Kostenlose Online-Vorlagen orgaMAX Praxistipp

Für orgaMAX stehen zahlreiche kostenlose Dokument-Vorlagen bereit, die auf die Anforderungen bestimmter Branchen und spezielle Anwenderwünsche zugeschnitten sind. Dass bereits minimale Anpassungen große Wirkung erzeugen können, zeigt das Beispiel der unscheinbaren Vorlage „Rechnung mit weiterer Spalte“:

Beginnen wir mit dem Download: Am oberen Rand der „Druckansicht“ Ihrer Rechnungen und anderer Vorgangsarten finden Sie das Auswahlmenü „Vorlagengestaltung“, über das Sie „Weitere Vorlagen online suchen“ können:

Über das Auswahlmenü „Kategorie“ lassen Sie sich dort optisch oder funktional unterschiedliche Vorlagen anzeigen. Über die Schaltfläche „PDF-Beispiel“ nehmen Sie bei Bedarf Inhalt und äußere Form der Vorlagen in Augenschein:

Betrachten wir das Beispiel der Online-Vorlage „Rechnung mit weiterer Spalte“: Nach dem Download finden Sie den neuen Vordruck unter der Bezeichnung „Rechnung mit individuellem Artikelfeld“ im Rechnungs-Auswahlmenü „Vorlage“ (am oberen Seitenrand Ihrer Rechnungs-Druckansicht):

Funktional sorgt die neue Rechnungsvorlage dafür, dass Bezeichnung und Inhalt des ersten „individuellen Feldes“ (aus dem Artikelstamm!) als zusätzliche Spalte in die Rechnungstabelle eingefügt wird. Falls Sie im Artikelstamm noch keine individuellen Felder aktiviert haben, lautet die Feldbezeichnung „Feld Artikel 1“.

Die zusätzliche Spalte lässt sich auf ganz unterschiedliche Weise nutzen:

• So können dort alle Artikel-Eigenschaften eingetragen werden, die Sie auf Ihren Rechnungen gern separat ausweisen möchten (z. B. Hersteller oder Materialart).
• Die Spalte eignet sich aber auch für artikelunabhängige Angaben, die Sie erst bei Rechnungstellung bei Bedarf von Hand eintragen möchten (z. B. Lieferdatum auf Positionsebene oder produktspezifische Ansprechpartner).

Aktiviert werden die individuellen Artikelfelder unter „Stammdaten – Meine Firma“ im Bereich „Individuelle Felder (Artikel)“:

Bitte beachten Sie: Die im Register „Individuelle Felder“ des Artikelstamms in Feld 1 erfassten Inhalte (z. B. die Herstellerangaben) …

… erscheinen später automatisch auf der Rechnung. Falls Sie die betreffende Information erst bei Rechnungstellung von Hand erfassen wollen (z. B. ein „Positions-Lieferdatum“), müssen Sie das neue Rechnungs-Feld zuvor per „Spalten definieren“ in den Zeilenkopf der Rechnungs-Eingabemaske ziehen:

Zusatz-Tipp: Damit Sie die äußere Form und die Inhalte Ihrer Rechnungen (und aller anderen Vorgangsarten) völlig frei festlegen können, bietet orgaMAX das Zusatzmodul „Vorlagen-Designer“. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Vorlagen-Designer über den Menüpunkt „Stammdaten - Vorlagen-Designer“ zu Testzwecken per Mausklick zu aktivieren und 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich auszuprobieren.

Bitte beachten Sie: Das mächtige Designer-Modul erfordert gründliche Kenntnisse und Erfahrung im Bereich Berichterstellung, Datenbank-Abfragen und Layout. Sofern es nur um das einmalige Erstellen einzelner Rechnungs-, Angebots- oder Briefvorlagen nach Ihren Wünschen geht, lohnt sich die Einarbeitung meistens nicht. In solchen Fällen liefern wir Ihnen gern fertige Vorlagen nach Ihren Vorgaben. Informationen zur Vorlagenanpassung, zum Einrichtungsservice und anderen individuellen Dienstleistungen finden Sie auf unserer Service-Seite.

Lektüretipp: Erfahren Sie mehr zu den verschiedenen Mahnstufen, der Fälligkeit von Forderungen und dem Verzug des Schuldners und erhalten Sie konkrete Beispiele unter Mahnung schreiben – Vorlage.