So werfen Sie den Akquise-Turbo anorgaMAX-Praxistipp

Interessentenverwaltung Logo orgaMAX

Je nach Anforderungen Ihres Betriebes passen Sie den Leistungsumfang der orgaMAX-Basisfunktionen gezielt an Ihren Bedarf an. Die ebenso preiswerten wie praktischen Zusatzmodule machen’s möglich. Einer der Geheimtipps unserer Kunden ist das Modul Interessentenverwaltung: Klingt unspektakulär, birgt aber bemerkenswertes Power-Potenzial! Denn die Programmerweiterung stellt Ihnen nicht nur eine mächtige Interessenten-Datenbank zur Verfügung: Durch die interaktive Wiedervorlage-Aktionszentrale wird orgaMAX zum leistungsstarken CRM-Tool.

Mit dessen Hilfe halten Sie selbst und Ihre Vertriebsmitarbeiter die Ergebnisse von Telefonaten, persönlichen Gesprächen und anderen Kontakten mit Interessenten und Kunden strukturiert fest. Anschließend sorgen Sie per Mausklick dafür, dass orgaMAX Sie pünktlich an Folgeaktivitäten erinnert. So haben Sie immer den Überblick über Ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten – und das sowohl kontakt- als auch vorgangsbezogen: Neue Wiedervorlagen erzeugen Sie wahlweise über:

  • das Kontextmenü der Interessenten- und Kundenliste,
  • das Kontextmenü der Angebots- und Auftragsliste oder
  • direkt im Arbeitsbereich "Office > Wiedervorlage" per Mausklick auf die Schaltfläche „Neu – F10“

 

Tipp:
Auch über die Registerkarte „Historie“ im Details-Bereich der Interessenten- und Kundenliste und über die Registerkarte „Erweitert“ beim Anlegen von Angeboten und Aufträgen lassen sich Wiedervorlagen einrichten.

 

Die Inhalte Ihrer Wiedervorlage erfassen Sie anschließend in einem übersichtlichen Eingabedialog:

  • Sie wählen einen vorhandenen Kontakt oder Vorgang aus (oder legen einen neuen an),
  • beschreiben in der „Betreff“-Zeile kurz den Anlass oder Ihr Vorhaben,
  • tragen ein, wann die Wiedervorlage erfolgen und wann orgaMAX Sie daran erinnern soll und
  • halten im „Notizen“-Feld Anmerkungen und Hinweise fest:

     

Wiedervorlage orgaMAX

Nachdem Sie die Wiedervorlage mit „OK F11“ gespeichert haben, finden Sie den Vorgang im Bereich "Office > Wiedervorlage" wieder. Von dort aus können die fälligen Aufgaben ganz bequem abgearbeitet werden: Per Doppelklick auf eine bestimmte Wiedervorlage (oder über „<F11> Durchführen“) öffnen Sie die durchdachte Wiedervorlage-Aktionszentrale. Dort stehen Ihnen dann eine Menge praktischer Funktionen zur Verfügung:

Aktionszentrale orgaMAX

(1) Ganz oben im Bereich „Kontakt“ finden Sie die wichtigsten Adress- und Kommunikationsdaten Ihres Geschäftspartners.

(2) Per Mausklick auf den blauen Link „Weitere Daten“ öffnen Sie die vollständigen Kontaktinformationen – inklusive aller Briefe, Vorgänge, Dokumente, Historien, Notizen und Aufwänden.

(3) Über den blauen Link „Historie zeigen“ öffnen Sie direkt die komplette Vorgangsgeschichte des betreffenden Geschäftspartners.

(4) Im mittleren „Aktion“-Teil des Formulars halten Sie das Ergebnis der aktuellen Kontaktaufnahme in Form einer manuellen Gesprächsnotiz fest.

(5) Falls die Wiedervorlage mit einem Angebot oder Auftrag verknüpft ist, können Sie den Vorgang direkt aus der Aktionszentrale heraus öffnen.

