Januar 2019 mit 2.500 Euro in Verzug. Am 15. April 2019 schreiben Sie die zweite Mahnung. Der Verzugszeitraum beträgt wiederum 96 Tage. Die Verzugszinsen berechnen Sie in zwei Schritten:

1. 8,12 % Zinsen für ein ganzes Jahr (365 Tage): 2.500 Euro x 8,12 /100 = 203 Euro

2. Umrechnung auf 96 Tage: 203 Euro / 365 x 96 = 53,39 Euro

Unter ansonsten gleichen Bedingungen betragen die Zinsen für den Verzugszeitraum bei Geschäftskunden 53,39 Euro.

Praxistipps:

Mit dem Online-Zinsrechner zinsen-berechnen.de ermitteln Sie Verzugszeiträume und Zinsansprüche mit wenigen Mausklicks.
Die Mahngebühren für bis zu vier Standard-Mahnstufen („Zahlungserinnerung“ bis „Dritte Mahnung“) passen Sie in orgaMAX bei Bedarf an Ihren betrieblichen Bedarf an. Den dazugehörigen Konfigurations-Dialog finden Sie unter „Stammdaten > Meine Firma“ im Abschnitt „Einstellungen“ unter „Grundeinstellungen“:
Erfahren Sie mehr zu den verschiedenen Mahnstufen, der Fälligkeit von Forderungen und dem Verzug des Schuldners und erhalten Sie konkrete Beispiele unter Mahnung schreiben – Vorlage.