Kassenbon-Pflicht Das kommt im Januar auf Verkäufer zu

Im neuen Jahr tritt auch in Deutschland eine „Belegausgabepflicht“ in Kraft. Die Vorschrift geht auf das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ zurück – kurz „Kassengesetz“ genannt. Zusammen mit der Technischen Sicherungseinrichtung (TSE) soll die Bonpflicht Manipulationen an digitalen Buchungsunterlagen erschweren und deren Überprüfung erleichtern.

Die Einzelheiten sind in § 146a Abs. 2 Abgabenordnung und in der Kassensicherungsverordnung geregelt. Das Wichtigste vorweg:

  • Es gibt in Deutschland auch in Zukunft keine Registrierkassen-Pflicht. Wer eine „offene Ladenkasse“ führt, muss keine Kassenbons, handschriftliche Quittungen oder sonstigen Belege ausfüllen. Die allgemeinen Aufzeichnungspflichten von Bargeldgeschäften gelten allerdings auch für mechanische Registrierkassen, Geldkassetten, Zigarrenkisten und andere klassische Ladenkassen.
  • Die sogenannte Bonpflicht betrifft nur Unternehmen, die eine elektronische Registrierkasse einsetzen.
  • Verkäufer und Dienstleister müssen Kassenbons unmittelbar aushändigen oder zumindest anbieten. Eine Mitnahmepflicht für Kunden besteht jedoch nicht.
  • Papierausdrucke sind nicht vorgeschrieben: Sofern der Kunde damit einverstanden ist, genügt auch ein elektronischer Beleg. Das kann zum Beispiel eine PDF-Quittung sein, die der Kunde per E-Mail zugeschickt bekommt. Denkbar ist auch die Übertragung von Zahlungsbelegen per NFC, Bluetooth oder QR-Code aufs Kunden-Smartphone. Solche mobilen Belege lassen sich durchaus in E-Commerce-Apps integrieren – wie zum Beispiel in elektronische Kundenkarten, Rabatt- oder Bonussysteme.
  •  Beim Verkauf von Waren „an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen“ können die Finanzämter Ausnahmen von der Bonpflicht erlauben. Eine Ausnahmeregelung für die Laufkundschaft muss jedoch jeder betroffene Einzelhändler selbst beantragen. Generelle Befreiungen für ganze Branchen, wie sie zum Beispiel von Bäckereien, Metzgern und kleinen Einzelhändlern vehement gefordert werden, gibt es bislang noch nicht.
  •  Andererseits: Bußgeldvorschriften für den Verstoß gegen die Belegausgabepflicht finden sich weder in der Abgabenordnung noch in der Kassensicherungsverordnung. Zumindest in der Anfangszeit wird die Bonpflicht voraussichtlich nicht so heiß gegessen wie sie gekocht wird.


Auf Dauer können Verstöße aber schnell zu Zweifeln an der Buchführung führen. In dem Fall droht eine Kassennachschau. Eine solche Sonderprüfung kann gemäß § 146b AO jederzeit während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden. Und das – anders als klassische Steuerprüfungen – ohne vorherige Ankündigung! Mehr dazu im Newsletter-Beitrag „Kassen-Nachschau: Die nächste Finanzamts-Folter!“

Bitte beachten Sie: Die Belegausgabepflicht tritt auf jeden Fall am 1. Januar 2020 in Kraft. Der vielzitierte Nichtangriffspakt der Finanzbehörden bezieht sich nur auf die zertifizierte „technische Sicherungseinrichtung“ von Registrierkassen. Die TSE muss erst ab September 2020 den gesetzlichen Anforderungen genügen. Mehr dazu im November-Newsletter.

 

Anforderungen an die Belege

Ganz gleich, ob auf Papier oder in elektronischer Form: Ein gesetzeskonformer Beleg muss ab Januar mindestens die folgenden Informationen enthalten:

  • Name und Anschrift des Ausstellers,
  • das Datum der Belegausstellung,
  • Art und Anzahl der gelieferten Waren bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,
  • Brutto-Verkaufspreis und Mehrwertsteuersatz oder aber den Grund für einen eventuell fehlenden Umsatzsteuer-Ausweis (z. B. Steuerbefreiung oder Kleinunternehmer-Regelung).

Spätestens ab Oktober 2020, nach Ablauf der Übergangsfrist für die Einführung der Technischen Sicherungseinrichtung (TSE), kommen noch weitere Angaben hinzu:

  • der Transaktionszeitraum (= Beginn und Ende des Verkaufsvorgangs)
  • die Transaktionsnummer des Vorgangs im Kassensystem (über die ein Prüfer den Bon im Kassenbericht eindeutig wiederfinden kann),
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls.

 

Das klingt bedrohlich – doch keine Sorge: Mit der orgaMAX-Registrierkasse sind Sie weiterhin auf der sicheren Seite. In den „Druckeinstellungen“ der Kassensoftware können Sie ...

  • den Bon-Druck als (1) „Standard Ausgabeart“ vorgeben und
  • zugleich Ihren Bondrucker in der (2) Druckerauswahl festlegen.

 

 

Auf diese Weise ist sichergestellt, dass am Ende jedes Kassiervorgangs automatisch ein Kassenbon ausgedruckt wird. Falls Sie sich für eine digitale Belegausgabe entscheiden, können Sie hier auch das PDF-Format oder eine andere elektronische Schnittstelle entscheiden.

 

Lektüretipp: Auf unserer Website finden Sie ausführlichere Informationen