Wie schick‘ ich’s meinem Kunden?orgaMAX-Praxistipp

Seitdem die gelbe Post auf dem absteigenden Ast ist, stellt sich bei der Geschäftskorrespondenz immer öfter die Frage nach dem passenden Versandweg. Selbst wenn die bevorzugte Versandart mit dem Kunden geklärt ist, muss beim Verschicken von Geschäftskorrespondenz immer wieder nachgeschaut werden: Kann der Brief, das Angebot oder die Rechnung per E-Mail verschickt werden? Oder legt der Kunde noch Wert auf Papierpost? Je mehr Kunden und Vorgänge, desto mehr Zeit nimmt die Klärung solch simpler Fragen in Anspruch. Damit macht orgaMAX nun Schluss: Im Register „Vorgaben“ des Kundenstamms können Sie neuerdings die bevorzugte „Versandart“ des betreffenden Kunden festlegen: 

Versandart festlegen in orgaMAX

Voreingestellt ist dort „keine Auswahl“. Nachdem Sie ...

  • „Druck“ oder „E-Mail“ ausgewählt und
  • die Einstellung per Mausklick auf „OK F11“ gespeichert haben,

... kennzeichnet das Programm die bevorzugte Versandart in der Druckansicht durch den Hinweis „(Standard)“. In unserem Beispiel bekommt der „E-Mail“-Button beim Vorgangsversand an den Kunden „Bau Kunze“ die Bezeichnung „E-Mail (Standard)“:

Versandart in orgaMAX festlegen Teil 2

Sie sehen: Auch ohne gutes Gedächtnis und ganz ohne Blick in die Kundenstammdaten wissen Sie künftig immer, auf welchem Weg der Kunde Ihre Korrespondenz bekommen möchte. So einfach kann’s gehen...

Bitte beachten Sie:
Der Hinweis auf die Standard-Informationsart dient nur Ihrer Information. Falls es im Einzelfall oder bei bestimmten Vorgangsarten nötig sein sollte, einen anderen Versandweg zu nutzen, steht Ihnen das selbstverständlich frei. Auf diese Weise versenden Sie dann zum Beispiel ...

  • die laufende Geschäftskorrespondenz standardmäßig per E-Mail,
  • wählen bei Zahlungserinnerungen und Mahnungen aber den klassischen Postweg.

Rechtlich vorgeschrieben ist das nicht: Doch orgaMAX lässt Ihnen in solchen Fällen alle Freiheit.

Und gleich noch ein Tipp hinterher:
orgaMAX stellt den Hinweis auf die Standard-Versandart auch im Kontextmenü der verschiedenen Vorgangsarten bereit. Dort finden Sie zusätzlich zu den Funktionen „Drucken“ und „[Brief / Angebot / Auftrag / Rechnung / Lieferschein] per E-Mail versenden“ neuerdings auch den Kontextmenü-Befehl  „Versand nach Standardeinstellung“:

Versandart festlegen in orgaMAX Teil 3

Falls für den betreffenden Kunden noch keine Standard-Versandart festgelegt wurde, weist das Programm Sie darauf hin:

Versandart festlegen in orgaMAX Teil 4

Sie können die Voreinstellung dann im Kundenstamm-Register „Vorgaben“ nachholen.