Handelsbräuche Was ist eigentlich ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben?

Ein „kaufmännisches Bestätigungsschreiben" kann bei unerfahrenen Unternehmern für böses Erwachen sorgen. Zum Glück sind nicht alle Selbstständigen gefährdet: Betroffen sind grundsätzlich „nur“ Kaufleute.

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist ein Handelsbrauch, der Eingang ins Gewohnheitsrecht gefunden hat. Wer bei B2B-Geschäften auf ein solches Bestätigungsschreiben hin nicht reagiert, zeigt sich mit den darin enthaltenen Konditionen einverstanden. Mit anderen Worten: „Wer schweigt, scheint zuzustimmen“. Damit handelt es sich um einen der seltenen Fälle, in denen die Willenserklärung zum Zustandekommen eines Vertrages durch Unterlassen erfolgt.

Bestätigungsschreiben als B2B-Turbo
Hintergrund: In Zeiten fehlender Telekommunikation und langer Postlaufzeiten diente die „Zustimmungsfiktion“ der Vereinfachung und Beschleunigung des Geschäftsverkehrs. Zwischen ehrbaren Kaufleuten galt in beiderseitigem Interesse als ausgemacht: Wenn der Empfänger nicht ausdrücklich widerspricht, tritt der Deal in Kraft – so wie im Bestätigungsschreiben zusammengefasst.

Der Auftragnehmer konnte sich die ausdrückliche Antwort sparen und zeitnah mit der Vertragserfüllung beginnen – zum Beispiel die versprochene Lieferung auf den Weg bringen. Trotz verbesserter Kommunikations-Voraussetzungen sind kaufmännische Bestätigungsschreiben auch im 21. Jahrhundert noch gängige Praxis bei B2B-Geschäften. Wer ins Handelsregister eingetragen ist, tut daher gut daran, seine Geschäftspost regelmäßig zu öffnen, gründlich zu lesen und unzutreffenden Bestätigungsschreiben zu widersprechen!

Rechtliche Grundlagen
Gesetzlich geregelt sind Form, Inhalt und konkrete Wirkung solcher Bestätigungsschreiben nicht. Dass Kaufleute auf die „im Handelsverkehr geltenden Gewohnheiten und Gebräuche Rücksicht zu nehmen“ haben, ist jedoch in § 346 HGB festgelegt. Diese Gewohnheiten und Gebräuche wiederum können sowohl in „Handlungen und Unterlassungen“ bestehen.

Geltungsbereich:
Kaufmännische Bestätigungsschreiben sind für alle Kaufleute im Sinne des § 1 HGB zu beachten.

Voraussetzungen:

Im Vorlauf des Schreibens müssen tatsächlich Vertragsverhandlungen stattgefunden haben. Die Beweislast trägt im Zweifel der Versender des Bestätigungsschreibens. Ein ausdrücklicher Vertragsschluss ist aber nicht erforderlich.
Die besprochenen Vertragsbestandteile werden vom Absender im Bestätigungsschreiben redlich zusammengefasst: Bei nicht ausdrücklich getroffenen Vereinbarungen oder gar Abweichungen muss der Absender davon ausgehen können, dass der Empfänger die Konditionen billigt.
Die Funktion eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens kann ein Dokument auch dann erfüllen, wenn es eine andere Bezeichnung / Überschrift trägt.
Weicht das Bestätigungsschreiben gravierend vom Inhalt der vorangegangenen Vertragsverhandlungen ab, liegt kein bindendes kaufmännisches Bestätigungsschreiben vor. In dem Fall kommt auch ohne Widerspruch kein Vertrag zustande.
Widerspricht der Empfänger eines Bestätigungsschreibens, kommt der Vertrag ebenfalls nicht zustande. Der Widerspruch muss unverzüglich erfolgen. Auch im Informationszeitalter hat der Empfänger das Recht auf eine angemessene Bedenkzeit. Als Anhaltspunkt für eine unverzügliche Reaktion gelten einige Tage bis etwa eine Woche.

Wirkungslos bleiben kaufmännische Bestätigungen auch dann, wenn beide Seiten Schreiben mit widersprüchlichen Inhalten verschicken.

Abgrenzung zur Auftragsbestätigung
Bitte beachten Sie:Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist etwas anderes als die klassische Auftragsbestätigung. Bei der Auftragsbestätigung handelt es sich um die Annahme eines vorliegenden Angebotes: Sie enthält die zweite Willenserklärung, durch die der Vertrag rechtskräftig geschlossen wird. Ob zuvor schriftliche Angebote verschickt wurden und / oder die Verhandlungen mündlich, telefonisch oder per E-Mail stattgefunden haben, spielt keine Rolle.

