So schließen Sie Buchungsperioden ab orgaMAX-Praxistipp

Bereits gedruckte und abgeschlossene Ausgangsrechnungen sind in orgaMAX von vornherein gegen nachträgliche Änderungen geschützt. Das verlangen die GoBD-Grundsätze. Nach Ablauf des betreffenden Voranmeldezeitraums oder Steuerjahres dürfen aber auch alle anderen steuerlich relevanten Daten und Dokumente nicht mehr geändert werden – jedenfalls nicht undokumentiert.
Um die GoBD-Konformität zu sichern, sorgt orgaMAX in folgenden Fällen automatisch für den Abschluss von Buchungsperioden:
- Start eines „Fibu-Exports“ (zum Beispiel über die DATEV-Schnittstelle),
- Versand eines „Elektronischen Pendelordners“ an den Steuerberater oder
- Übermittlung von „Steuer-Auswertungen“ (= Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuererklärung oder Einnahmenüberschussrechnung) ans Finanzamt:
Der Zeitpunkt des Abschlusses orientiert sich dabei am Zeitraum des Fibu-Exports oder der Steuererklärung.
Manuelle Periodenabschlüsse
Falls Sie keine dieser orgaMAX-Funktionen verwenden, können Sie eine abgeschlossene Buchungsperioden aber auch manuell gegen versehentliche nachträgliche Änderungen schützen. Dazu ...
- klicken Sie im Menü „Finanzen“ auf „Buchungsperioden abschließen“,
- legen den Abschluss-Stichtag fest und
- klicken auf „OK – F11“:
Bitte beachten Sie: Sollte es im Abschluss-Zeitraum noch nicht zugeordnete Zahlungen oder fehlende Kassenabschlüsse geben, blendet das Programm einen Warnhinweis ein:
In dem Fall klicken Sie auf „Nein“, erledigen die offenen Aufgaben und starten den Abschluss der Buchungsperiode neu. Vor dem endgültigen Monats-, Quartals- und Jahresabschluss weist das Programm Sie dann sicherheitshalber noch einmal darauf hin, dass der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann:
Änderung abgeschlossener Buchungsperioden
Ein orgaMAX-Abschluss sperrt folgende Stamm- und Vorgangsdaten des betreffenden Zeitraums gegen nachträgliche Änderungen:
- sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen,
- Ihre Eintragungen im Anlagenverzeichnis sowie
- alle Transaktionen und Buchungen im Bereich „Finanzen > Zahlungen Bank / Kasse“.
Bei Zugriffen auf Vorgänge oder Dokumente abgeschlossener Buchungsperioden gibt orgaMAX einen Warnhinweis aus:
Falls trotzdem einmal eine nachträgliche Änderung nötig ist, können Sie den Hinweis per Mausklick auf „Ja“ ignorieren. Unbemerkt bleibt das jedoch nicht:
orgaMAX dokumentiert im Hintergrund den Inhalt Ihrer Korrektur. Der Finanzamts-Prüfer kann die Vorlage des automatisch erzeugten Änderungsprotokolls verlangen.
Praxistipp: Die dazugehörige Export-Funktion finden Sie im Menü „Finanzen > Änderungsprotokoll-Export“: