Checkliste EingangsrechnungenSo sichern Sie Ihren Vorsteuerabzug!

Welche Angaben eine finanzamtskonforme Rechnung enthalten muss, ist in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz nachzulesen. Bei Ausgangsrechnungen sind Sie als orgaMAX Anwender auf der sicheren Seite: Sofern Sie unter „Stammdaten > Meine Firma > Firmendaten“ alle Informationen zu Ihrem Unternehmen eingegeben sowie vollständige Angaben über Ihren Kunden und die Auftragsdetails gemacht haben, entsprechen die eigenen Rechnungsdokumente automatisch den gesetzlichen Form- und Inhaltsvorschriften.

Da orgaMAX Rechnungen zudem GoBD-konform erstellt und gespeichert werden, haben normalerweise weder Finanzamtsprüfer noch Rechnungsempfänger daran etwas auszusetzen. Umso wichtiger ist der kritische Blick auf Ihre Eingangsrechnungen: Falls Sie unvollständige oder fehlerhafte Rechnungsdokumente akzeptieren, kann Sie das teuer zu stehen kommen. Fehler des Rechnungsausstellers gehen nämlich zulasten des Empfängers!

Bitte beachten Sie: Da es sich um eine Bestimmung des Umsatzsteuergesetzes handelt, ist zunächst „nur“ der Vorsteuerabzug gefährdet. Je nach Wert unvollständig abgerechneter Lieferungen und Leistungen können im Laufe eines Jahres selbst bei kleinen Betrieben aber bereits hunderte oder tausende von Euro strittig sein. Gelingt es Ihnen nicht, die Richtigkeit einer fehlerhaften Rechnung zumindest plausibel zu machen, kann zudem der Betriebsausgaben-Abzug aberkannt werden. Dadurch steigt dann der zu versteuernde Gewinn bzw. Einnahmenüberschuss – und Sie müssen auch noch mehr Einkommensteuer bezahlen!

Da Ihnen orgaMAX die Überprüfung von Abrechnungsdokumenten nicht abnehmen kann, sollten Sie sich angewöhnen, einen kritischen Blick auf jede Eingangsrechnung zu werfen. Einige Rechnungsbestandteile werden Sie ja ohnehin im eigenen Interesse kontrollieren:

  • Stimmen die Preise der einzelnen Positionen?
  • Wurden eventuell zugesagte Rabatte und Boni berücksichtigt?
  • Stimmen die vereinbarten Liefer-, Leistungs- und Zahlungskonditionen?

 

Vor allem bei höheren Beträgen und regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen sollten Sie darüber hinaus prüfen, ob auch sämtliche Zwischenrechnungen und die Gesamtsumme stimmen. Lassen Sie sich bloß nicht von professioneller Optik täuschen: Nicht bei jeder scheinbar maschinell erstellten Rechnung werden die Grundrechenarten einwandfrei angewendet. Wie so oft: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser!

Checkliste Rechnungs-Pflichtbestandteile
Die rechnerische Richtigkeit vorausgesetzt, interessieren sich Finanzamtsprüfer vor allem für die Top10 der folgenden Rechnungs-Checkliste:

  • Stimmen Firma, Name und Anschrift des Rechnungsausstellers?
  • Stimmen Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers?
  • Ist die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers enthalten?
  • Ist das Ausstellungsdatum der Rechnung angegeben?
  • Ist eine Rechnungsnummer vorhanden?
  • Sind richtige Angaben über Art und Anzahl der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung angegeben?
  • Ist das richtige Lieferdatum angegeben?
  • Sind die Rechnungsbeträge nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselt?
  • Sind die enthaltenen Umsatzsteuerbeträge ausgewiesen?
  • Werden Gründe für eventuelle Umsatzsteuer-Befreiungen benannt?


Bitte beachten Sie:
Nicht ganz so hoch liegt die Finanzamts-Latte bei den sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Das sind Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro. Hier genügen gemäß § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung die folgenden Angaben:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • Art und Menge der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung,
  • Gesamt-Rechnungsbetrag sowie Steuersatz des enthaltenen Umsatzsteueranteils oder Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung.


Was tun bei Fehlern?

Als Unternehmer haben Sie laut § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG einen gesetzlichen Anspruch auf eine Rechnung: Sofern ein Unternehmen „einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen […] ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen.“

Wichtig: Wenn im Umsatzsteuergesetz von einer Rechnung die Rede ist, dann ist damit nicht irgendeine Rechnung, sondern UStG-konforme Rechnung gemeint. Das Korrigieren fehlerhafter oder unvollständiger Rechnungen macht zwar allen Beteiligten Mühe – ist aber zulässig. Als Empfänger sind Sie sogar verpflichtet, die Korrektur zu verlangen.

Sie brauchen das ja nicht unbedingt in schulmeisterlichem Ton einzufordern: Am besten sprechen Sie mit Ihrem Lieferanten oder Dienstleister über den Fehler, bevor Sie die Rechnung begleichen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit des Entgegenkommens. Da der Aussteller möglichst bald sein Geld bekommen möchte, erhalten Sie daraufhin meistens problemlos eine korrigierte neue Rechnung.

Falls Sie sich mit Ihrem Geschäftspartner nicht auf dem kleinen Dienstweg einigen können, wenden Sie sich sicherheitshalber an Ihren Steuerberater. Sie können notfalls sogar direkt beim Finanzamt nachfragen, ob eine Rechnung vorschriftsmäßig ist. Wenn nicht, teilen Sie das Ihrem Lieferanten oder Dienstleister schriftlich mit und verlangen Sie eine korrekte und vollständige Abrechnung.