Unterschrift auf Ausgangsrechnungen? Gute Frage – nächste Frage

Wer nicht fragt, bleibt dumm. Unter dem Motto „Gute Frage – nächste Frage!?“ beschäftigen wir uns an dieser Stelle in loser Folge mit oft (oder zu Unrecht selten) gestellten Fragen. Heute: „Müssen Rechnungen eigentlich unterschrieben werden?“

Die gute Nachricht gleich vorweg: Rechnungen sind in aller Regel auch ohne Unterschrift gültig. In der langen Liste des § 14 Abs. 4 UStG finden sich alle möglichen Rechnungspflichtbestandteile – die Unterschrift des Ausstellers gehört nicht dazu. Auf orgaMAX Rechnungen ist daher standardmäßig keine Unterschrift vorgesehen.

Ausnahmen gelten allerdings in einigen freien Berufen: So sieht zum Beispiel § 9 Abs. 1 der Vergütungsverordnung für Steuerberater vor, dass ein Steuerberater seine Vergütung „nur auf Grund einer von ihm unterzeichneten und dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung einfordern“ kann. Ob Sie zu den Freiberuflern gehören, die ihre Rechnungen unterschreiben müssen, erfahren Sie bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband.

Manche Selbstständige möchten ihre Rechnungen aus Gründen der Höflichkeit freiwillig unterschreiben. Rechtlich ist das kein Problem: Im Gesetz finden sich keine Vorschriften über die Form einer Rechnung: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird […]“ Deshalb spricht überhaupt nichts dagegen, wenn ein kundenorientierter Dienstleister seine Rechnungen in Form eines Geschäftsbriefs verschickt.

Anders als mancherorts behauptet, ist Ihre Bezahlung dadurch nicht gefährdet: Dass betrügerische Rechnungsempfänger auf die Idee kommen, einfach einen „Betrag dankend erhalten“-Stempel über Ihre Unterschrift zu setzen, ist im Fall eines Geschäftsbriefs mit Anrede und abschließender Grußformel ausgesprochen unwahrscheinlich. Und wenn doch, dürfte der Versuch vor Gericht kaum Bestand haben.

Praxistipps:

• Unterschrifts-Grafiken für Ihre Korrespondenz können Sie im Bereich „Stammdaten > Mitarbeiter“ hinterlegen.
• In manchen Standardvorlagen (z. B. bei Briefen und Angeboten) sind Unterschriftsfelder vorgesehen. In die Rechnungsvorlage lässt sich die digitalisierte Unterschrift mit dem Vorlagen-Designer einbinden.
• Bei Bedarf können Sie die „Vorlagenanpassung“ aber auch von unserem Serviceteam erledigen lassen.