Lust auf Lastschrift! orgaMAX-Praxistipp

Wenn Sie von vornherein mit Lastschriften arbeiten, können Sie sich Mahnungen oft ganz sparen. Mit dem orgaMAX-Zusatzmodul „Banking“ sind Lastschriften überhaupt keine Last mehr:

Sie tragen Ihre Gläubiger-ID im Programm ein,
legen eine Lastschrift-„Zahlungsbedingung“ an,
erfassen in den Kunden-Stammdaten einmalig die Bankverbindungen und Details der Lastschrift-Mandate und
schon können Sie das Bezahlverfahren in den Ausgangsrechnungen an Kunden mit Lastschrift-Mandat festlegen.

Hier die wichtigsten Schritte im Überblick:

1. Gläubiger-ID eintragen

Unter „Stammdaten > Einstellungen“ tragen Sie im Abschnitt „SEPA-Lastschriften“ Ihre „Gläubiger-ID“ ein, die Sie von der Deutschen Bundesbank bekommen haben:

Zusatztipp: Außerdem können Sie in diesem Dialogfenster die folgenden Einstellungen vornehmen:

SEPA Firmenmandat: Falls Sie von Geschäftskunden, Behörden und anderen Institutionen Firmenlastschrift-Mandate erhalten haben, aktivieren Sie bei Bedarf die Option „Erstellen von Firmenmandaten erlauben“. Sie können im B2B aber auch problemlos die Basis-Lastschriften nutzen.
SEPA-Expresslastschrift (‚COR1‘): Falls Ihre Bank „Euro-Eillastschriften“ erlaubt, aktivieren Sie diese Option. Auf diese Weise verkürzen Sie die Vorlaufzeiten erheblich.
Vorankündigung: Beim Einreichen von SEPA-Lastschriften berücksichtigt orgaMAX automatisch die Vorlaufzeiten Ihrer Bank. An dieser Stelle können Sie zu Ihrer eigenen Information die standardmäßig 7-tägige Vorlauffrist in der Lastschriften-Übersicht anpassen.
Texte für Vorankündigungen definieren: Mit diesen Texten informieren Sie Ihre Kunden über den Lastschrift-Zeitpunkt, die Mandatsreferenz und Ihre Gläubiger-ID. Die Vorankündigungstexte erscheinen auf Ihren Rechnungen und können per E-Mail verschickt werden.

2. Lastschrift-Zahlungsbedingung anlegen

Im nächsten Schritt legen Sie eine zusätzliche Lastschrift-„Zahlungsbedingung“ an. Dazu wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten > Kleinstammdaten“:

Dort klicken in der Navigationsleiste auf (1) „Zahlungsbedingungen“ und dann auf den Button (2) „Neu F10“,
wählen als (3) „Zahlungsart“ das „Lastschriftverfahren“,
geben Ihrer neuen Zahlungsbedingung eine aussagekräftige (interne) (4) „Bezeichnung“ (z. B. „SEPA-Basislastschrift“),
klicken auf die Registerkarte (5) „Text auf Rechnung“ und
geben im Textfeld mithilfe von (6) „Variablen“ die Informationen zur Lastschrift-Vorankündigung ein (insbesondere die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz):

Außerdem können Sie in den Registerkarten „Text auf Angeboten“ und „Text auf Auftragsbestätigungen“ eintragen, welche Lastschrift-Informationen bei diesen Vorgangsarten erscheinen sollen. Per Mausklick auf „OK F11“ speichern Sie die Einstellungen der neuen Zahlungsart.

3. Lastschrift-Einstellungen in den Kunden-Stammdaten

Bevor Sie Ihre erste Lastschrift-Rechnung erstellen, erfassen Sie noch die Bank- und Mandatsangaben des oder der Zahlungspflichtigen. Dazu ...

wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten > Kunden“
öffnen den Datensatz des betreffenden Kunden,
wechseln zur Registerkarte „Konditionen“ und
klicken dort auf das Zahnradsymbol am rechten Rand der Zeile Bankverbindung:

Dort tragen Sie die Konto-Angaben ein und klicken dann auf die Schaltfläche „Lastschriftdaten“. Daraufhin landen Sie im Register „SEPA“ des Dialogs „Lastschriftdaten“. Dort können Sie nach einem Mausklick auf den Button „Neu“ die Mandatsinformationen des Kunden erfassen:

Mit zweimal „OK F11“ speichern Sie die Mandatsinformationen. Damit sind die Vorarbeiten auch schon abgeschlossen.

Praxistipps:

Wenn Sie die Option „Automatisch Lastschrift-Vorankündigungen per E-Mail versenden“ aktivieren, erzeugt orgaMAX beim Verarbeiten der Lastschrift automatisch eine E-Mail, die Sie nur noch an den Zahlungspflichtigen verschicken müssen. Auf diese Weise erhält der Kunde fristgerecht alle erforderlichen Mandatsangaben („Pre-Notification“). Weitere Informationen zu diesem Thema bekommen Sie nach einem Mausklick auf den „Info“-Button.
Im Register „Historie“ zeichnet orgaMAX alle Mandatsinformationen und eventuelle Änderungen auf.
Einen Überblick über alle erfassten Lastschrift-Mandate finden Sie im Arbeitsbereich „Finanzen > SEPA-Lastschriftmandate“.

4. Zahlungsart „Lastschrift“ verwenden

Ab sofort können Sie bei Rechnungen an alle Kunden, deren Bank- und Mandatsangaben Sie erfasst haben, die Zahlungsart „Lastschrift“ verwenden. Die Auswahl erfolgt – wie bei allen anderen Bezahlverfahren auch – in der Rechnungs-„Eingabemaske“ im Abschnitt „Weitere Rechnungsdaten“ über die Auswahlliste „Zahlungsbedingung“:

Sobald Sie eine Rechnung mit einer Lastschrift-Zahlungsbedingung gedruckt, als PDF-Dokument exportiert oder per E-Mail verschickt haben, erscheint die Lastschrift im Arbeitsbereich „Finanzen > Lastschriften & Überweisungen“ im Register „Offene Lastschriften“:

Um alles andere kümmert sich nun orgaMAX:

Die Software übermittelt die elektronische Lastschrift rechtzeitig an Ihre eigene Bank.
Die wiederum reicht die Lastschrift-Anforderung an die Bank Ihres Kunden weiter.
Dessen Konto wird am Fälligkeitstermin mit dem Rechnungsbetrag belastet und
auf Ihrem Konto erscheint eine Gutschrift in entsprechender Höhe.

Und wenn Sie den E-Mailversand von Lastschrift-Vorankündigungen aktiviert haben, erzeugt orgaMAX zeitgleich mit dem Einreichen der Lastschrift bei Ihrer Bank eine E-Mail.

Fazit: Sind die Vorarbeiten erst einmal abgeschlossen, brauchen Sie auf Vorgangsebene normalerweise bloß das Lastschrift-Bezahlverfahren auszuwählen – fertig! Den Rest erledigt Ihre Bürosoftware in Zusammenarbeit mit Ihrer Hausbank.