Ausgangsrechnungen elektronisch signieren Das ist ja einfach!

Damit elektronische Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden, ist schon länger keine digitale Signatur mehr erforderlich. Die „Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit“ müssen aber trotzdem gewährleistetsein. Das verlangt § 14 Abs. 1 UStG. In welcher Weise diese Anforderungen erfüllt werden, darf jedes Unternehmen grundsätzlich selbst entscheiden.

Das gewählte Kontrollverfahren muss allerdings einen „verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen“. Wie ein solcher Prüfpfad auszusehen hat, verrät der Gesetzgeber nicht. Mangels verlässlicher Vorgaben zur Umsetzung des Kontrollverfahrens fürchten viele Selbstständige und Unternehmer böse Überraschungen bei einer Steuerprüfung.

Qualifizierte elektronische Rechnungssignatur
Vor allem bei hohen Rechnungsbeträgen sehen manche Geschäftspartner ihren Vorsteuerabzug in Gefahr. Sie verlangen von ihren Lieferanten und Dienstleistern daher eine qualifizierte elektronische Signatur unter deren Ausgangsrechnungen. Für solche Fälle bietet die „Online-Poststelle“ von orgaMAX die Möglichkeit, elektronische Rechnungen und Gutschriften Signaturgesetz-konform zu unterschreiben. Die Signaturfunktion übernimmt dabei der zertifizierte Dienstleister IO Factory GmbH.

Bitte beachten Sie: Damit Sie elektronische Dokumente signieren können, muss Ihr Zugang zur Online-Poststelle registriert und eingerichtet sein. Was dabei zu beachten ist, erfahren Sie im orgaMAX-Handbuch ab Seite 217.

Signaturfunktion der Online-Poststelle aktivieren
Um die elektronische Signatur ausgehender Rechnungen vorzubereiten, gehen Sie wie folgt vor:

Sie wechseln in den Arbeitsbereich „Office > Online-Poststelle“ und
klicken am unteren Seitenrand auf die Schaltfläche „Einstellungen Online-Poststelle“:

Im folgenden Konfigurations-Dialog können Sie im Abschnitt „Per E-Mail versendete Rechnungen“ festlegen, ob die Bürosoftware ...

Ihre Rechnungen „immer signieren“,
„immer fragen vor Signieren“ oder
„nie signieren“ soll.

Wenn Sie die Option „Beim Signieren von Rechnungen zusätzliches Prüfprotokoll erzeugen“ aktivieren, übermitteln Sie zusammen mit der signierten Rechnung gleich noch den Prüfnachweis zur elektronischen Signatur. Per Mausklick auf „OK F11“ speichern Sie die Einstellungen der Signaturfunktion.

Rechnungen und Gutschriften mit orgaMAX signieren
Das Verschicken signierter Rechnungen und Gutschriften unterscheidet sich fast gar nicht vom normalen Versand elektronischer Dokumente. In der Druckansicht Ihrer Rechnungen und Gutschriften klicken Sie wie üblich auf das „E-Mail“-Icon am rechten Fensterrand.

Falls Sie in den Einstellungen die Option „immer fragen vor Signieren“ aktiviert haben, bestätigen Sie die Frage des Programms, ob die Rechnung vor dem Versand elektronisch signiert werden soll, mit „Ja“:

Anschließend ...

überträgt orgaMAX Ihre PDF-Rechnung bzw. Ihre Gutschrift an den Signaturdienst,
holt das PDF-Dokument umgehend wieder ab und
fügt die signierte PDF-Rechnung als Anhang in eine neue E-Mail ein:

Falls Sie in den Signatur-Einstellungen das Erstellen eines Prüfprotokolls aktiviert haben, fügt das Programm außerdem ein „Verifikationsprotokoll (gemäß SigG)“ in den E-Mail-Anhang ein. Das Signaturprotokoll entspricht den Anforderungen des Signaturgesetzes:

Bitte beachten Sie:
Durch die gesetzeskonforme Signatur sind alle Beteiligten bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite. Diese Sicherheit kostet pro Rechnung gerade einmal 15 bis 20 Cent (zuzüglich Umsatzsteuer). Der genaue Signaturpreis ist abhängig vom gewählten Poststellen-Tarif. Damit ist eine elektronische Rechnung immer noch deutlich preiswerter als der konventionelle Papierversand.