So verwandeln Sie Rabatte in Zuschläge orgaMAX-Praxistipp

Mit orgaMAX können Sie die Standardpreise Ihrer Artikel im Einzelfall gezielt anpassen. Rabatte sind sowohl auf Positionsebene als auch auf den Gesamt-Rechnungsbetrag möglich. Umgekehrt können Sie aber auch Preis-Zuschläge vornehmen. Der Trick dabei: Sie vergeben Rabatte mit negativem Vorzeichen! Diese Möglichkeit haben Sie sowohl bei Angeboten als auch bei Rechnungen.

Angenommen, Sie möchten die Sonderanfertigung oder Über-Nacht-Lieferung eines Standardartikels in Rechnung stellen – ohne für den Preisaufschlag eigens eine separate Position anzulegen. Dann tragen Sie in der Rabatt-Spalte des Rechnungs-Dialogs „Positionen bearbeiten“ einfach einen negativen Rabatt-Prozentsatz ein:

Im Beispiel erhöht sich der Listenpreis der Rechnungs-„Pos. 02“ durch den 25-prozentigen Zuschlag von 199 Euro auf 248,75 Euro. Auf der Rechnung stellt sich der Preisaufschlag so dar:

Als hemdsärmeliger Workaround für schnelle Abrechnungen mit Stammkunden ist die Angabe eines negativen Prozentsatzes in der Rabattspalte vertretbar. In vielen anderen Fällen dürfte ein Minus-Rabatt aber für Irritation bei Kunden sorgen.

Vom Gesamtrabatt zum Preiszuschlag
Deshalb bietet Ihnen orgaMAX mit dem „Gesamtrabatt“ eine Alternative, die für Empfänger von Angeboten und Rechnungen leichter nachvollziehbar ist. Auch beim Gesamtrabatt gibt es die Möglichkeit, Zuschläge in Form negativer Beträge oder Prozentsätze sowie aufgerundeter Gesamtbeträge vorzunehmen.

Dabei haben Sie die Möglichkeit, für jede Rabatt- und / oder Zuschlagsart separate „Artikel“ anzulegen. Ihre aussagekräftigen Artikelbeschreibungen brauchen Sie nur einmalig festzulegen - z. B. ...

„Expresslieferung: + 10 %“
„Über-Nacht-Lieferung: 25 % Zuschlag“,
„Sonderanfertigung / Premium-Produktion: 50 % Zuschlag“
„Wochenend- / Feiertagszuschlag: + 50 %“

Anschließend können Sie die Angaben als Positionstexte per Knopfdruck in den Vorgang übernehmen.

Schritt für Schritt zur Zuschlag-Position
Um einen Zuschlag einzugeben, übernehmen Sie zunächst den oder die gewünschten Artikel zu Standardpreisen in den Vorgang. In der Rabattspalte tragen Sie diesmal nichts ein. Stattdessen klicken Sie oberhalb der Positionsliste auf die Schaltfläche „weitere Funktionen“ und dann auf „Gesamtrabatt einfügen“:

Im „Gesamtrabatt“-Eingabedialog klicken Sie auf den 3-Punkte-Button neben dem „Artikel für die Rabattposition“ (= Zuschlagsposition):

Da Sie bisher noch keine Rabatt- oder Zuschlagartikel definiert haben, klicken Sie in der folgenden „Artikelauswahl“ auf den Button „Neuen Artikel anlegen – F2“:

orgaMAX öffnet daraufhin den Artikelstamm und legt gleich einen neuen Artikel-Datensatz an. Dort ...

(1)tragen Sie eine „Artikel-Nr.“ (z. B. „ZU01“) und

(2)einen „Artikeltext“ mit der Zuschlags-Beschreibung ein (z. B. „Expresslieferung: + 10%“) und achten zudem darauf, dass der

„MwSt.-Satz“ mit dem Steuersatz der zugrundeliegenden Lieferung oder Dienstleistung übereinstimmt:

Mit einem Mausklick auf den Button (4) „OK – F11“ speichern Sie Ihren Zuschlagsartikel. Mit „Übernehmen – F11“ fügen Sie den neuen Artikel „ZU01“ in den Vorgang ein. Es gibt drei Möglichkeiten, Rabatt- und Zuschlagartikel in Vorgänge einzubeziehen:

(1) „festen Rabattbetrag verwenden“ (Zuschlag = Rabattbetrag mit negativem Vorzeichen!),

(2) „prozentualer Rabatt auf Gesamtsumme“ (Zuschlag = Rabatt-Prozentsatz mit negativem Vorzeichen) oder eine

(3) „fixe neue Gesamtsumme festlegen“:

Der 10-prozentige Zuschlag für die „Expresslieferung“ findet sich in der Rechnung als separate Position unterhalb der bislang erfassten Positionen wieder:

In der Druckansicht der Rechnung sieht das dann zum Beispiel so aus:

Berechnungsgrundlage von Zuschlag- und Rabattpositionen sind grundsätzlich die „Gesamtpreise“ aller bisher eingegebenen Positionen. Falls Sie nachträglich weitere Positionen eintragen, passt das Programm die Zuschläge und Rabatte nicht automatisch an!

Gesamtrabatt / Gesamtzuschlag auf Positionsebene
Auf diese Weise können Sie die Funktion „Gesamtrabatt einfügen“ einsetzen, um einen Preisnachlass oder einen Zuschlag auf nur auf einen Teil des Vorgangs oder nur eine bestimmte Einzelposition zu beziehen.

Angenommen, im Beispiel sei nur Position 1 per Express geliefert worden – die weiteren Artikel hingegen auf normalem Weg. Dann tragen Sie die Zuschlagposition direkt unter dem vorab gelieferten Artikel an Position 2 ein. Erst dann erfassen Sie die weiteren Artikel. Im Beispiel sieht das dann so aus:

Der 10-prozentige Zuschlag bezieht sich nun nur auf Pos. 1 und fällt mit 15,90 Euro niedriger aus als im Ursprungsbeispiel (35,80 Euro). Durch den geringeren Zuschlag ist der Gesamt-Rechnungsbetrag mit 444,94 Euro ebenfalls entsprechend niedriger als zuvor (468,62 Euro).

Bitte beachten Sie:

Einen „Gesamtrabatt auf Positionsebene“ können Sie je Vorgang nur einmal eintragen. Jede weitere Rabatt- oder Zuschlagsposition bezieht den zuvor bereits eingegebenen Zu- oder Abschlag mit ein. Das führt zu Berechnungsfehlern.
Kombinieren lässt sich der „Gesamtrabatt auf Positionsebene“ dagegen mit den eingangs beschriebenen Einzelrabatten und -zuschlägen auf Positionsebene.

Wichtig: Ein Verschieben von Zuschlag- und Rabattpositionen wirkt sich nicht auf deren Positionswerte aus. Einzel- und Gesamtpreis des Zuschlags oder Rabatts bleiben gleich. Wenn Sie die Berechnungsgrundlage ändern wollen...

löschen Sie eine vorhandene Zuschlag- oder Rabattposition und
tragen sie über die Schaltfläche „weitere Funktionen > Gesamtrabatt einfügen“ wieder neu ein