Wie geht eigentlich ... Lastschrift? Wie geht eigentlich ...?!

In der letzten Newsletter-Ausgabe haben wir uns mit dem Thema „Mahnungen“ beschäftigt. Viel besser als ein noch so komfortables und erfolgversprechendes Mahnverfahren sind allerdings pünktlich bezahlte Rechnungen.

Ein von Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen erstaunlich selten genutztes Bezahlverfahren ist die Lastschrift. Zwar hat das früher auch „Bankeinzug“, „Einzugsermächtigung“ oder „Abbuchungsauftrag“ genannte Lastschrift-Verfahren angesichts alternativer elektronischer Zahlungsarten zuletzt etwas an Bedeutung verloren.

Aus der jüngsten Zahlungsverkehrs-Statistik der Deutschen Bundesbank geht jedoch hervor, dass nach wie vor rund 47 % aller gut 22 Milliarden bargeldlosen Zahlungsvorgänge in Deutschland per Lastschrift abgewickelt werden! (Stand: 2019)

Lust auf Lastschrift?

Kein Wunder: Der Einzug von Kundenforderungen hat für alle Beteiligten eine Menge Vorteile. Das Lastschriftverfahren ...

erhöht die Liquidität des Zahlungsempfängers,
bietet dem Zahlungspflichtigen Sicherheit und Komfort,
vereinfacht das Forderungsmanagement,
entlastet die Kundenkommunikation von Zahlungserinnerungen und Mahnungen und
verbessert so in vielen Fällen die Kundenbindung.

Was viele Selbstständige und Kleinunternehmer nicht wissen: Die rechtlichen Vorschriften sind seit Einführung des europaweit einheitlichen SEPA-Lastschriftverfahrens im Jahr 2014 zwar gestiegen. Die Hürden vor der ersten erfolgreichen Lastschrift-Einzug sind trotzdem überschaubar. Zumal für orgaMAX-Anwender: Denn Ihre Bürosoftware erledigt die meisten formalen Anforderungen bei Bedarf automatisiert im Hintergrund.

Voraussetzungen für den Lastschrift-Einzug

Doch der Reihe nach:

Zuallererst benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (= „Gläubiger-ID“). Den (gebührenfreien) elektronischen Antrag stellen Sie bei der Deutschen Bundesbank. Die schickt Ihnen einen Bestätigungs-Link per E-Mail. Nachdem Sie darauf geklickt haben, bekommen Sie Ihre 18-stellige Gläubiger-ID in einem PDF-Dokument als E-Mail-Anhang zugeschickt. Das kann ein, zwei Tage dauern.
Bevor Sie Forderungen per Lastschrift von Kundekonten abbuchen lassen können, brauchen Sie zusätzlich eine Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank oder Sparkasse.

Hintergrund: An einer Lastschrift sind neben dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungspflichtigen die Kreditinstitute beider Geschäftspartner beteiligt. Und anders als bei Überweisungen und Daueraufträgen löst nicht der Zahlungspflichtige den Bezahlvorgang aus – sondern der Zahlungsempfänger. Daher prüfen Banken und Sparkassen vorab die Legitimation des Lastschrift-Einreichers. Nach Abschluss der Vereinbarung wird Ihr Konto für Lastschrift-Einreichungen freigeschaltet.

Neben Ihrer Gläubiger-ID und dem „OK“ Ihrer Bank ist ein Lastschrift-Mandat Ihres Kunden erforderlich. Es gibt genau genommen zwei Lastschrift-Arten:

Die SEPA-Basislastschrift ist an die Stelle der früheren „Einzugsermächtigung“ getreten. Sie ist anwendbar auf Girokonten aller Art. Rücklastschriften durch den Zahlungspflichtigen sind ohne Angabe von Gründen bis zu acht Wochen nach der Kontobelastung möglich.
Die SEPA-Firmenlastschrift entspricht dem früheren „Abbuchungsauftrag“. Die Firmenlastschrift darf nur zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen vereinbart werden. Für Geschäfte mit Privatleuten (Verbrauchern) ist sie nicht geeignet. Bei Firmenlastschriften sind Rückbuchungen grundsätzlich nicht möglich. Das sorgt im B2B-Zahlungsverkehr aufseiten der Gläubiger für noch mehr Sicherheit.

Wichtig: Sowohl Firmen- als auch Basislastschriften können einmalig oder als „wiederkehrendes Mandat“ erteilt werden. Ein wiederkehrendes Mandat erleichtert den Forderungsausgleich bei Abos, Mitgliedschaften und anderen Geschäften mit Stammkunden enorm.

Inhalte von SEPA-Mandaten

Ganz gleich, ob Firmen- oder Basislastschrift: Der Zahlungspflichtige muss sein Einverständnis mit der Kontobelastung schriftlich geben und eigenhändig unterschreiben. Diese Vollmacht (= „SEPA-Mandat“) enthält folgende Angaben:

Name, Anschrift und Gläubiger-ID des Lastschrifteinreichers
eine maximal 35-stellige alphanumerische „Mandatsreferenz“ des Kunden (z. B. die Kundennummer),
Information über die Mandatsart (einmalige oder wiederkehrende Zahlung),
Auftrag an die Bank des Zahlungspflichtigen, die Zahlung einzulösen,
Name, Anschrift und IBAN des Zahlungspflichtigen sowie
Datum und Unterschrift des Zahlungspflichtigen.

Praxistipp: Vorlagen mit SEPA-konformen Mandats-Formulierungen und weitere Informationen bekommen Sie bei Ihrer Hausbank.

Bitte beachten Sie: Zahlungspflichtige können Lastschriftmandate jederzeit widerrufen. Außerdem verlieren nicht genutzte SEPA-Mandate spätestens 36 Monate nach der letzten Lastschrift-Einreichung die Gültigkeit.

Informations- und Dokumentationspflichten

Als Lastschrift-Einreicher sind Sie verpflichtet ...

... Kontobelastungen grundsätzlich 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin anzukündigen. Die „Pre-Notification“ kann zum Beispiel per E-Mail erfolgen. Einzelvertraglich und per AGB sind auch andere Vereinbarungen möglich.
... die Bank-Vorlaufzeiten zu beachten. Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Praxisleitfaden „Durchblick im Fristen-Dschungel“ (PDF, 640 KB).
... alle Lastschriftmandate Ihrer Kunden aufzubewahren und eventuelle Änderungen schriftlich festzuhalten.
... Lastschrift-Aufträge in elektronischer Form einzureichen. Das früher übliche „Datenträgeraustauschverfahren“ (DTA) ist mit Einführung der SEPA-Vorschriften abgeschafft worden.

Die zahlreichen Mandats-, Informations- und Dokumentationspflichten führen dazu, dass viele kleine Unternehmen das Lastschriftverfahren für eigene Zwecke gar nicht auf dem Schirm haben. Dabei lassen sich die Auflagen mit orgaMAX ohne großen Aufwand erfüllen. Die Einzelheiten entnehmen Sie unserem aktuellen orgaMAX-Praxistipp „Lust auf Lastschrift!“