GoBD-konforme Archivierung Wie Sie mit orgaMAX konform arbeiten

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Auch nach mehr als drei Jahren tun sich viele Selbstständige und Unternehmer noch schwer mit den GoBD. Kein Wunder: Belastbare Erfahrungen aus der Prüfpraxis liegen bislang nicht vor. Ganz zu schweigen von einschlägigen Gerichtsurteilen, aus denen sich konkrete Anweisungen für die betriebliche Umsetzung sowie die Verwaltungs- und Prüfpraxis der Finanzämter ableiten lassen.

Grund genug, den Ball flach zu halten – dabei aber nicht den Kopf in den Sand zu stecken. Denn so viel ist sicher: Die GoBD gelten seit 2015 für alle Geschäftsleute – also auch für nicht-buchführungspflichtige Freiberufler und kleine Unternehmen. orgaMAX bietet deshalb eine Menge praxisnaher Funktionen und Tools, mit denen Sie Ihre Aufzeichnungen und Ihr Belegwesen GoBD-sicher machen. Nachdem wir kürzlich die Benutzer- und Rechteverwaltung der Büro-Software vorgestellt haben, beschäftigen wir uns heute mit der Archivierung interner orgaMAX-Dokumente:

Im Mittelpunkt der Finanzamts-Neugier stehen Abrechnungsdokumente (also Ihre Ausgangsrechnungen) und die dazugehörigen Zahlungsvorgänge. Der Prüfer möchte also vor allem wissen:

  • Haben Sie wirklich alle Einkünfte versteuert?
  • Haben Sie sämtliche Umsatzsteuer-Einnahmen gemeldet und abgeführt?
  • Stimmen die Angaben auf Ihren Ausgangsrechnungen mit den Angaben überein, die Ihre Kunden gegenüber dem Finanzamt gemacht haben? (Das kann er zwar nicht sofort feststellen – im Zweifelsfall mithilfe von Kontrollmitteilungen aber überprüfen lassen).

orgaMAX legt daher ein besonderes Augenmerk auf die GoBD-konforme Verwaltung von Ausgangsrechnungen. Dazu gehören insbesondere ...

  • der obligatorische Schutz vor nachträglicher Veränderung,
  • die automatische Aufzeichnung eines „Änderungsprotokolls“ (mit dem sich die Integrität von Rechnungsdokumenten glaubhaft machen lässt) sowie
  • die Möglichkeit, sämtliche Ausgangsrechnungen in einem externen „Rechnungsarchiv“ zu speichern.

 

Praxistipp: Wenn die Option „Rechnungsarchiv“ in den Programm-Grundeinstellungen aktiviert ist, legt das Programm jede abgeschlossene Rechnung automatisch im PDF-Format in einem von Ihnen vorgegebenen Dateiverzeichnis ab. Sie finden die Option „Rechnungsarchiv“ im Menü „orgaMAX > Einstellungen“ im Reiter „Grundeinstellungen“:

Rechnungsarchiv orgaMAX

Standardmäßig legt das Programm Ihr Rechnungsarchiv in folgendem Dateiverzeichnis an:

C:\ProgramData\Deltra\orgaMAX\Archiv

Sie können aber auch jedes andere Verzeichnis auf Ihrem Computer als Rechnungsarchiv festlegen. Dazu klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem voreingestellten Archivpfad und wählen im folgenden Auswahldialog das gewünschte Dateiverzeichnis. Sofern Sie eine Daten-Cloud in den Windows-Explorer eingebunden haben, können Sie Ihre Rechnungen übrigens auch dort archivieren!


Externes Archiv auf Nur-Lese-Datenträger

Mit dem Anlegen eines Rechnungsarchivs ist es allerdings noch nicht getan: Die Ablage im Dateisystem eines Computers ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen genügt dem Finanzamt nämlich nicht. In den GoBD heißt es dazu: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.“

Konkrete Angaben, um welche Maßnahmen es sich dabei handeln könnte, bieten die GoBD jedoch nicht. Die Speicherung im Dateisystem kann zwar grundsätzlich beibehalten werden: Sie müssen aber begleitende Maßnahmen ergreifen (z. B. dokumentierte Zugriffskontrollen, Entzug von Schreibrechten oder nachträgliches Kopieren auf einen Datenträger, der nur einmal beschreibbar ist).

Praxistipp: Am besten sichern Sie Ihre Ausgangsrechnungen in regelmäßigen Abständen auf einem Datenträger, der technisch gegen Änderungen geschützt ist: Eine für kleine Unternehmen praktikable Lösung ist z. B. die monatliche, mindestens jedoch jahresweise Speicherung aller Ausgangsrechnungen des betreffenden Zeitraums als ZIP-Archiv auf einer CD-ROM oder DVD.

 

Bitte beachten Sie: orgaMAX stellt zahlreiche Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe sich die Belegablage und Aufzeichnungen GoBD-sicher machen lassen. Für die konkrete Umsetzung ist aber letztlich jeder Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Das gilt insbesondere für das Zusammenspiel von klassischer Papier-Belegablage und der Archivierung elektronischer Dokumente. Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

 

Lektüretipps:

  • Eine ausführliche Beschreibung des GoBD-Workflows bietet unser Praxisleitfaden „So arbeiten Sie mit orgaMAX GoBD-konform“ (PDF, 2,3 MB)

  • Den O-Ton des Bundesfinanzministeriums zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) finden Sie im BMF-Schreiben vom 14. November 2014

  • Antworten auf viele GoBD-Zweifelsfragen sowie zahlreiche Praxishilfen und Umsetzungstipps bietet der umfangreiche und gut lesbare „AWV-Praxisleitfaden zur GoBD“, der auf der Website der  Bundessteuerberaterkammer zum Download bereitsteht (PDF, 1,84 MB)