So nutzen Sie die aufgebohrten „individuellen Felder“ orgaMAX-Komfort

individuelle Felder

Mit orgaMAX erfassen, verwalten und nutzen Sie alle wichtigen betrieblichen Informationen in strukturierter Form. Ganz gleich, ob es sich um Kontaktdaten Ihrer Geschäftspartner, Details Ihres Sortiments oder auch Angaben zu Angeboten, Aufträgen und Rechnungen handelt: Für nahezu jede Information gibt es ein passendes Feld, in das Sie die Details Ihrer Vorgangs- und Stammdaten eintragen können.

Die Anforderungen an die Datenhaltung sind jedoch je nach Branche und individuellen betrieblichen Anforderungen sehr unterschiedlich. Deshalb kann die Dokumentations-Architektur einer Standard-Bürosoftware nicht von vornherein jeden Anwendungsfall abbilden. Das würde den Umfang und die Komplexität des Programms unnötig aufblähen und die Retrieval-Geschwindigkeit senken.

 

Strukturierte Datenerfassung mit individuellen Feldern

Um Ihren betrieblichen Informations- und Dokumentationsbedarf trotzdem 100-prozentig zu unterstützen, bietet orgaMAX seit eh und je die „individuellen Felder“. Für die folgenden zehn Arbeitsbereiche stellt Ihnen die orgaMAX-Datenbank jeweils 20 zusätzliche Felder Ihrer Wahl zur Verfügung:

  • Kunden und Interessenten
  • Lieferanten
  • Artikel
  • Briefe
  • Angebote und Aufträge
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Bestellungen / Preisanfragen
  • Verträge und
  • Eingangsrechnungen

 

Bitte beachten Sie: Seit der orgaMAX-Jahresversion 2020 legen Sie die Voreinstellungen der individuellen Felder im Arbeitsbereich „Stammdaten > Einstellungen“ fest. In den erweiterten Feld-Einstellungen können Sie seitdem ...

  • verschiedene Feld-Formate festlegen
  • Inhalte von Checkboxen vorgeben
  • Drop-down-Menüs definieren

Damit erleichtern Sie sich selbst und Ihren Mitarbeitern nicht nur die alltägliche Datenerfassung: Die einheitliche Datenhaltung macht sehr viel gezieltere und aussagekräftigere Auswertungen möglich. Außerdem wird der Datenzugriff spürbar beschleunigt.

 

Differenzierte Feld-Einstellungen

Im „Einstellungen“-Dialog „Individuelle Felder“ finden Sie drei Spalten:

 

(1) Über das Häkchen in der Spalte „Aktiv“ aktivieren oder deaktivieren Sie das betreffende Datenbank-Feld. Bereits erfasste Inhalte deaktivierter Felder bleiben erhalten und können bei Bedarf wieder reaktiviert werden.

(2) Eine aussagekräftige „Bezeichnung“ sorgt für Klarheit darüber, welche Informationen in dem jeweiligen Feld erhoben werden sollen und zur Verfügung stehen.

(3) In der Spalte „Typ“ stehen fünf verschieden Feldtypen zur Wahl:

  • „freie Eingabe“
  • „Datum“ (im Format: TT.MM.JJJJ)
  • „Wert“ (Dezimalzahlen mit bis zu zwei Stellen hinter dem Komma)
  • „Checkbox“ (Übernahme festgelegter Zahlen- und Buchstabenkombinationen, z. B. „ISO9000 Zertifikat“)
  • „Einfache Auswahl“ (Festlegung alphanumerischer Auswahloptionen eines Drop-down-Menüs, zum Beispiel im Feld „Wein-Qualität“ die Auswahloptionen „Kabinett“, „Spätlese“, „Auslese“, „Beerenauslese“, „Trockenbeerenauslese“ und „Eiswein“:




Individuelle Felder: Daten erfassen
 

Die Datenerfassung erfolgt wie bislang schon in der jeweiligen Stammdaten- oder Vorgangsverwaltung im Register „Indiv. Felder“. Bei den Artikel-Stammdaten sähe das Auswahlmenü „Wein-Qualität“ dann zum Beispiel so aus:

 

Weiterführende Lektüre

Eine ausführliche Beschreibung der runderneuerten „individuellen Felder“ bietet das orgaMAX-Handbuch (unter „Hilfe > Erste Schritte > PDF-Handbuch“) ab Seite 236. Dort finden Sie auch Informationen zur Prüfung und Übernahme bereits vorhandener Feldinhalte.