Da Auftragsbestätigungen häufig genutzt werden, um zuvor noch nicht ausgehandelte Aspekte zu regeln (z. B. Zahlungs- und Lieferbedingungen oder Haftungsfragen), greift zwischen Kaufleuten auch hier eine Zustimmungsfiktion: Ist der Empfänger mit bestimmten Klauseln nicht einverstanden, muss er ausdrücklich widersprechen. Anderenfalls tritt der Vertrag zu den in der Auftragsbestätigung genannten Konditionen in Kraft.

Weitere Handelsbräuche
Ein Handelsbrauch unter Kaufleuten liegt nach Auffassung des BGH immer dann vor, wenn es sich um eine „untereinander verpflichtende Regel handelt, die auf einer gleichmäßigen, einheitlichen und freiwilligen tatsächlichen Übung beruht, die sich innerhalb eines angemessenen Zeitraumes für vergleichbare Geschäftsvorfälle gebildet hat und der eine einheitliche Auffassung der beteiligten Kreise zugrunde liegt.“

Die Zahl der informellen Handelsbräuche nimmt immer weiter ab. Einen gewissen Bekanntheitsgrad haben noch die Gepflogenheiten bei Versteigerungen oder beim Aktienhandel auf dem Börsenparkett. Zuständig für die Beobachtung der Märkte und Verkehrssitten sind die Industrie- und Handelskammern. Bei Streitigkeiten sind die Kammern auch zuständig für gutachterliche Stellungnahmen.

Falls Sie Fragen zu Handelsbräuchen Ihrer Branche haben, wenden Sie sich am besten an die IHK vor Ort. Sie können aber auch bei Ihrem Branchen- oder Berufsverband nachfragen.

Um den eigenen Versicherungsbedarf zu ermitteln, ist zunächst einmal ein Überblick über die wichtigsten Versicherungsarten unverzichtbar. Beginnen wir mit einer Form der Absicherung, die Freiberufler und Unternehmer leider allzu oft vernachlässigen – der eigenen:

1. Die persönliche Absicherung

Bevor Sie sich mit betrieblichen Versicherungen beschäftigen, denken Sie besser erst einmal an sich selbst: an Ihre private Absicherung. Zum Unternehmersein gehört, sich auch um den eigenen Schutz aktiv zu kümmern. Mit der privaten oder gesetzlichen Krankenversicherung ist es nicht getan:

Im Krankheitsfall muss auch der Verdienstausfall aufgefangen werden (Krankengeld, Krankentagegeld)
Es sollte eine Vorsorge für den Fall der Berufsunfähigkeit geben
Die Altersvorsorge muss ebenfalls geregelt sein

Leider lassen viele Gründer und Selbstständige den privaten Aspekt außer Acht. Solche Versicherungslücken schließen Sie am besten zuallererst.

2. Haftpflicht

Wenn Sie durch Ihr Verhalten (oder Unterlassen) einem anderen Menschen Schaden zufügen, müssen Sie Schadenersatz leisten. Gegen solche Haftungsansprüche beugen Sie durch eine Haftpflichtversicherung vor. Während durch eine private Haftpflichtversicherung die meisten Risiken des Privatlebens abgedeckt sind, gibt es im Geschäftsleben viele verschiedene Arten von Haftpflichtversicherungen:

Eine Betriebshaftpflichtversicherung übernimmt Personen- oder Sachschäden, die aus dem Betrieb des Unternehmens resultieren. Beispiele:

Ein Kunde stürzt in Ihrem Büro und bricht sich ein Bein
Sie beschädigten beim Einsatz vor Ort eine teure Maschine Ihres Kunden

Die Berufshaftpflichtversicherung sichert Vermögensschäden ab, die Dritten aus Ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen, etwa durch ...

Falschberatung,
unpassende Anweisungen an Ihre Mitarbeiter oder
weil ein von Ihnen gestaltetes Design zu Copyright-Ärger führt

Berufs- und Betriebshaftpflicht versichern also unterschiedliche Schäden. Vereinfacht gesagt: Der Architekt benötigt auf jeden Fall eine Berufshaftpflichtversicherung, die Baufirma sollte unbedingt eine Betriebshaftpflichtversicherung abschließen.

Die Produkthaftpflichtversicherung übernimmt Personenschäden, Sachschäden und Vermögensschäden, die infolge mangelhafter Produkte entstehen, aber auch durch fehlerhafte Gebrauchsanweisungen etc. Es gibt sie auch für Händler, soweit diese für die Produktsicherheit haften. Gedeckt sind nur Schadenersatzansprüche des Kunden, nicht jedoch Gewährleistungsansprüche.
Eine Umweltschadenhaftpflichtversicherung ist eine spezielle Form der Betriebshaftpflichtversicherung. Sie ist dann sinnvoll, wenn regelmäßig umweltgefährdende Stoffe gelagert oder benutzt werden. Umweltschäden können zu enormen Schadenersatzforderungen führen.
Die D&O-Versicherung (= „Directors- & Officers-Versicherung“ oder auch „Organ- und Manager-Haftpflichtversicherung“) wird von Unternehmen abgeschlossen. Versichert ist jedoch die persönliche Haftung von leitenden Angestellten. Fehler in der Geschäftsführung können einem GmbH-Geschäftsführer schnell Schadenersatzforderungen einbringen, eine Insolvenz der Gesellschaft in den privaten Ruin führen. Deshalb ist diese Absicherung auf jeden Fall überlegenswert.

