Dokumenten-Management für Einsteiger (Teil 3) orgaMAX Praxistipp

In den beiden ersten Folgen hatten wir gezeigt, wie Sie auf die praktischen orgaMAX-Dokumentenmappen (1.) blitzschnell zugreifen und sie im Handumdrehen (2.) mit Inhalten füllen. Über Verknüpfungen zu Verzeichnissen und Dateien lassen sich verstreut gespeicherte Informationen dabei ganz bequem an einer zentralen Stelle zusammenfassen. Auf diese Weise entstehen endlich vollständige und schnell verfügbare elektronische Kunden- und Auftragsakten.

Statt punktuelle Verknüpfungen zu bestimmten Stellen des Windows-Dateisystems anzulegen, können Sie auch den Basis-Dokumentenpfad von orgaMAX anpassen. Die Pfadangaben finden Sie unter „Datei > Einstellungen > Allgemein“ im Register „Grundeinstellungen“ im Abschnitt „Pfade“:

Über die Schaltfläche mit den drei Punkten öffnen Sie einen Auswahldialog, über den Sie einen Dokumentenpfad Ihrer Wahl einstellen. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, die Struktur einer bereits vorhandenen Dokumentenablage direkt in orgaMAX einzubinden! Bitte beachten Sie: Der Standard-„Pfad für Dokumente“ lautet „C:\Programme\orgaMAX\Dokumente“. Die dort gespeicherten Dokumente sind nach „Mandanten“ gegliedert: 

• Mandant „0“ enthält normalerweise die Demodaten,
• Mandant „1“ die Daten des eigenen Betriebs („Meine Firma“).

In den Dokumenten-Ordnern der einzelnen Mandaten wiederum befinden sich neben den Kunden-Dokumenten auch die Dokumenten-Sammlungen für Artikel, Aufgaben, Lieferanten, Rechnungen etc. 

Welche Ordner im Einzelnen dort bei Ihnen angezeigt werden, hängt von den bislang erfassten Dokumenten, Ihrer orgaMAX-Version und den installierten Zusatzmodulen ab. Ganz wichtig: Bitte ändern Sie den Standard-Dokumentenpfad nur dann, wenn Ihnen die grundlegende Logik des Windows-Dateisystems und die Konsequenzen des Kopierens und Verschiebens von Dateien und Ordnern vertraut sind. Sonst verlieren Sie womöglich den Überblick, an welcher Stelle des Computers sich welche Dokumente befinden. Am besten lassen Sie sich bei der Anpassung von einem erfahrenen Anwender oder vom orgaMAX Serviceteam unterstützen.