„Sprechende“ PDF-Dateinamen beim Rechnungsversand orgaMAX Praxistipp

Immer mehr Freiberufler und Unternehmen nutzen die kostengünstige Möglichkeit, Angebote, Rechnungen, Aufträge und andere Geschäftskorrespondenz elektronisch an Kunden und Interessenten zu schicken. Meistens erfolgt der Versand im PDF-Format per E-Mail, gelegentlich auch per Download-Link oder via Online-Poststelle.

In allen Druck- und Ausgabedialogen finden Sie daher den Button „PDF-Export“. Auch der E-Mailversand setzt auf Dateianhänge im PDF-Format. Was viele Anwender nicht wissen: Die von orgaMAX standardmäßig vergebenen Dateinamen lassen sich gezielt an die eigene betriebliche Praxis anpassen.

Angenommen, der Standard-Dateiname beim Rechnungsversand („Rechnung Nr. 47110815“) ist Ihnen und / oder Ihren Rechnungsempfängern zu wenig aussagekräftig. Dann machen Sie daraus im Handumdrehen eine „sprechende“ Dokumentenbezeichnung. Den dazugehörigen Einstellungen-Dialog finden Sie unter „Stammdaten > Meine Firma > Ausgabeoptionen > PDF-Exporte“. Dort können Sie die Dateinamen-Vorgaben differenziert nach den verfügbaren Vorgangsarten ändern.

Gleichbleibende Text-Bestandteile lassen sich dabei ganz bequem mit „Variablen“ (wie Vorgangsdatum und Vorgangsnummer) kombinieren. Die verfügbaren Platzhalter tragen Sie per Mausklick auf das Drop-down-Menü „Variable einfügen“ ein (das Auswahlfeld erscheint nach einem Klick in das Eingabefeld):



Aus dem wenig aussagekräftigen Dateinamen „Rechnung Nr. 47110815“ wird so zum Beispiel „MustermannOnlineGbR - RgNr. 47110815 vom 25.01.2016“:




Zusatztipp: orgaMAX bietet Ihnen darüber hinaus zahlreiche Möglichkeiten, die Stammdaten- und Vorgangsnummerierung an die Besonderheiten des eigenen Betriebs anzupassen. Falls Sie in Ihren Angebots-, Rechnungs- oder Auftragsnummern beispielsweise eine „Fortlaufende Nummerierung“ mit fester Jahreszahl vorgegeben haben, passen Sie die Einstellung zu Jahresbeginn unter „Stammdaten > Meine Firma > Nummernkreise“ an: