Kontenübergreifende Auswertungen per MausklickorgaMAX-Praxistipp

Durch den komfortablen „Zuordnungs-Assistenten“ weisen Sie Ihren betrieblichen Einnahmen und Ausgaben ganz bequem die passenden steuerlichen Kategorien zu (= Buchungskonten). Auf dieser Grundlage erledigen Sie nicht nur Ihre Steuererklärungen und Voranmeldungen: Sie haben damit immer den Überblick, wie sich Ihre laufenden Einnahmen und Ausgaben zusammensetzen:

Listen und Statistiken orgaMAX
  • Die Zahlungsvorgänge der elektronischen Kontoauszüge im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank / Kasse“ können Sie nach den steuerlichen „Kategorien“ filtern, sortieren und gliedern.
  • Im Bereich „Listen & Statistiken“ lassen Sie sich differenzierte Auswertungen anzeigen – beispielsweise über die Zusammensetzung Ihrer Ausgaben.
  • Unter „Finanzen > Rechnungs- und Buchhaltungslisten“ können Sie sich im Register „Kontenübersicht“ die Details der einzelnen Vorgänge und die daraus resultierenden Kontenstände anschauen.

So weit, so nützlich und aussagekräftig. Was in der Praxis gelegentlich fehlt, sind kontenübergreifende Auswertungen – zum Beispiel, um Einnahmen und / oder Ausgaben ganz gezielt bestimmten Projekten, Produkten oder Dienstleistungen zuzuordnen. orgaMAX stellt Ihnen für interne Kosten- und Leistungsrechnungen daher zwei zusätzliche Buchungsebenen zur Verfügung: Rechts neben der Kategorien-Liste finden Sie im Zuordnung-Assistenten die Auswahlfelder

  • „Kosten-/Erlösart“ und
  • „Verwendung“:
Verwendung Beispiel in orgaMAX 1

Angenommen, Sie möchten die Ausgaben für den „Tag der offenen Tür“ von anderen Werbekosten abgrenzen, zugleich aber auch solche Ausgaben berücksichtigen, die nicht zur steuerlichen Kategorie „Werbekosten“ gehören: Dann legen Sie unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ im Abschnitt „Verwendung“ die neue Verwendungsart „Tag der offenen Tür“ an ...

Verwendung Beispiel in orgaMAX 2

... und ordnen anschließend alle dazugehörigen Zahlungsvorgänge dieser Verwendung zu. Später können Sie sich im Arbeitsbereich „Listen & Statistiken“ unter „Kosten / Verwendungen“ detaillierte Auswertungen sowie Monats- und Jahresvergleiche zu Ihrem Event anschauen.Bitte beachten Sie: Nach welchen Kriterien Sie Ihre Kosten- und Erlösarten sowie Verwendungen einteilen, bleibt Ihnen überlassen. Entscheidend ist allein Ihr interner betrieblicher Informationsbedarf. Falls Sie wenig oder gar keine Erfahrung mit der Kosten- und Leistungsrechnung haben, lassen Sie sich dabei am besten von Ihrem Steuerberater oder einem Buchführungshelfer unterstützen. Zwar können Sie in orgaMAX Kosten-, Erlös- und Verwendungsarten jederzeit problemlos anlegen, ändern und ergänzen: Damit Ihr betriebliches Rechnungswesen jedoch jahresübergreifend aussagekräftig und vergleichbar bleibt, sollte die Systematik in sich stimmig sein und zumindest in Grundzügen konstant bleiben. Die gute Nachricht: Punktuelle selektive und kontenübergreifende Auswertungen von Einnahmen und Ausgaben lassen sich auch ohne systematische Definition von Kosten-, Erlös- und Verwendungsarten erzeugen. Für die hemdsärmelige Auswertungs-Variante nutzen Sie das Feld „Beleg-Nr. (opt)“ im Zuordnungs-Assistenten. Dort können Sie nämlich nicht nur die fortlaufende interne Belegnummer eintragen. Da es sich um ein alphanumerisches Feld handelt, hinterlegen Sie dort bei Bedarf auch Vorgangs-Kürzel und andere Markierungen in Form von Buchstaben-Abkürzungen:

  • Alle Zahlungsvorgänge rund um einen „Tag der Offenen Tür“ könnten Sie zum Beispiel durch das Kürzel „OT“ kennzeichnen: Aus der Belegnummer „185“ wird dann die „sprechende“ Belegnummer „185-OT“. 
  • Wenn Sie später einen Überblick über alle Zahlungsvorgänge rund um diese Veranstaltung brauchen, geben Sie im Feld „opt. Beleg“ einfach den Suchstring „*OT“ ein (das führende Sternchen dient in diesem Fall als Platzhalter für beliebige Belegnummern). 
  • Daraufhin zeigt das Programm eine gefilterte Ansicht mit sämtlichen „OT“-Buchungen an – ganz gleich, welcher steuerlichen Kategorie Sie den Vorgang zugeordnet haben: 
belegnummer auswertung
Ansicht Menü orgaMAX

Und gleich noch zwei Praxistipps hinterher: 

  • Falls unterhalb der Spaltenüberschriften Ihrer Zahlungsvorgänge keine Filterzeile erscheint, setzen Sie im Menü „Ansicht“ ein Häkchen vor dem Menüpunkt „Filterzeile anzeigen“.
  • Im Menü „Ansicht“ finden Sie außerdem die Funktionen ...
  • „Ansicht drucken“,
  • „Tabelle in MS-Excel bearbeiten“ und
  • „Tabelle exportieren“.
  • Mit deren Hilfe bringen Sie die gefilterte Ansicht bei Bedarf zu Papier, verschicken die Auswertung oder bearbeiten Sie mit einer externen Software weiter.
  • Wenn Ihre Zahlungsvorgänge auf verschiedene Kassenbücher, Bank- und Verrechnungskonten verteilt sind...
  • legen Sie im Arbeitsbereich „Listen & Statistiken“ eine „Tabellenauswertung“ an, 
  • wählen als Datenquelle die „Zahlungszuordnungen“ und
  • legen als „Spezialfilter“ für das Feld „opt. Beleg Nr.“ den Suchstring „*OT*“ fest: Daraufhin durchforstet orgaMAX sämtliche Zahlungszuordnungen aller Konten nach dem Event-Kürzel:
Tabellenauswertung orgaMAX