
Dokumenten-Management für Einsteiger (Teil 2) orgaMAX Praxistipp
Im November-Newsletter hatten wir gezeigt, wie Sie mit der Tastenkombination „STRG+D“ ganz schnell auf die „zugeordneten Dokumente“ bestimmter Kunden, Lieferanten, Artikel, Rechnungs- oder auch Zahlungsvorgänge zugreifen. Im heutigen zweiten Teil des Praxistipps erfahren Sie, wie Sie Ihre elektronischen Akten ganz einfach per „Ziehen & Ablegen“ befüllen. Und das geht so:
- Sie markieren das gewünschte Dokument an anderer Stelle Ihres Computers (zum Beispiel auf dem Windows-Arbeitsplatz, im Windows-Explorer oder in Ihrem E-Mailprogramm),
- halten die linke Maustaste gedrückt,
- ziehen die Datei ins orgaMAX-Fenster „Dokumente“ und
- lassen sie dort fallen.
Das Kopieren und Einfügen funktioniert selbstverständlich auch per Tastatur (STRG+C / STRG+V).
Angenommen, auf Ihrem Windows-Desktop liegt der Vertragsentwurf eines Kunden in Form eines PDF-Dokuments. Dann sieht das Ziehen und Ablegen per Maus zum Beispiel so aus:
Das Ganze funktioniert selbstverständlich auch mit mehreren Dokumenten und ganzen Ordnern gleichzeitig. Wenn Sie beim „Ziehen & Ablegen“ statt der linken die rechte Maustaste festhalten, haben Sie außerdem die Wahl, ob Sie die betreffenden Ausgangsdateien …
- kopieren,
- verschieben oder
- lediglich Verknüpfung(en) zu dem oder den Ursprungsdokumenten erstellen:
Apropos Verknüpfung: Weil Verknüpfungen auch mit Ordnern funktionieren, können Sie auf diese Weise ganz einfach Direktlinks zu bereits vorhandenen Dokumentensammlungen an anderen Stellen Ihrer Festplatte herstellen! Angenommen, im Ordner „C:\Dokumente\Firma\Kunden\Mustermann Online GbR“ hat sich im Laufe der Jahre eine umfangreiche Dokumentensammlung mit zahlreichen Unterverzeichnissen angesammelt. Um darauf direkt aus orgaMAX heraus zugreifen zu können …
- öffnen Sie in orgaMAX die Dokumentenablage des Kunden „Mustermann Online GbR“,
- wechseln im Windows-Explorer zum Verzeichnis „C:\Dokumente\Firma\Kunden\“,
- zeigen mit der Maus auf den Ordner „Mustermann Online GbR“,
- halten die rechte (!) Maustaste fest,
- ziehen das Ordner-Symbol in den Bereich „Dokumente“,
- lassen die Maustaste los und
- klicken im folgenden Kontextmenü auf den Befehl „Verknüpfung hier erstellen“:
Daraufhin erscheint ein Verknüpfungssymbol: Per Doppelklick darauf öffnen Sie die bereits vorhandene elektronische Mustermann-Kundenakte direkt in der orgaMAX-Dokumentenablage. Praxistipp: Falls bei sehr vielen Ordnern und Dateien der Überblick verloren geht, können Sie über das „Ansicht“-Menü statt der voreingestellten „Großen Symbole“ auch kleine Symbole und Listenansichten auswählen.
Hier finden Sie Teil 3 des Praxistipps Dokumenten-Management.