(6) Mit „JETZT kontaktieren“ starten Sie Anrufe, versenden E-Mails und SMS-Kurznachrichten.

(7) Für zahlreiche Standardsituationen stehen zudem Aktionsschaltflächen zur Verfügung (z. B. „Nicht erreicht“, „(aktuell) kein Interesse“ oder „Angebot/Verkauf“): Ein Mausklick auf eine der Schaltflächen genügt, um den betreffenden Textbaustein als „Ergebnis der Kontaktaufnahme“ zu übernehmen.

 

Tipp:
Im Menü Stammdaten > Kleinstammdaten > Gesprächsergebnisse können Sie Inhalte und Reihenfolge der Schaltflächen-Beschriftungen im Aktions-Bereich der Wiedervorlagen an Ihre Arbeitsweise anpassen und Textvorlagen für das Feld „Notiz“ festlegen:

Gesprächsergebnisse in orgaMAX

(8) Sobald Sie das „Ergebnis der Kontaktaufnahme“ und ggf. eine manuelle Gesprächsnotiz festgehalten haben, legen Sie im unteren Bereich des Formulars die „Folgeaktion(en)“ fest. Das kann zum Beispiel das Erstellen eines Angebots, das Anlegen einer Aufgabe oder eines Kalendereintrags oder auch einer weiteren Wiedervorlage sein.

Bitte beachten Sie:
Nachdem eine Wiedervorlage abgearbeitet ist, entfernt orgaMAX sie aus der Übersichtsliste im Bereich „Office > Wiedervorlage“. Alle offenen und erledigten Kontaktaufnahmen werden vom Programm aber in der „Historie“ des betreffenden Kunden oder Interessenten lückenlos archiviert.


Interessenten-Datenbank pflegen
Soweit zur CRM-Aktionszentrale für Interessenten- und Kundenkontakte, dem Herzstück des Zusatzmoduls „Interessentenverwaltung“. Dazu gehört selbstverständlich auch eine spezielle Interessenten-Datenbank. Deren Handhabung wird Sie vor keine großen Probleme stellen: Sie entspricht im Wesentlichen der Kunden-Datenbank.

 
Tipp:
Falls Sie Ihre Interessenten bislang in einer anderen Datenbank oder Tabellenkalkulation verwaltet haben, steht Ihnen im Menü „orgaMAX > Daten-Import > Interessenten-Importassistent“ eine komfortable Importfunktion zur Verfügung:

Importassistent orgaMAX

Die eingebaute Dubletten-Prüfung verhindert, dass doppelte Datensätze in den Kunden- und Interessenten-Stammdaten angelegt werden.

Hands on: Versuch macht klug!
Das Modul „Interessentenverwaltung“ und alle anderen orgaMAX-Zusatzmodule können Sie ganz einfach ausprobieren. Dazu laden Sie sich die aktuelle orgaMAX-Demoversion von unserer Website herunter. Die Demoversion lässt sich problemlos neben Ihrer eigenen Programmversion installieren. Wenn Sie in der 30-Tage-Testversion einen Bereich anklicken, der zu einem Zusatzmodul gehört, bekommen Sie den Hinweis, dass die Funktion nicht freigeschaltet ist. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Jetzt testen“ aktivieren Sie die gewünschte Funktion und können sie sofort ausprobieren.

Bitte beachten Sie: Bei jedem Neustart der Testversion sind die Zusatzmodule standardmäßig wieder gesperrt. Innerhalb der 30-Tagesfrist können Sie die gewünschten Funktionen jedoch jederzeit wieder aktivieren.

Weiterführende Lektüre:
Wie die Druckerei Kramer mithilfe der orgaMAX-Zusatzmodule Interessentenverwaltung und Marketing ihr Auftragsvolumen um 30 % gesteigert hat, können Sie im Praxisbeispiel auf unserer Website nachlesen.

Praxisbeispiel Preview