Neu-Ja! Das neue Zusatzmodul "Verträge"

Die orgaMAX-Modulfamilie hat Nachwuchs bekommen: Mit dem Zusatzmodul „Verträge“ behalten Sie jederzeit den Überblick über Laufzeiten, Fristen und Konditionen von Wartungs-, Service- und ähnlichen Verträgen:

Sie erfassen Abrechnungsintervalle, Liefer- und Zahlungskonditionen sowie Kündigungstermine und bereits ausgesprochene Kündigungen.
Sie legen bei Bedarf spezielle Textbausteine für die Rechnungstexte Ihrer Verträge fest.
Sie verknüpfen Ihre Verträge mit dazugehörigen Projekten, Verwendungen und Auftragsarten.
Sie rechnen laufende Verträge turnusgemäß mithilfe automatisch erzeugter Abrechnungsvorschläge ab.
Sie aktualisieren die Konditionen laufender Wartungs- und Serviceverträge (z. B. die Preise oder den Wartungsumfang) mithilfe von „Vorlagen für Rechnungspositionen“.

Im Arbeitsbereich „Verkauf > Verträge“ erledigen Sie anschließend im Handumdrehen die Abrechnungen Ihrer laufenden Verträge. Sie können Ihre Verträge ganz bequem mit Start- und Enddaten versehen, individuelle Felder und Textbausteine bestimmen, bei Bedarf automatische Verlängerungen einstellen oder auch den Kündigungsstichtag automatisch berechnen lassen und Abrechnungsintervalle definieren.

Praxistipp: In unserem Youtube-Kanal finden Sie eine Kurzvorstellung des Zusatzmoduls „Verträge“.

Hands on!
Per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu F10“ legen Sie im Arbeitsbereich „Verkauf > Verträge“ einen neuen Vertrag an. Die Vertrags-Verwaltung besteht aus sieben Registerkarten:

Im Register „Allgemein“ tragen Sie Vertragsnummer und Bezeichnung des Vorgangs ein. Die gewünschte Vertragsart übernehmen Sie aus einer Auswahlliste, deren Inhalte unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ festgelegt und angepasst werden.
Im Register „Laufzeiten & Fristen“ halten Sie den Zeitpunkt des Vertragsbeginns und -endes fest, geben die Laufzeit, Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen ein und halten eine eventuelle Kündigung fest. So erkennen Sie bei allen Vertragsarten jederzeit die verbliebene Vertragslaufzeit und den nächsten Kündigungsstichtag.
Unter „Rechn. Daten“ tragen Sie die Liefer- und Zahlungsbedingungen ein, ordnen dem Vertrag das mit dem Kunden vereinbarte Abrechnungsintervall zu und verknüpfen den Vertrag mit Auftragsarten, Projekten sowie Verwendungen.
Als Rechnungstext verwendet das Modul „Verträge“ standardmäßig die üblichen Einleitungs- und Schlusstexte Ihrer Ausgangsrechnungen. Im Register „Rechn. Texte“ können Sie aber auch „andere Textbausteine“ festlegen: Entweder Sie verwenden einen bereits vorhandenen Rechnungs-Textbaustein oder Sie erstellen besondere Rechnungstexte für Ihre Wartungs- und Serviceverträge.
Im Register „Rechn. Positionen“ definieren und übernehmen Sie die Rechnungspositionen, die Sie Ihren Vertragsabrechnungen zugrunde legen wollen. Mit Hilfe der „Vorlagen für Rechnungspositionen“ können Sie die Vertragsgrundlagen bei Bedarf jederzeit aktualisieren (z. B. den Wartungsumfang verändern oder Preise anpassen). Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, schlägt das Programm das Ende des laufenden Vertragsintervalls als Beginn der Gültigkeit vor. Damit eindeutige und nahtlose Abrechnungen sichergestellt sind, kann jeweils immer nur eine Rechnungspositions-Vorlage aktiv sein.
Damit Sie in der Vertragsverwaltung zusätzliche Angaben strukturiert erfassen können, stehen Ihnen im Register „Indiv. Felder“ 20 individuelle Felder zur Verfügung.
Im Register „Dokumente“ ordnen Sie Ihren Verträgen externe Dokumente beliebiger Text-, Tabellen, Grafik, Audio- und Videoformate zu. Auf diese Weise haben Sie zum Beispiel jederzeit Zugriff auf das PDF-Dokument mit dem zugrundeliegenden Vertragstext. Die Handhabung der elektronischen „Dokumentenmappen“ kennen Sie ja aus den anderen Vorgangs- und Stammdaten-Modulen von orgaMAX.

Nachdem Sie die Daten des neuen Vertrages erfasst haben, finden Sie ihn im Bereich „Verkauf > Verträge“ in der Liste aller „Verträge“ wieder. Das Programm kümmert sich um die Überwachung der Vertragsabrechnungen: Per Mausklick auf „Abrechnungen“ blenden Sie die Liste aller fälligen Vorgänge ein.

Praxistipp: Um ein Zusatzmodul zu testen, laden Sie einfach die orgaMAX-Demoversion herunter. Die können Sie problemlos neben Ihrer vorhandenen orgaMAX-Version installieren. In der Demoversion lassen sich sämtliche Zusatzmodule „Zu Testzwecken freischalten“. Falls Sie das Zusatzmodul „Verträge“ oder eines der anderen Erweiterungen dauerhaft nutzen möchten, bekommen Sie von uns die dazugehörige Seriennummer: Ein Anruf oder eine E-Mail genügt. Die neue Seriennummer tragen Sie im Menü „orgaMAX > Freischaltung“ Ihrer eigenen (!) orgaMAX-Umgebung ein. Anschließend starten Sie die Software neu – fertig!