Korrekturen und Überarbeitungen mit dem PDF-Reader Text-Teamwork

Das PDF-Format hat sich längst als Quasi-Standard für den plattformübergreifenden Dokumenten-Austausch etabliert. Kein Wunder: PDF-Dateien können auf nahezu jedem elektronischen Gerät angezeigt werden. Und sie sind weniger virenanfällig als Office-Formate wie zum Beispiel Word- oder Writer-Dateien.

Dass trotzdem so viele Office-Dokumente im Umlauf sind, liegt nicht nur an mangelndem Sicherheitsbewusstsein: Viele Anwender vermissen in PDF-Dokumenten die Möglichkeit, Korrekturen, Änderungen oder Kommentare einzugeben. Zu Unrecht: Zwar verfügte der weitverbreitete Acrobat Reader früher nur über rudimentäre Kommentar-, Notiz- und Markierungsfunktionen. Professionelles Korrekturlesen oder Überarbeiten von PDF-Dokumenten im Team war nur mit der teuren „Adobe Acrobat“-Vollversion möglich.

Was viele Anwender nicht wissen: Seit Version 11 lassen sich PDF-Dokumente auch mit dem kostenlosen „Adobe Reader“ ganz einfach korrigieren und kommentieren. Sie finden die „Anmerkungen“ und „Grafikmarkierungen“ in der Werkzeugleiste am rechten Rand des Programmfensters. Falls der Bereich bei Ihnen nicht angezeigt wird, blenden Sie den Programmbereich über den Menüpunkt „Anzeige“ – „Werkzeuge“ ein:

Tipp: Falls Sie die genannten Funktionen gar nicht finden, arbeiten Sie vermutlich noch mit einer älteren Version des PDF-Readers: Die aktuelle Adobe-Reader-Version 11.0.09 steht auf der Acrobat-Website kostenlos zum Download bereit.

Weniger ist (mal wieder) mehr!
Wichtig: Die Kollaborations-Tools des Acrobat Reader haben zwar nicht den Leistungsumfang von Office-Werkzeugen wie „Änderungen nachverfolgen“ (MS Word) oder „Änderungen aufzeichnen“ (OpenOffice Writer). Für das gemeinsame Erstellen, Bearbeiten, Überarbeiten und Korrigieren von Dokumenten zwischen Kunden und Dienstleistern oder innerhalb von Teams („Kannst du da mal schnell einen Blick draufwerfen?“) sind die aber auch überhaupt nicht erforderlich.

Im Gegenteil: Je differenzierter und komplizierter Korrektur-, Kommentar- und Markierungsfunktionen sind, desto mehr Verwirrung stiften sie – vor allem bei weniger geübten Korrekturlesern und Redakteuren. Profi-Korrektoren wie Andreas Düpmann empfehlen daher einen möglichst zurückhaltenden Einsatz von Redaktions-Tools. Ziel ist eine möglichst unmissverständliche Kommunikation zwischen den Beteiligten. In seinem fundierten und praxisnahen Leitfaden „Korrekturlesen im PDF“ (PDF, 1 MB) plädiert Düpmann insbesondere dafür …

• möglichst wenige und vor allem die passenden Funktionen aus dem PDF-Werkzeugkasten zu verwenden,
• Fehler immer nur einmal und immer auf dieselbe Weise zu markieren und
• zu jeder Markierung einen Kommentar zu verfassen.
  
  

Bei einfachen Text-Korrekturen und Überarbeitungen ist es daher mit gerade einmal drei Anmerkungs-Werkzeugen getan:
1. Text durchstreichen
2. Text an Cursorposition einfügen und
3. Text ersetzen.
Die dazugehörigen Kommentar-Felder legt das Programm automatisch an.

Bitte beachten Sie: Um in PDF-Dateien Anmerkungen vornehmen zu können, muss das „Auswahl-Werkzeug“ aktiviert sein:

Ausführlichere Informationen zum Handling der Kollaborations-Tools in PDF-Dokumenten finden Sie im genannten Korrektur-Leitfaden und im „Schrubber-TV“ von Grafiker Achim Trumpfheller. Dessen Youtube-Anleitung basiert auf der Acrobat-Profiversion: Dort sind die Korrekturfunktionen zwar etwas anders angeordnet. Die Empfehlungen gelten aber uneingeschränkt auch beim Einsatz des Adobe Readers.