Checkliste Reisekosten (Teil 1) Fahrt- und Übernachtungskosten

Geschäftsreisen sind nicht nur anstrengend, sondern auch teuer. Immerhin: Abgesehen von einigen gravierenden Abzugsverboten und Einschränkungen erkennt das Finanzamt Reisekosten aus betrieblichem Anlass vom Finanzamt grundsätzlich anstandslos als Betriebsausgaben an. Erfahrungsgemäß versäumen viele Selbstständige und Unternehmer aus Unkenntnis oder Nachlässigkeit, bestehende Abzugsmöglichkeiten in Anspruch zu nehmen. Aufs Jahr gesehen verzichten vor allem Vielfahrer dadurch auf Steuerminderungen in drei- bis vierstelliger Höhe. Grund genug, die wichtigsten Reisekostenarten kurz vorzustellen.

Reisekosten setzten sich zusammen aus:

Fahrtkosten,
Übernachtungskosten,
Verpflegungsmehraufwand,
Reisenebenkosten sowie
Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung.

Fahrtkosten
Vorweg: Ausgaben für Fahrten zwischen der Privatwohnung und der ersten Betriebsstätte gelten nicht als Reisekosten. Sie werden durch die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer abgegolten.

Der Begriff der ersten Betriebs- oder Tätigkeitsstätte ist noch recht jung: Üben Sie Ihre Tätigkeit an verschiedenen Orten aus, gilt der Ort als erste Betriebsstätte, an dem Sie regelmäßig zeitlich überwiegend tätig sind (z. B. täglich, an mindestens zwei ganzen Tagen pro Woche oder während mehr als einem Drittel Ihrer gesamten Arbeitszeit). Treffen diese Kriterien auf mehrere Standorte zu, gilt der Ort als erste Betriebsstätte, der Ihrer Privatwohnung am nächsten liegt. Welches Verkehrmittel Sie für den Weg zur Arbeit nutzen, spielt dabei übrigens keine Rolle: In den Genuss der „Pendlerpauschale“ kommen auch ÖPNV-Benutzer, Fahrradfahrer und Fußgänger.

Zurück zu den echten Reisekosten: Für betrieblich veranlasste Fahrten zu „Auswärtstätigkeiten“ an anderen Betriebs- und Tätigkeitsstätten (Filialen, Zweigstellen, Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftsfreunden), dürfen Sie die folgenden Fahrtkosten ansetzen:

Bei Fahrten mit dem Geschäftswagen gelten alle einmaligen und laufenden Ausgaben ohnehin als Betriebsausgaben. Steuerlich nicht anerkannt werden Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, auch wenn sie auf einer Geschäftsreise verhängt werden.

Für andere Verkehrsmittel gilt:

Privatfahrzeug-Pauschale: Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer (Pkw) bzw. 0,20 Euro (Motorrad, Motorroller, E-Bikes). Wer ein normales Fahrrad oder Pedelec benutzt, hat keinen Anspruch auf die Kilometerpauschale.
Privatfahrzeug-Vollkostenabrechnung: Statt der mageren Pauschale dürfen Sie auch die anteiligen tatsächlichen Kosten ansetzen: Ausführliche Informationen zu diesem Thema können Sie im Newsletter-Archiv auf unserer Website nachlesen: „Vollkosten-Abrechnung statt magerer 30-Cent-Pauschale“.
Flugreisen, Mietfahrzeuge, ÖPNV und Taxis: Kosten in nachgewiesener Höhe.

Praxistipp: Vielfach vergessen wird die Abrechnung kurzer geschäftlicher Einkaufsfahrten und anderer aushäusiger Erledigungen: Selbst wenn zum Beispiel Fach-, Büroartikel- oder Supermärkte nur wenige Kilometer entfernt sind, handelt es sich bei Fahrten dorthin um richtige „Auswärtstätigkeiten“. Bei ein, zwei Fahrten dieser Art pro Woche ergibt das bei Abrechnung der 30-Cent-Pauschale schnell einen zusätzlichen Betriebsausgabenabzug von mehreren hundert Euro.

Es lohnt sich also, auch solche Kurzstrecken zu notieren und zum Beispiel einmal im Monat abzurechnen. Durch die ebenfalls gesammelten Einkaufsquittungen lassen sich die Fahrtanlässe später problemlos glaubhaft machen.

Übernachtungskosten
Auch die sogenannten Beherbergungsleistungen dürfen Sie in nachgewiesener Höhe als Betriebsausgaben ansetzen. Es gibt jedoch einige Einschränkungen: Von vornherein nicht als Reisekosten anerkannt werden separate Hotel-Rechnungspositionen, die eindeutig zu den Kosten der privaten Lebensführung zählen – beispielsweise für den Minibar-Verzehr, die Pay-TV-Nutzung oder Massagen.

Außerdem gilt: Wenn ein Hotel, eine Pension oder sonstiger Anbieter einen „Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung“ in Rechnung stellt, muss der Gesamtpreis gekürzt werden, und zwar:

fürs Frühstück um 20 Prozent der inländischen Verpflegungspauschale (= 24 Euro x 20% = 4,80 Euro),
fürs Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent der Verpflegungspauschale (= 9,60 Euro).

... höchstens jedoch bis zur Höhe der betreffenden Rechnungsposition. Die Kürzung ist auch dann erforderlich, wenn zusätzlich zum Übernachtungspreis nur ein undifferenzierter „Sammelposten für Nebenleistungen einschließlich Verpflegung“ in Rechnung gestellt wird.

Bitte beachten Sie: Bei Auslandsreisen müssen die Kürzungen auf Basis der „Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland“ berechnet werden. Für Länder, die dort nicht erwähnt sind, setzten Sie hilfsweise die Luxemburg-Pauschalen an.

Fortsetzung folgt: Mit Verpflegungspauschalen und Reisenebenkosten sowie den steuerlich besonders interessanten „Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung“ beschäftigen wir uns in einer der nächsten Newsletter-Ausgaben.

Lektüretipps:

Die wichtigsten Vorschriften des aktuellen Reisekostenrechts finden sich BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014 (PDF, 310 KB) wieder.
Für Selbstständige und Unternehmer gelten grundsätzlich dieselben Bedingungen wie für Arbeitnehmer. Die allgemeinen Regelungen des Werbungskostenabzugs wurden im BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2014 (PDF, 44 KB) an die Besonderheiten des Betriebsausgaben-Abzugs angepasst.