Mehrere Dokumente auf einmal exportieren orgaMAX-Praxistipp

Dokumentenexport in orgaMAX Illu

Das Dokumenten-Management mit orgaMAX ist keine statische Insellösung. Sie können Ihre elektronischen Unterlagen nachträglich bearbeiten, exportieren und auch weitergeleiten. Das ist zum Beispiel beim Dokumentenaustausch mit Steuerberatern, Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern hilfreich.

Viele Anwender des Moduls „Dokumente PRO“ wünschen sich daher die Möglichkeit, gleich mehrere Dateien aus der orgaMAX-Ablage auf einmal zu exportieren. Die gute Nachricht: Der Mehrfach-Export ist seit der orgaMAX-Version 20.03.01.001 möglich. Den neuen Kontextmenü-Sammelbefehl „Dokumente exportieren“ finden Sie in allen wichtigen Arbeitsbereichen – zum Beispiel unter:

  • Stammdaten (Interessenten, Kunden, Lieferanten, Artikel)
  • Verkauf (Angebote, Rechnungen, Aufträge) oder
  • Finanzen (Zahlungen Bank / Kasse, Eingangsrechnungen

 

Beispiel Kunden-Dokumente exportieren

Angenommen, Sie exportieren auf einen Schlag Dokumente, die Sie verschiedenen Kunden zugeordnet haben. Dann ...

  • markieren Sie die betreffenden Datensätze,
  • klicken im Kontextmenü auf „Dokumente exportieren“ und
Dokumentenexport Schritt 1
  • legen im folgenden Fenster „Ordner auswählen“ das lokale Verzeichnis fest, in dem orgaMAX die Dokumente ablegen soll und
  • klicken auf „Ordner auswählen“.

 

Daraufhin speichert orgaMAX Ihre Dokumente im gewünschten Verzeichnis. Besonders praktisch: Um die Weiterverarbeitung zu erleichtern, wird dabei für jeden Datensatz (Kunde, Eingangsrechnung oder Zahlungsvorgang) ein Unterordner angelegt. In unserem Beispiel sieht der Export-Ordner zum Beispiel so aus:

Dokumentenexport Dateistruktur

Dokumentenaustausch mit dem Steuerberater

Auf dieselbe Weise können Sie im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank / Kasse“ auch alle elektronischen Eingangsrechnungen und ähnliche Zahlungsbelege exportieren und anschließend an Ihren Steuerberater weiterleiten:

Dokumentenexport Schritt 2

Das Export-Verzeichnis sieht bei Zahlungsbelegen anschließend so aus:

Dokumentenstruktur 2

Zusatztipp: Wenn Sie die exportierten Dokumente weiterleiten möchten (z. B. an Ihren Steuerberater)

  • wechseln Sie zum übergeordneten Dateiverzeichnis (in diesem Fall „Zahlungsbelege“),
  • klicken mit der rechten Maustaste darauf und
  • wählen im folgenden Windows-Kontextmenü die Funktion „Senden > ZIP-komprimierter Ordner“
Zip-Tipp orgaMAX

Die komprimierte ZIP-Datei können Sie Ihrem Steuerberater anschließend auf einem USB-Stick oder per E-Mail zukommen lassen. Falls Sie sich für den E-Mailweg entscheiden, nutzen Sie am besten eine verschlüsselte Übertragung.