Der Vorlagen-Designer Profi-Tool fürs Dokumenten-Feintuning

Ganz gleich, ob Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Mahnung oder einfacher Geschäftsbrief: orgaMAX stellt Ihnen für alle betrieblichen Anwendungsbereiche rechtlich einwandfreie und optisch ansprechende Dokumentenvorlagen zur Verfügung. Mehr noch: Mit den kostenlosen „Online-Vorlagen“ gibt es für bestimmte Branchen und Anwendungsfälle zahlreiche Alternativ-Vorlagen.

Noch nicht das Richtige dabei? Sie legen Wert auf individuelles Feintuning Ihrer orgaMAX-Dokumentenvorlagen? Dann gibt es zwei Alternativen:

Bei punktuellen Änderungen nehmen Sie am besten den preiswerten Premiumservice des Support-Teams in Anspruch: Unsere Experten passen die orgaMAX-Standardvorlagen auf Zuruf nach Ihren Vorgaben gezielt an den betrieblichen Bedarf an.
Sie haben häufigeren Änderungsbedarf oder möchten zusätzliche Dokumenttypen erstellen? Dann ist das leistungsstarke Zusatzmodul „Vorlagen-Designer“ die beste Wahl: Die mächtige Programmerweiterung gibt Ihnen sämtliche Gestaltungsfreiheiten!

Bitte beachten Sie: Der Vorlagen-Designer steht Ihnen zusätzlich zum Briefpapier-Gestalter zur Verfügung. Letzterer ist bereits in der orgaMAX-Basisversion enthalten: Über den Menüpunkt „Stammdaten > Briefpapier gestalten“ legen Sie die übergeordneten Elemente und Inhalte Ihrer Geschäftskorrespondenz fest (z. B. Logo, Kontakt- und Adressdaten, Steuernummer, Bankverbindungen etc.):

Diese Vorgaben müssen nur einmal gemacht werden. Sie gelten für sämtliche orgaMAX-Vorgangsarten. Das Briefpapier ist grundsätzlich auf allen Seiten identisch. Gezielte Anpassungen von Folgeseiten sind über den Vorlagen-Designer möglich.

Lektüretipp: Ausführlichere Informationen zum Unterschied zwischen Vorlagen-Design und Briefpapier-Gestaltung bietet der 45-seitige orgaMAX-Leitfaden „Vorlagen und Briefpapier mit orgaMAX erstellen“ (PDF, 3,45 MB). Dort finden Sie auch viele Antworten auf oft gestellte Praxisfragen zum Vorlagen-Designer.

Funktionsumfang des Vorlagen-Designers
Der Vorlagen-Designer ist ein Profi-Werkzeug für kreative Köpfe mit riesigem Funktionsumfang. Mit dessen Hilfe können Sie unter anderem...

sämtliche Seitenelemente millimetergenau positionieren,
Textinhalte nach Belieben formatieren,
vorhandene Felder Ihrer Vorgangstabellen ausblenden oder umbenennen,
zusätzliche Felder aus dem orgaMAX-Datenpool einblenden,
Systemvariablen und individuelle Felder innerhalb und außerhalb der Positionsbereiche einfügen,
Datenbankabfragen mit Variablen einbauen,
Barcodes in Ihre Vorlagen einbinden oder auch
fremdsprachige Dokumentenvorlagen erstellen.

Start und Funktionsweise
Sie starten den Vorlagen-Designer über das Menü „Stammdaten“:

Im anschließenden Dialogfenster „Report Vorlagen“ wählen Sie aus ...

(1)welche Dokumentenart Sie ändern oder um weitere Vorlagen erweitern möchten. Zur Wahl stehen Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Mahnungen, Briefe, Bestellungen, Proforma-Rechnungen und Preisanfragen.

(2)auf Grundlage welcher bereits vorhandenen Vorlage die Änderung erfolgen soll und ob

(3)Sie eine neue Vorlage erstellen, eine vorhandene Vorlage umbenennen, ändern oder löschen wollen:

Wichtig: Bevor Sie Ihre Standard-Dokumentvorlagen ändern und im Alltag einsetzen, machen Sie sich am besten erst einmal anhand neuer Test-Vorlagen mit der Funktionsweise des Report-Generators vertraut.

Kein Sorge: Die Gefahr, vorhandene orgaMAX-Vorlagen versehentlich zu „zerschießen“, besteht nicht. Und selbst wenn: Über den Button „Ausgewählte Vorlage wiederherstellen“ kehren Sie notfalls wieder zum Ursprungszustand zurück. Zwischenzeitliche Änderungen gehen dann allerdings verloren.

Entwurfs-Ansicht: Der Bearbeitungsmodus
Standardmäßig landen Sie in der Entwurfs-Ansicht:

Die gewünschten Anpassungen nehmen Sie hier mithilfe der Menübefehle und der Werkzeuge in der Symbolleiste vor. Über die Registerkarte „Vorschau“ können Sie sich jederzeit die Auswirkungen Ihrer Änderungen auf die Dokumentenvorlage anschauen.

Lektüretipps:

Eine illustrierte Kurzvorstellung des Vorlagen-Designers finden Sie im orgaMAX-Handbuch (ab Seite 892). Dort gibt es auch eine Liste der Datenbankfelder, deren Inhalte Sie mithilfe des Report-Tools in Ihre Vorlagen einbinden.
Ein ausführlicher deutschsprachiger PDF-Praxisleitfaden („Report Builder Training“) steht auf der Website des „Report Builder“-Herstellers Digital Metaphors zum Download bereit (ZIP-Datei, 1,1 MB).

Hands on: Versuch macht klug!
Das Modul „Vorlagen-Designer“ (und alle anderen orgaMAX-Zusatzmodule) können Sie ganz einfach ausprobieren. Dazu laden Sie sich die aktuelle orgaMAX-Demoversion von unserer Website herunter. Die Demoversion lässt sich problemlos neben Ihrer eigenen Programmversion installieren. Wenn Sie in der 30-Tage-Testversion einen Bereich anklicken, der zu einem Zusatzmodul gehört, bekommen Sie den Hinweis, dass die Funktion nicht freigeschaltet ist. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Jetzt testen“ aktivieren Sie die gewünschte Funktion und können sie sofort ausprobieren.

Bitte beachten Sie: Bei jedem Neustart der Testversion sind die Zusatzmodule standardmäßig wieder gesperrt. Innerhalb der 30-Tagesfrist können Sie die gewünschten Funktionen jedoch jederzeit wieder aktivieren.

Erfahren Sie mehr zu den verschiedenen Mahnstufen, der Fälligkeit von Forderungen und dem Verzug des Schuldners und erhalten Sie konkrete Beispiele unter Mahnung schreiben – Vorlage.