Inkasso-Erfolg statt mühsamer Mahn-MehrkampfKreativ mahnen

Mahnung

Viele Selbstständige kennen das: Der Auftrag ist längst abgeschlossen, die Rechnung gestellt, doch der Kunde zahlt einfach nicht. Der Ausweg: ein gutes Mahnwesen. Häufig läuft das jedoch nach dem immer gleichen Muster ab. Zuerst wird ein freundlicher Brief mit einer Zahlungsaufforderung verschickt. Reagiert der Kunde nicht, geht ein etwas weniger freundlicher Brief an ihn, in dem noch einmal auf die ausstehende Zahlung hingewiesen wird. Auch dann passiert oft nichts.

Es gibt zum Glück eine Menge Möglichkeiten, schneller an sein Geld zu kommen:

  • Weniger ist mehr: In vielen Fällen ist der mühsame Mahn-Mehrkampf gar nicht erforderlich.
  • Ausgetretene Wege verlassen: Setzen Sie auf persönliche Kontaktaufnahme. Rufen Sie an, schreiben Sie SMS-Kurznachrichten oder E-Mails oder nehmen Sie Kontakt über soziale Medien auf. Die Möglichkeit, Zahlungserinnerungen über Facebook, XING & Co. zu versenden, wird bisher recht selten genutzt und zeigt auch deshalb erstaunliche Wirkung. Das liegt daran, dass der Kontakt direkter und persönlicher ist – und sich die Kunden Ihrer Zahlungserinnerung nicht so leicht entziehen können. Selbstständige, die solche unkonventionellen Wege gehen, berichten von sehr guten Erfolgen – bei zugleich geringerem Aufwand.
  • Auch bei einem Telefonat kann Ihnen der Kunde nicht so leicht ausweichen, wenn im direkten Gespräch Verbindlichkeit gefordert wird. Falls Sie die Erfahrung machen, dass hartnäckige Schuldner Ihre Anrufe nicht entgegennehmen, versuchen Sie es einfach einmal mit Rufnummernunterdrückung. Eine SMS erreicht den Empfänger ebenfalls oft unerwartet: Das führt dazu, dass Schuldner eher reagieren und zahlen. Ein bisschen lästig dürfen (und sollten!) Sie säumigen Zahlern schon werden.


orgaMAX Mahnwache
orgaMAX unterstützt selbstverständlich das klassische Mahnwesen – das Programm hilft Ihnen aber auch dabei, kreative Mahnwege auszuprobieren:

  • Die Software überwacht Ihre offenen Rechnungen und weist Sie durch ein rotes Ampelsymbol in der Rechnungsliste automatisch darauf hin, dass die Zahlungsfrist überschritten ist.
  • Im Bereich „Finanzen“ – „Mahnungen“ finden Sie die dazugehörigen Mahnschreiben: Sie brauchen die Mahnungen nur noch auszudrucken und zu verschicken. Über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf den betreffenden Vorgang) rufen Sie die Seitenvorschau und den Druck-Dialog auf. Per „Stapeldruck gewählter Mahnungen“ lassen sich gleich mehrere Zahlungserinnerungen ansehen und ausdrucken.
  • Über das Kontextmenü können Sie aber auch sofort ein Telefongespräch starten, eine E-Mail senden und andere Kommunikationskanäle auswählen:
    Kontaktaufnahme im Mahnungsmenü | Vorgehensweise | orgaMAX Bürosoftware

  • Über „Gehe zu Kunde“ landen Sie direkt in der Kundenliste: Sofern beim betreffenden Kunden eine Mobilfunknummer hinterlegt und ein SMS-Provider ausgewählt ist, können Sie über das Kontextmenü auch gleich eine SMS verschicken.
  • Unter „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ – „Zahlungsbedingungen“ passen Sie die Voreinstellungen des Programms ganz gezielt an Ihren persönlichen Mahnstil an.
  • Über „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ – „Textbausteine“ nehmen Sie außerdem Einfluss auf die Standardformulierungen, die das Programm bei den einzelnen Mahnstufen verwendet.


Ganz gleich, welchen Weg Sie wählen: Bleiben Sie freundlich und entschieden im Ton – aber unnachgiebig in der Sache. Machen Sie sich vor jeder persönlichen Kontaktaufnahme klar, dass Sie kein Bittsteller sind, sondern einen Anspruch auf zeitnahe Zahlung des vereinbarten Honorars oder Kaufpreises haben. Schließlich haben Sie Ihren Teil der Vereinbarung eingehalten!