Automatischer Rechnungsversand beim Mahnen orgaMAX-News

Schon gesehen? Das orgaMAX-Mahnwesen hat neuerdings eine praktische Zusatzfunktion: Wenn Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen per E-Mail an säumige Kunden senden, können Sie die zugrundeliegende Rechnung gleich mitschicken.

Auf diese Weise sorgen Sie für noch mehr Klarheit und vermeiden Missverständnisse. Das ist zum Beispiel für Stammkunden hilfreich, bei denen parallel mehrere Vorgänge offen sind. Und weil Sie den Rechnungsversand beim Mahnen standardmäßig voreinstellen können, verursacht die höhere Mahnqualität im Alltag weder Arbeit noch Zusatzkosten.

Versandautomatik aktivieren

So gehen Sie vor:

Unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ klicken Sie auf „Zahlungsbedingungen“,
wechseln zum Register „Debitorisch („auf Rechnung“)“,
wählen dort die passende Zahlungsart (z. B. „Sofort Netto Kasse“ oder „14 Tage / 2 % Netto“),
setzen ein Häkchen vor die Option „anzumahnende Rechnung beim E-Mail Versand aus Rechnungsarchiv anhängen“ und
übernehmen die Voreinstellung mit einem Mausklick auf die Schaltfläche „OK F11“:

Falls Sie mehrere Zahlungsarten nutzen, bei denen Ihre Kunden „auf Rechnung“ zahlen, aktivieren Sie die Option auch bei den anderen Zahlungsbedingungen. Sobald die Option überall aktiviert ist, schließen Sie die Voreinstellung per Mausklick auf „OK F11“ ab.

Das war’s auch schon: Wenn Sie künftig Mahnungen per E-Mail verschicken, findet der Kunde im Anhang nicht nur die Zahlungserinnerung im PDF-Format, sondern auch die zugrundeliegende Rechnung. Auf diese Weise stellen Sie unmissverständlich klar, auf welche Ausgangsrechnung sich die Zahlungserinnerung bezieht.

E-Mail-Texte anpassen

Um für noch mehr Klarheit zu sorgen, können Sie die Standard-Textbausteine für E-Mails entsprechend anpassen. So weisen Sie die Empfänger Ihrer Mahn-Mails bereits im E-Mail-Anschreiben darauf hin, dass die Ursprungsrechnung im Anhang zur Information mitgeschickt wird.

Die E-Mail-Textbausteine für den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen finden Sie unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ im Abschnitt „Textbausteine“.

Dort wechseln Sie in das Register „Mahnungen“,
wählen den Textbaustein der Mahnstufe (z. B. „1. Mahnung“),
öffnen die Registerkarte „E-Mail Text“,
passen den Standardtext an Ihre Vorstellungen an

Speichern Sie danach Ihre Änderungen per Mausklick auf „OK F11“.

Die genannten Schritte wiederholen Sie anschließend für die E-Mail-Textbausteine aller anderen Mahnstufen.

Zusatztipp:
Bei dieser Gelegenheit passen Sie bei Bedarf auch gleich die Formulierungen der Einleitungs- und Schlusstexte Ihrer Mahnungen an. Die erforderlichen Änderungen nehmen Sie im Register „Vorgangstext“ vor:

Ausblick: Auch die Betreffzeilen Ihrer E-Mails können Sie bei den verschiedenen Vorgangsarten an die eigenen betrieblichen Erfordernisse und persönlichen Vorstellungen anpassen. Wie das geht, zeigen wir in einer der nächsten Newsletter-Ausgaben.