Dokumenten-Management für Einsteiger (Teil 2) orgaMAX Praxistipp

Im November-Newsletter hatten wir gezeigt, wie Sie mit der Tastenkombination „STRG+D“ ganz schnell auf die „zugeordneten Dokumente“ bestimmter Kunden, Lieferanten, Artikel, Rechnungs- oder auch Zahlungsvorgänge zugreifen. Im heutigen zweiten Teil des Praxistipps erfahren Sie, wie Sie Ihre elektronischen Akten ganz einfach per „Ziehen & Ablegen“ befüllen. Und das geht so:

• Sie markieren das gewünschte Dokument an anderer Stelle Ihres Computers (zum Beispiel auf dem Windows-Arbeitsplatz, im Windows-Explorer oder in Ihrem E-Mailprogramm),
• halten die linke Maustaste gedrückt,
• ziehen die Datei ins orgaMAX-Fenster „Dokumente“ und
• lassen sie dort fallen.

Das Kopieren und Einfügen funktioniert selbstverständlich auch per Tastatur (STRG+C / STRG+V).

Angenommen, auf Ihrem Windows-Desktop liegt der Vertragsentwurf eines Kunden in Form eines PDF-Dokuments. Dann sieht das Ziehen und Ablegen per Maus zum Beispiel so aus:

Das Ganze funktioniert selbstverständlich auch mit mehreren Dokumenten und ganzen Ordnern gleichzeitig. Wenn Sie beim „Ziehen & Ablegen“ statt der linken die rechte Maustaste festhalten, haben Sie außerdem die Wahl, ob Sie die betreffenden Ausgangsdateien …

• kopieren,
• verschieben oder
• lediglich Verknüpfung(en) zu dem oder den Ursprungsdokumenten erstellen:
  
  

Apropos Verknüpfung: Weil Verknüpfungen auch mit Ordnern funktionieren, können Sie auf diese Weise ganz einfach Direktlinks zu bereits vorhandenen Dokumentensammlungen an anderen Stellen Ihrer Festplatte herstellen! Angenommen, im Ordner „C:\Dokumente\Firma\Kunden\Mustermann Online GbR“ hat sich im Laufe der Jahre eine umfangreiche Dokumentensammlung mit zahlreichen Unterverzeichnissen angesammelt. Um darauf direkt aus orgaMAX heraus zugreifen zu können …

• öffnen Sie in orgaMAX die Dokumentenablage des Kunden „Mustermann Online GbR“,
• wechseln im Windows-Explorer zum Verzeichnis „C:\Dokumente\Firma\Kunden\“,
• zeigen mit der Maus auf den Ordner „Mustermann Online GbR“,
• halten die rechte (!) Maustaste fest,
• ziehen das Ordner-Symbol in den Bereich „Dokumente“,
• lassen die Maustaste los und
• klicken im folgenden Kontextmenü auf den Befehl „Verknüpfung hier erstellen“:
  
  

Daraufhin erscheint ein Verknüpfungssymbol: Per Doppelklick darauf öffnen Sie die bereits vorhandene elektronische Mustermann-Kundenakte direkt in der orgaMAX-Dokumentenablage. Praxistipp: Falls bei sehr vielen Ordnern und Dateien der Überblick verloren geht, können Sie über das „Ansicht“-Menü statt der voreingestellten „Großen Symbole“ auch kleine Symbole und Listenansichten auswählen.

Hier finden Sie Teil 3 des Praxistipps Dokumenten-Management.