So erstellen Sie ein GWG-Verzeichnis orgaMAX-Praxistipp

Die Anschaffungs- und Herstellungskosten „geringwertiger Wirtschaftsgüter“ (GWG) dürfen Sie im Jahr der Anschaffung komplett als Betriebsausgabe geltend machen. Bis zu einem Nettowert von 250 Euro gibt es für GWG keine besonderen Aufzeichnungspflichten. Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 800 Euro müssen laut § 6 Abs. 2 Satz 4 EStG jedoch „unter Angabe des Tages der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts [...] und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten [...] in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis“ aufgenommen werden.

Die gute Nachricht: Sofern die erforderlichen Angaben aus der Buchführung hervorgehen, sind separate GWG-Aufzeichnungen entbehrlich. Mit orgaMAX lässt sich ein finanzamtskonformes GWG-Verzeichnis mit wenigen Mausklicks erstellen. Es genügt, wenn Sie Ihre GWG-Neuanschaffungen im Nettowert über 250 Euro dem Buchungskonto „Sofortabschreibung geringwertige Wirtschaftsgüter“ zuordnen.

Bitte beachten Sie: Das genannte GWG-Buchungskonto steht Ihnen in orgaMAX nur dann zur Verfügung, wenn als „Art der steuerlichen Verbuchung“ die „Variante 3“ voreingestellt ist. Die Art der steuerlichen Verbuchung und den Standardkontenrahmen (SKR03 oder SKR04) legen Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten > Meine Firma“ unter „Einstellungen > Steuer-Einstellungen“ fest:

Falls Sie unsicher sind, welche Verbuchungsart und welcher Kontenrahmen zu Ihrem Unternehmen passt, sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

GWG-Anschaffung buchen
Zurück zur GWG-Anschaffung: Angenommen, Sie kaufen einen neuen Schreibtischstuhl für 750 Euro plus + 19 % MwSt. = 892,50 Euro. Dann sieht der Vorgang im orgaMAX-Zuordnungs-Assistenten so aus:

(1)Sie tragen im Ausgabendialog wie üblich Empfänger, Rechnungsbetrag, Buchungsdatum, Belegnummer und Verwendungszweck ein,

(2)klicken auf den Button „Steuerkategorie - Konto zuweisen“,

(3)öffnen die „Kategorie-Auswahl“ per Mausklick auf „Weitere F2“,

(4)geben im Suchfeld die Kontonummer „4855“ (SKR03) oder „6260“ (SKR04) ein und

(5)befördern das gefundene Konto „4855/6260 - Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter“ per Doppelklick oder

(6)per Mausklick auf die Schaltfläche "Übernehmen F11" in den Buchungsvorgang:

Dort kontrollieren Sie, ob am rechten Seitenrand der richtige Umsatzsteuersatz ausgewählt ist. Bei den meisten GWG ist das der Regelsteuersatz von derzeit 19 %. Wenn nicht, ändern Sie den Steuersatz in der Auswahlliste entsprechend:

Mit „OK F11“ schließen Sie die Erfassung des Vorgangs ab. Damit verfügt orgaMAX auch schon über alle erforderlichen Informationen für die Berücksichtigung des Vorgangs bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung und der Gewinnermittlung:

Der Vorsteueranteil von 142,50 Euro fließt in die nächste Umsatzsteuervoranmeldung ein.
Der Netto-Kaufpreis in Höhe von 750 Euro wird bei der Einnahmenüberschussrechnung des laufenden Jahres als GWG-Sofortabschreibung berücksichtigt und
das Anschaffungsdatum sowie die Anschaffungskosten werden automatisch im Buchungskonto „4855 / 6260 - Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter" aufgezeichnet. Diese Kontoübersicht wiederum genügt dem Finanzamt als GWG-Dokumentation.

GWG-Verzeichnis erstellen

Das eigentliche GWG-Verzeichnis erstellen Sie am Jahresende mithilfe einer „Kontenübersicht“. Dazu ...

klicken Sie im Arbeitsbereich (1) „Finanzen“ auf (2) „Rechn. und Buchhaltungslisten“,
wechseln zum Register (3) „Kontenübersicht",
geben den passenden (4) Zeitraum ein (z. B. „01.01.19 bis 31.12.19“),
klicken in der (5) Auswahlliste „Kategorie“ auf das (6) Konto „4855 / 6260 – Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter“ und
zuletzt auf die Schaltfläche (7) „Aktualisieren“:

Das war’s auch schon: Anschließend bringen Sie Ihr fertiges GWG-Verzeichnis per Mausklick auf das (8) Druckersymbol zu Papier und / oder speichern es mithilfe der (9) „PDF-Export“-Funktion in elektronischer Form zusammen mit Ihren anderen Buchführungsunterlagen.

Bitte beachten Sie:
Neben der 800-Euro-Grenze gibt es nach wie vor die Möglichkeit, Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 1.000 Euro in einem jahresweisen „Sammelposten“ zusammenzufassen und über fünf Jahre abzuschreiben. Die komplizierte Poolabschreibung ist aber seit Anhebung der allgemeinen GWG-Grenze von 410 Euro auf 800 Euro endgültig ein Auslaufmodell.

Hinzu kommt, dass sich die 800-Euro-Grenze mit einem legalen Trick sogar auf deutlich über 1.000 Euro anheben lässt. Wie das geht, können Sie im Newsletter-Archiv nachlesen: „So erhöhen Sie die 800-Euro-Grenze auf 1.330 Euro"