Eigenbelege, Aktennotizen und Memos drucken orgaMAX Praxistipp

Ganz gleich, ob auf Papier oder in elektronischer Form: Die meisten betrieblichen Dokumente erstellen, drucken und speichern Sie direkt aus den jeweiligen orgaMAX-Vorgängen heraus. Daneben fallen im Alltag gelegentlich individuelle oder branchentypische Hilfsdokumente oder Nebenrechnungen an – denken Sie nur an Honorar- oder Preiskalkulationen, Eigenbelege, Aktennotizen, Memos und ähnliche Gedankenstützen zu bestimmten zu Zahlungs- und Buchungsvorgängen.

Tipp: In unserer kleinen Serie zum Dokumenten-Management können Sie nachlesen, wie Sie externe Office-Dateien aus orgaMAX heraus neu erstellen und an der passenden Stelle ablegen – oder auch Verknüpfungen zu bereits vorhandenen Dokumenten erzeugen.

Wenn Sie bestimmte externe Dokumenttypen häufiger nutzen, können Sie die dazugehörigen Vorlagen und Musterdokumente sogar in der orgaMAX-Menüleiste verlinken. Dort lassen sich unter „Allgemeine Dokumente“ standardmäßig bereits zahlreiche Muster-Dokumente aufrufen:

Sie können diesen Dokumenten-Pool recht einfach um eigene Vorlagen und Musterdateien erweitern: Angenommen, Sie erstellen und drucken häufiger Eigenbelege oder Aktennotizen. Dann kopieren Sie die passenden Vorlagen einfach in das orgaMAX-Verzeichnis der „Allgemeinen Dokumente“: Deren Speicherort finden Sie …

• im orgaMAX-Programmverzeichnis (standardmäßig unter „C:\Programme\orgaMAX“),
• da wiederum im Unterordner „Reports“
• unter Ihrer „Mandantennummer“ („0“ ist der Demomandant, „1“ meistens der erste Hauptmandant).
• Dort befinden sich die „Allgemeinen Dokumente“ im Unterordner „MenuDocs“.

Wenn Sie mit Mandant 1 arbeiten, lautet der Pfad zu den „Allgemeinen Dokumenten“ also zum Beispiel „C:\Programme\orgaMAX\Reports\1\MenuDocs“:

Hierhin kopieren Sie nun Ihre oft benötigten Vorlagen. Auch die vorgeschlagene Ordnerstruktur lässt sich im Windows-Explorer ganz bequem an den eigenen Bedarf anpassen. Ihre Vorlagen können Sie anschließend ganz bequem über die orgaMAX-Menüleiste aufrufen, ausfüllen und zu Papier bringen:

Wie Sie die fertigen Dokumente bei Bedarf in Ihrer orgaMAX-Dokumentenablage speichern, erfahren Sie im zweiten Teil unserer Serie zum Dokumenten-Management.