So schließen Sie Buchungsperioden ab orgaMAX-Praxistipp

Mahnungen Praxistipp

Bereits gedruckte und abgeschlossene Ausgangsrechnungen sind in orgaMAX von vornherein gegen nachträgliche Änderungen geschützt. Das verlangen die GoBD-Grundsätze. Nach Ablauf des betreffenden Voranmeldezeitraums oder Steuerjahres dürfen aber auch alle anderen steuerlich relevanten Daten und Dokumente nicht mehr geändert werden – jedenfalls nicht undokumentiert.

Um die GoBD-Konformität zu sichern, sorgt orgaMAX in folgenden Fällen automatisch für den Abschluss von Buchungsperioden:

  • Start eines „Fibu-Exports“ (zum Beispiel über die DATEV-Schnittstelle),
  • Versand eines „Elektronischen Pendelordners“ an den Steuerberater oder
  • Übermittlung von „Steuer-Auswertungen“ (= Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuererklärung oder Einnahmenüberschussrechnung) ans Finanzamt:


Der Zeitpunkt des Abschlusses orientiert sich dabei am Zeitraum des Fibu-Exports oder der Steuererklärung.

Manuelle Periodenabschlüsse

Falls Sie keine dieser orgaMAX-Funktionen verwenden, können Sie eine abgeschlossene Buchungsperioden aber auch manuell gegen versehentliche nachträgliche Änderungen schützen. Dazu ...

  • klicken Sie im Menü „Finanzen“ auf „Buchungsperioden abschließen“,



  • legen den Abschluss-Stichtag fest und
  • klicken auf „OK – F11“:



Bitte beachten Sie: Sollte es im Abschluss-Zeitraum noch nicht zugeordnete Zahlungen oder fehlende Kassenabschlüsse geben, blendet das Programm einen Warnhinweis ein:



In dem Fall klicken Sie auf „Nein“, erledigen die offenen Aufgaben und starten den Abschluss der Buchungsperiode neu. Vor dem endgültigen Monats-, Quartals- und Jahresabschluss weist das Programm Sie dann sicherheitshalber noch einmal darauf hin, dass der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann:


Änderung abgeschlossener Buchungsperioden

Ein orgaMAX-Abschluss sperrt folgende Stamm- und Vorgangsdaten des betreffenden Zeitraums gegen nachträgliche Änderungen:

  • sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen,
  • Ihre Eintragungen im Anlagenverzeichnis sowie
  • alle Transaktionen und Buchungen im Bereich „Finanzen > Zahlungen Bank / Kasse“.

 

Bei Zugriffen auf Vorgänge oder Dokumente abgeschlossener Buchungsperioden gibt orgaMAX einen Warnhinweis aus:


Falls trotzdem einmal eine nachträgliche Änderung nötig ist, können Sie den Hinweis per Mausklick auf „Ja“ ignorieren. Unbemerkt bleibt das jedoch nicht:
orgaMAX dokumentiert im Hintergrund den Inhalt Ihrer Korrektur. Der Finanzamts-Prüfer kann die Vorlage des automatisch erzeugten Änderungsprotokolls verlangen.

 

Praxistipp: Die dazugehörige Export-Funktion finden Sie im Menü „Finanzen > Änderungsprotokoll-Export“: