„Sprechende“ PDF-Dateinamen beim RechnungsversandorgaMAX Praxistipp

„Sprechende“ PDF-Dateinamen: PDF-Export | orgaMAX PraxistippImmer mehr Freiberufler und Unternehmen nutzen die kostengünstige Möglichkeit, Angebote, Rechnungen, Aufträge und andere Geschäftskorrespondenz elektronisch an Kunden und Interessenten zu schicken. Meistens erfolgt der Versand im PDF-Format per E-Mail, gelegentlich auch per Download-Link oder via Online-Poststelle.

In allen Druck- und Ausgabedialogen finden Sie daher den Button „PDF-Export“. Auch der E-Mailversand setzt auf Dateianhänge im PDF-Format. Was viele Anwender nicht wissen: Die von orgaMAX standardmäßig vergebenen Dateinamen lassen sich gezielt an die eigene betriebliche Praxis anpassen.

Angenommen, der Standard-Dateiname beim Rechnungsversand („Rechnung Nr. 47110815“) ist Ihnen und / oder Ihren Rechnungsempfängern zu wenig aussagekräftig. Dann machen Sie daraus im Handumdrehen eine „sprechende“ Dokumentenbezeichnung. Den dazugehörigen Einstellungen-Dialog finden Sie unter „Stammdaten > Meine Firma > Ausgabeoptionen > PDF-Exporte“. Dort können Sie die Dateinamen-Vorgaben differenziert nach den verfügbaren Vorgangsarten ändern.

Gleichbleibende Text-Bestandteile lassen sich dabei ganz bequem mit „Variablen“ (wie Vorgangsdatum und Vorgangsnummer) kombinieren. Die verfügbaren Platzhalter tragen Sie per Mausklick auf das Drop-down-Menü „Variable einfügen“ ein (das Auswahlfeld erscheint nach einem Klick in das Eingabefeld):

„Sprechende“ PDF-Dateinamen: Textbestandteile als Variable einfügen | orgaMAX Praxistipp

Aus dem wenig aussagekräftigen Dateinamen „Rechnung Nr. 47110815“ wird so zum Beispiel „MustermannOnlineGbR - RgNr. 47110815 vom 25.01.2016“:

„Sprechende“ PDF-Dateinamen: Rechnungsbezeichnung | orgaMAX Praxistipp


Zusatztipp:
orgaMAX bietet Ihnen darüber hinaus zahlreiche Möglichkeiten, die Stammdaten- und Vorgangsnummerierung an die Besonderheiten des eigenen Betriebs anzupassen. Falls Sie in Ihren Angebots-, Rechnungs- oder Auftragsnummern beispielsweise eine „Fortlaufende Nummerierung“ mit fester Jahreszahl vorgegeben haben, passen Sie die Einstellung zu Jahresbeginn unter „Stammdaten > Meine Firma > Nummernkreise“ an:

„Sprechende“ PDF-Dateinamen: Nummernkreise | orgaMAX Praxistipp