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Dokumenten-Management für Einsteiger (Teil 2)orgaMAX Praxistipp

Im November-Newsletter hatten wir gezeigt, wie Sie mit der Tastenkombination „STRG+D“ ganz schnell auf die „zugeordneten Dokumente“ bestimmter Kunden, Lieferanten, Artikel, Rechnungs- oder auch Zahlungsvorgänge zugreifen. Im heutigen zweiten Teil des Praxistipps erfahren Sie, wie Sie Ihre elektronischen Akten ganz einfach per „Ziehen & Ablegen“ befüllen. Und das geht so:

  • Sie markieren das gewünschte Dokument an anderer Stelle Ihres Computers (zum Beispiel auf dem Windows-Arbeitsplatz, im Windows-Explorer oder in Ihrem E-Mailprogramm),
  • halten die linke Maustaste gedrückt,
  • ziehen die Datei ins orgaMAX-Fenster „Dokumente“ und
  • lassen sie dort fallen.

Das Kopieren und Einfügen funktioniert selbstverständlich auch per Tastatur (STRG+C / STRG+V).

Angenommen, auf Ihrem Windows-Desktop liegt der Vertragsentwurf eines Kunden in Form eines PDF-Dokuments. Dann sieht das Ziehen und Ablegen per Maus zum Beispiel so aus:


Dokumenten-Management

Das Ganze funktioniert selbstverständlich auch mit mehreren Dokumenten und ganzen Ordnern gleichzeitig. Wenn Sie beim „Ziehen & Ablegen“ statt der linken die rechte Maustaste festhalten, haben Sie außerdem die Wahl, ob Sie die betreffenden Ausgangsdateien …

  • kopieren,
  • verschieben oder
  • lediglich Verknüpfung(en) zu dem oder den Ursprungsdokumenten erstellen:

Dokumenten-Management

Apropos Verknüpfung: Weil Verknüpfungen auch mit Ordnern funktionieren, können Sie auf diese Weise ganz einfach Direktlinks zu bereits vorhandenen Dokumentensammlungen an anderen Stellen Ihrer Festplatte herstellen! Angenommen, im Ordner „C:\Dokumente\Firma\Kunden\Mustermann Online GbR“ hat sich im Laufe der Jahre eine umfangreiche Dokumentensammlung mit zahlreichen Unterverzeichnissen angesammelt. Um darauf direkt aus orgaMAX heraus zugreifen zu können …

  • öffnen Sie in orgaMAX die Dokumentenablage des Kunden „Mustermann Online GbR“,
  • wechseln im Windows-Explorer zum Verzeichnis „C:\Dokumente\Firma\Kunden\“,
  • zeigen mit der Maus auf den Ordner „Mustermann Online GbR“,
  • halten die rechte (!) Maustaste fest,
  • ziehen das Ordner-Symbol in den Bereich „Dokumente“,
  • lassen die Maustaste los und
  • klicken im folgenden Kontextmenü auf den Befehl „Verknüpfung hier erstellen“:

Dokumenten-Management


Daraufhin erscheint ein Verknüpfungssymbol: Per Doppelklick darauf öffnen Sie die bereits vorhandene elektronische Mustermann-Kundenakte direkt in der orgaMAX-Dokumentenablage. Praxistipp: Falls bei sehr vielen Ordnern und Dateien der Überblick verloren geht, können Sie über das „Ansicht“-Menü statt der voreingestellten „Großen Symbole“ auch kleine Symbole und Listenansichten auswählen.

Dokumenten-Management


Hier finden Sie Teil 3 des Praxistipps Dokumenten-Management.