AufbewahrungspflichtIst das wichtig oder kann das weg?

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Aufräumen, ausmisten, ordnen: In vielen Büros, Ladenlokalen und Werkstätten herrscht dieser Tage Aufbruchstimmung. Bei aller Freude über einen frischen Neuanfang: Vor dem Schreddern sollten Sie einen Blick auf die Aufbewahrungsvorschriften werfen.

Selbstständige und Unternehmer müssen Dokumente, die steuer- und handelsrechtlich bedeutsam sind, mindestens sechs bis zehn Jahre lang aufbewahren. Auf die Form der Unterlagen kommt es dabei nicht an. Die Aufbewahrungspflichten gelten für:

 

  • konventionell gedruckte oder geschriebene Geschäftsbriefe,
  • elektronische Dokumente (z. B. im PDF) oder auch
  • E-Mails oder Fax-Sendungen.


Originär elektronische Dokumente müssen nicht ausgedruckt werden: Es genügt, wenn Sie sie in elektronischer Form archivieren und sie bei Bedarf (z. B. anlässlich einer Steuerprüfung) auf dem Bildschirm lesbar machen können.


Um beim Aussortieren von Papierdokumenten nicht übers Ziel hinauszuschießen, empfiehlt 
sich ein Blick auf die wichtigsten Aufbewahrungsfristen des Steuer- und Handelsrechts:
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für:

  • Jahresabschlüsse (z. B. die Einnahmenüberschussrechnungen und Anlagenverzeichnisse),
  • alle Belege über betriebliche Einnahmen und Ausgaben (wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Quittungen, Gehaltsabrechnungen) sowie die dazugehörigen Verträge, Arbeitsanweisungen etc.
  • Auch Steuererklärungen und -bescheide sollten Sie mindestens 10 Jahre lang aufbewahren.

Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für:

  • Eingehende Geschäftsbriefe,
  • Kopien der Ausgangspost sowie
  • alle anderen steuerlich relevanten Unterlagen, die erforderlich sind, um Anbahnung, Durchführung und Abrechnung von Aufträgen nachvollziehen zu können.


Die Details sind in
§ 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz geregelt. Ins Handelsregister eingetragene Kaufleute und andere buchführungspflichtige Unternehmen müssen darüber hinaus die Bestimmungen des § 257 HGB beachten. Je nachdem, in welcher Branche Sie arbeiten, gelten für Sie unter Umständen weitergehende Aufbewahrungspflichten. So müssen zum Beispiel Ärzte und Architekten bestimmte Unterlagen 30 Jahre lang verwahren. Die Details besprechen Sie im Zweifel am besten mit Ihrem Steuerberater.


Bitte beachten Sie:
Aufbewahrungsfristen beginnen grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen in den Reißwolf geben, klären Sie daher am besten erst einmal den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Dauer der Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem Januar des folgenden Kalenderjahres.


Beispiele:

  • Ausgangsrechnungen, die Sie im Jahr 2008 (oder früher) verschickt haben, dürfen Anfang 2019 geschreddert werden: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist lief von 2009 bis 2018.
  • Die Einnahmenüberschussrechnung des Jahres 2008 hingegen wurde erst im Jahr 2009 erstellt: Sie darf daher frühestens Anfang 2020 in den Reißwolf: In diesem Fall läuft die zehnjährige Aufbewahrungsfrist von 2010 bis 2019.

 
Softwaretipp:
Eine große Hilfe im Alltag ist die elektronische orgaMAX-Dokumentenablage. Im „Details“-Bereich der Stammdatenverwaltung (z. B. bei Kunden, Artikeln und Lieferanten) sowie in vielen Vorgangsarten (z. B. bei Rechnungen, Projekten, Kontoauszügen) finden Sie das Register „Dokumente“:

Dokumentenablage orgaMAX

 

Dort können Sie …

·         elektronische Unterlagen aller Art ablegen,

·         Texte, Tabellen und Multimediadateien neu anlegen

·         Papierbelege einscannen oder auch

·         Verknüpfungen zu Dokumenten erstellen, die an anderer Stelle des Dateisystems gespeichert sind.

 

Auf diese Weise befinden sich endlich alle Artikel-, Kunden-, Auftrags- und Zahlungsdaten an einer zentralen Stelle! Das ständige Stöbern in den Dateiverzeichnissen Ihrer Festplatte hat ein Ende!

 

Praxistipps:

  • Mithilfe der Tastenkombination „STRG+D“ rufen Sie Ihre Dokumentenablage direkt aus den Stammdaten- und Vorgangstabellen auf. Das erspart Ihnen den Umweg über das Öffnen der Registerkarte „Dokumente“ oder die „Details“-Ansicht.
  • Die elektronischen Dokumentenmappen lassen sich ganz bequem mit der Maus per „Drag & Drop“ (= Ziehen und Ablegen) befüllen. Wie das geht, erläutern wir in einer der nächsten Newsletter-Ausgaben.