Sonderfall: Rechtsschutzversicherung

Eine Firmenrechtsschutzversicherung übernimmt Anwalts- und Prozesskosten. Sinnvoll sein kann beispielsweise Arbeitsrechtsschutz oder Verkehrsrechtsschutz. Auch wer seinen Umsatz mit wenigen, großen Projekten erwirtschaftet, sollte über Rechtsschutz nachdenken. Im Konfliktfall drohen unter Umständen hohe Streitwerte.

Sonderfall: Cyber-Versicherungen

Cyber-Schutz ist aktuell der Wachstumsmarkt für die Versicherer. Diese Versicherungen decken Schäden durch Hacker-Angriffe, IT-Pannen und Trojaner ab, und zwar sozusagen im Querschnitt: sowohl Eigenschäden und Schadenersatzforderungen von Kunden und Geschäftspartnern als auch Rechtsschutz.

Das ist wichtig, weil Schadenersatzforderungen von Dritten oft den größten Schaden ausmachen – etwa nach einem großen Datendiebstahl. Viele Cyber-Versicherungen umfassen zudem Soforthilfeangebote, wie zum Beispiel durch IT-Notfallteams. Solche Policen sind grundsätzlich sinnvoll: Der Versicherungsschutz muss jedoch zur eigenen Geschäftstätigkeit passen.

3. Eigenschäden

Inhaltsversicherung: Wie eine Art „betriebliche Hausratversicherung“ kommt sie für Schäden auf, die durch Sturm und Hagel, Feuer, Einbruch oder Leitungswasser entstehen. Wenn der Verlust an Inventar und Vorräten Ihr Unternehmen finanziell aus der Bahn werfen würde, ist diese Police sinnvoll. Einbrecher sind für kleine Unternehmen eine reale Bedrohung.
Ertragsausfall-/Betriebsunterbrechungsversicherung: Ersatz des Gestohlenen nach einem Einbruch ist das eine. Noch teurer kann der Ertragsausfall werden, wenn der Betrieb erst einmal nicht weiterläuft. Als „kleine Betriebsunterbrechung“ ist häufig eine Pauschalsumme in der Inhaltsversicherung mitversichert. Wenn eine Ausfallzeit wirklich zum Problem werden kann, sollte man über eine „große Betriebsunterbrechungsversicherung“ nachdenken: Sie leistet auch bei weiteren Ursachen – etwa bei vorsätzlicher Beschädigung durch Dritte. Vor allem aber lässt sich die Deckungssumme individuell passend festlegen.
Elektronikversicherung, Maschinenversicherung: Hängt Ihr Betrieb von einigen wenigen Anlagen oder Geräten ab, in denen viel Kapital steckt? Dann sollten Sie über eine gezielte Sachversicherung nachdenken. Andernfalls müssen Sie nach einer Havarie, einem Diebstahl, einer Beschädigung durch Dritte oder einem fatalen Bedienfehler die Neubeschaffung aus eigenen Mitteln finanzieren. Wichtig: Der Wiederbeschaffungswert sollte versichert sein, nicht der Zeitwert. Außerdem muss die Versicherung wirklich passen – handelt es sich um eine Maschine oder eine elektronische Anlage? Für den Ertragsausfall benötigen Sie einen eigenen Versicherungs-Baustein – siehe oben.
Feuerversicherung, Gebäudeversicherung: Wenn man eigene Immobilien gewerblich nutzt, sollte man gegen Schäden durch Feuer, Leitungswasser sowie Unwetter versichert sein. Dabei gibt es spezielle Deckungen für Immobilien, die sowohl privat wie gewerblich genutzt werden.

Nachdem Sie sich einen Überblick über sinnvolle gewerbliche Versicherungen verschafft haben, folgt die Feinabstimmung im eigenen Betrieb. Entscheidend ist nicht nur, welche Versicherungen passen: Es kommt auch auf die konkret versicherten Risiken, sonstige Konditionen und das Kleingedruckte an.

Ausblick:
Worauf Sie beim Abschluss betrieblicher Versicherungen achten sollten, erfahren Sie in Teil 2 unseres Versicherungs-Schwerpunkts in einem der nächsten orgaMAX-Newsletter. Bleiben Sie dran!