Elektronische Belege rechtssicher archivieren orgaMAX Praxistipp

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verlangen, dass „originär“ elektronische Dokumente auch in elektronischer Form dokumentiert und archiviert werden:

„Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).“

Es genügt also nicht, eine per E-Mail eingegangene PDF-Rechnung auszudrucken und abzuheften. Bei einer späteren Betriebsprüfung müssen Sie in der Lage sein, auch das elektronische Dokument vorzulegen – und glaubhaft machen, dass es nicht nachträglich verändert wurde!

Mit den digitalen Dokumentenmappen stellt Ihnen orgaMAX eine besonders bequeme und praktische Lösung für die Aufbewahrung elektronischer Zahlungsbelege zur Verfügung. PDF-Eingangsrechnungen und ähnliche elektronische Zahlungsbelege finden Sie damit ohne langes Suchen dort wieder, wo sie hingehören. Kontoauszug, Buchung und Buchungsbeleg bilden in orgaMAX eine organische Einheit. Angenommen, Sie haben von Ihrem Büromaterial-Händler eine PDF-Rechnung per E-Mail bekommen. Einige Tage später wird der Rechnungsbetrag von Ihrem Konto abgebucht. Dann erscheint der Zahlungsvorgang im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank / Kasse“ auf dem Kontoauszug Ihres Girokontos. Um die dazugehörige PDF-Rechnung in orgaMAX abzulegen …

• markieren Sie den Zahlungsvorgang per Mausklick auf dem Kontoauszug,
• klicken auf „Details“ und dann auf das Register „Dokumente“ und
• ziehen das PDF-Dokument aus dem E-Mailanhang in die Dokumentenablage:
  
  

Zusatztipps:

• Sie können Ihren Zahlungsvorgängen bei Bedarf auch komplette E-Mails aus Ihrem E-Mailprogramm (inklusive PDF-Anhang) zuordnen.
• Falls Ihnen das Kopieren und Verschieben per Maus fremd ist, übernehmen Sie Dokumente aller Art mithilfe der Windows-Tastenkombination (STRG+C / STRG+V) in Ihre Dokumentenablage.
• Per Mausklick auf die Schaltfläche „Importieren“ lassen sich elektronische Dokumente auch über die Windows-Dateiauswahl in der Dokumentenmappe ablegen.

In unserer dreiteiligen Serie zum Dokumentenmanagement haben wir vor einigen Monaten noch eine Menge weiterer Tipps & Tricks zu den vielseitig nutzbaren orgaMAX-Dokumentenmappen vorgestellt.