Rechnungs- und andere Vorgangsnummern kontrollieren Zu beachten im neuen Jahr

Neues Jahr – neues Glück. Und: Neue Vorgangsnummern. Die Nummernkreise der orgaMAX-Vorgangsnummern basieren vielfach auf der aktuellen Jahreszahl. Nicht bei jeder Nummerierungs-Option erfolgt die Umstellung automatisch.

Deshalb werfen Sie zu Jahresbeginn am besten einen kritischen Blick auf die Nummernkreise Ihrer ...

• Angebote,
• Aufträge,
• Lieferscheine,
• Rechnungen sowie
• Bestellungen und Preisanfragen.
  
  

Sie finden die dazugehörigen Stellschrauben im orgaMAX-Arbeitsbereich „Stammdaten > Meine Firma“ im Abschnitt „Nummernkreise“:

Aktiver Handlungsbedarf besteht für Sie nur dann, wenn Sie bei einer oder mehreren Vorgangsarten die (erste) Option „Fortlaufende Nummerierung (einfach)“ gewählt und dort die Jahreszahl integriert haben. Falls dort bisher der Wert „2019“ erscheint, ändern Sie die Jahreszahl in „2020“.

Bitte beachten Sie: Falls Sie eine der drei anderen Nummerierungsarten nutzen, sorgt orgaMAX seit Jahresbeginn automatisch für 2020er Vorgangsnummern. Zur Verfügung stehen:

• Fortlaufende Nummerierung (innerhalb des aktuellen Jahres): In dem Fall setzt sich die Vorgangsnummer aus der Jahreszahl und einer aufsteigenden Nummer zusammen. Wie viele Stellen Sie der fortlaufenden Nummer spendieren, hängt von der voraussichtlichen jährlichen Anzahl Ihrer Vorgänge ab. Am besten kalkulieren Sie die Anzahl der Stellen großzügig.
  Beispiel: Sie verschicken erfahrungsgemäß 20 bis 25 Rechnungen pro Monat, also rund 300 im Jahr. Mit einer mindestens dreistelligen fortlaufenden Nummer sind Sie also auf der sicheren Seite. Die 195. Rechnung des Jahres 2020 bekommt bei Wahl von „Anzahl Stellen 3“ die RgNr. 2020195.
• Fortlaufende Nummerierung (innerhalb des aktuellen Monats): Diese Art der Vorgangsnummer setzt sich aus der Jahreszahl, Monatszahl und einer 4-stelligen fortlaufenden Nummer zusammen. Auf die Anzahl der Stellen haben Sie in dem Fall keinen Einfluss.
  Beispiel: Die 120. Rechnung des Monats Januar 2020 bekommt bei dieser Nummerierungsart die RgNr. 2020010120).
• Fortlaufende Nummerierung (innerhalb des aktuellen Tages): In dem Fall setzt sich die Rechnungsnummer aus Jahreszahl, Monatszahl, Tageszahl und einer 2-stelligen fortlaufenden Nummer zusammen.
  Beispiel: Die 4. Rechnung am 17. Januar 2020 bekommt die RgNr. 2020011704).

Wichtig: Umstellungen Ihrer Nummernkreise sollten Sie mit Bedacht vornehmen. Das gilt grundsätzlich für alle Vorgangsarten – insbesondere jedoch für Rechnungen.

Hintergrund: § 14 Abs. 4 UStG verlangt „einmalig vergebene“ Rechnungsnummern. Daher sorgt orgaMAX dafür, dass jede Rechnungsnummer mindestens um den Wert 1 größer ist als alle vorhergehenden Rechnungsnummern! Der Startwert darf nicht kleiner sein als eine Nummer, die es bereits in der Datenbank gibt.

Beispiel: Angenommen, Sie wechseln Anfang 2020 probehalber zur fortlaufenden Nummerierung innerhalb des aktuellen Tages (= Verfahren 4). Dadurch werden Ihre Vorgangsnummern automatisch 10-stellig. Nehmen wir weiterhin an, Sie schreiben am 28. Dezember 2020 Ihre letzte Rechnung. Dann lautet die RgNr. zum Beispiel 2020122801. Falls Sie im Folgejahr wieder zur einfachen fortlaufenden Nummerierung wechseln möchten, müssten Sie als Startwert mindestens 2100000001 wählen!