So mahnen Sie mit Fingerspitzengefühl orgaMAX-Praxistipp

Sie haben Ihre Waren pünktlich geliefert, Ihre Dienstleistungen wie versprochen erledigt und einwandfreie Rechnungen verschickt? Dann haben Sie auch Anspruch auf zeitnahe Bezahlung. Informationen über die wichtigsten rechtlichen Mahnvorschriften finden Sie im orgaMAX-Grundlagenbeitrag „Was Sie über Mahnschreiben wissen sollten“.

Zwar hat sich die Zahlungsmoral in den letzten Jahren leicht verbessert: Die rechtzeitige Bezahlung fälliger Rechnungen ist trotzdem alles andere als selbstverständlich. Deshalb stellt Ihnen orgaMAX eine Menge praktischer Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie Ihr Forderungsmanagement optimieren und damit Ihre Zahlungsfähigkeit sichern. Hier die wichtigsten Praxistools im Überblick:

Automatisch erzeugte Mahnungen

Im Arbeitsbereich „Finanzen > Mahnungen“ zeigt orgaMAX im Register „Erzeugte Mahnungen“ alle überfälligen Forderungen an:
 

Im Register „Einzelne Rechnungen“ sind sämtliche Vorgänge aufgelistet, auf deren Grundlage orgaMAX Mahnungen erzeugt hat, die noch unerledigt sind. Außerdem können Sie sich im Register „Kundenkonten“ alle Geschäftspartner anzeigen lassen, für die aktuell Mahnschreiben vorhanden sind.

Mahnstufen: Fristen und Textbausteine festlegen

Wann welche Zahlungserinnerung oder welches Mahnschreiben erzeugt wird, hängt von den Mahnstufen ab. Die können Sie für jede Zahlungsbedingung einzeln festlegen. Den dazugehörigen Einstellungs-Dialog finden Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten > Kleinstammdaten“ unter „Zahlungsbedingungen“ im Register „Debitorisch („auf Rechnung“)“:
 

• Dort klicken Sie doppelt auf die betreffende (1) Zahlungsbedingung.
• Im folgenden Dialogfenster legen Sie zunächst die (2) Fristen Ihrer Mahnstufen fest.
• Berechnungsgrundlage des Mahn-Zeitpunkts ist der Fälligkeitstermin der Rechnung plus die Anzahl der Tage des Zahlungsziels.
• Beispiel: Angenommen, eine Rechnung ist am 15. Januar 2020 fällig. Das Zahlungsziel beträgt 14 Tage. Dann zündet orgaMAX am 29. Januar 2020 die „Mahnstufe 1“.
• Welchen (3) „Textbaustein“ orgaMAX bei welcher Mahnstufe verwendet, entscheiden Sie ebenfalls selbst. Mahnstufe 1 muss also nicht unbedingt eine schlichte „Zahlungserinnerung“ sein: Sie können auch gleich die „1. Mahnung“, eine unnummerierte „Mahnung“ oder gleich die „Letzte Mahnung“ verschicken!
• Die Formulierungen der (4) „Textbausteine der Mahnstufen“ lassen sich ebenfalls an Branchen-Gepflogenheiten oder Ihre betrieblichen Besonderheiten anpassen.
• Besonders nützlich ist die Option (5) „Anzumahnende Rechnung beim E-Mail Versand aus Rechnungsarchiv anhängen“: In dem Fall verschickt orgaMAX zusammen mit der Mahnung automatisch die zugrundeliegende Rechnung. Auf diese Weise weiß der Empfänger sofort, um welchen Vorgang es sich handelt. Das ist vor allem für Stammkunden praktisch, bei denen parallel mehrere Vorgänge offen sind. Ausführlichere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Newsletter-Beitrag „Automatischer Rechnungsversand beim Mahnen“.

Nicht zu vergessen: Bei Bedarf können Sie im Einstellungs-Dialog der Zahlungsbedingungen auch das (6) „Mahnwesen deaktivieren“.

Bitte beachten Sie: Die Höhe der Mahngebühren legen Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Stammdaten > Meine Firma > Einstellungen“ im Abschnitt „Grundeinstellungen“ fest:
 

Mahnwesen auf Kundenebene deaktivieren

Sie möchten das automatische Mahnwesen grundsätzlich nutzen? Jedoch einzelne Stamm- oder Großkunden von vornherein davon ausnehmen? Auch das geht mit dem neuen orgaMAX: Im Register „Konditionen“ der Kunden-Stammdaten finden Sie links unten im Abschnitt „Mahnungen“ die Option „Kunde erhält keine Mahnung“:
 

Mahnwesen auf Vorgangsebene deaktivieren

Statt das Mahnwesen komplett oder auf Kundenebene zu unterbinden, können Sie Mahnungen auch einzeln, also auf Vorgangsebene deaktivieren. Dazu klicken Sie beim Anlegen von Rechnungen im Register „Eingabemaske“ auf „Mahnhistory ...“:
 

Daraufhin öffnete sich der Eingabedialog „Mahnhistory“. Dort aktivieren Sie die Mahnoption „Rechnung soll nicht angemahnt werden“:
 

Die Angabe eines Grunds für das Deaktivieren von Mahnwesen ist optional. Denn wie gesagt: Es gibt keine gesetzliche Mahnpflicht!
 

Mahnen ohne Mahnschreiben

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Auch wenn das Mahnwesen aktiviert ist, entscheiden Sie bei Bedarf in jedem Fall selbst, ob und wenn ja welche der vom Programm automatisch „erzeugten Mahnungen“ Sie tatsächlich verschicken.

Praxistipp: Im Kontextmenü der Mahnliste stehen Ihnen sämtliche Kontaktdaten Ihres Schuldners zur Verfügung – darunter die E-Mailadresse(n) und Telefonnummer(n):
 

Das persönliche Gespräch ist oft viel wirksamer als der Versand klassischer Mahnschreiben. Gerade bei Stamm- und Großkunden ist das erfahrungsgemäß der beste Weg, um den Grund für die Zahlungsverzögerung herauszufinden. Außerdem lässt sich so bei Zahlungsengpässen schneller eine für beide Seiten akzeptable Lösung finden.
 

Ausblick: Lastschriften ersparen Mahnungen

Wenn Sie von vornherein mit Lastschriften arbeiten, können Sie sich Mahnungen oft ganz sparen. Was dabei zu beachten ist, erfahren Sie in einer der nächsten Newsletter-Ausgaben.