Individuelle Felder als einfaches CRM-Tool nutzen orgaMAX Praxistipp

Kennen Sie eigentlich die individuellen Felder? Mit deren Hilfe lassen sich bereits in der orgaMAX-Basisversion die Standardfelder der Kunden-, Lieferanten-, Artikel- und anderer wichtiger Datenbanken gezielt um zusätzliche Eingabebereiche erweitern.

Auf diese Weise machen Sie zum Beispiel aus der Kunden-Datenbank im Handumdrehen ein einfaches CRM-Tool: In Ihren Feldern erfassen Sie ganz bequem (und vor allem systematisch!) alle wichtigen Informationen, die Sie bei Gesprächen, Telefonaten, Mails und auf andere Weise über Ihre Geschäftspartner erfahren. Die Bezeichnungen und den Inhalt Ihrer Spezialfelder legen Sie eigenhändig ganz nach Bedarf fest.

Überlegen Sie in einer ruhigen Stunde doch zum Beispiel einfach einmal, was Sie von Ihren Kunden wissen möchten, um möglichst gezielt Angebote unterbreiten zu können:

Eine selbstständige Buchführungshelferin interessiert sich zum Beispiel dafür …

• wann ein möglicher Kunde seinen Betrieb gegründet hat,
• welche Rechtsform das Unternehmen hat,
• ob es im Handelsregister eingetragen ist,
• wie viele Buchungssätze pro Monat anfallen und so weiter.

Im Menü „Stammdaten > Meine Firma > Individuelle Felder (Kunden)“ können Sie Ihre Kunden-Datenbank mit wenigen Mausklicks um die gewünschten Felder ergänzen. Bei der erwähnten Buchführungs-Dienstleisterin sähe das zum Beispiel so aus:

Pro Datenbank stehen Ihnen bis zu 20 individuelle Felder zur Verfügung. Einmal eingerichtet finden Sie Ihre „Individuellen Felder“ auf der gleichnamigen Stammdaten-Registerkarte wieder. Im Kundenstamm sieht das dann beispielsweise so aus:




Tipp: Per Mausklick auf die Schaltfläche „Individuelle Felder definieren“ verzweigen Sie bei Bedarf direkt in den Konfigurations-Dialog. Hier können Sie zusätzliche Felder anlegen oder die Bezeichnung vorhandener Felder ändern. Nutzen pur – durch Struktur! Anders als bei „Notizen“ oder „Anmerkungen“ liegen die Inhalte der individuellen Feldern in strukturierter Form vor. Das hat eine Menge Vorteile:

1. Anders als bei einem leeren Notiz-Feld werden Sie und Ihre Mitarbeiter durch die individuellen Felder Ihrer Kunden-Datenbank automatisch daran erinnert, benötigte Informationen auch tatsächlich zu erfragen.
2. Bei Telefonaten lassen sich die selbst definierten Felder als eine Art Gesprächsleitfaden einsetzen.
3. Einmal erfasst, wissen Sie später ganz genau, wo Sie die benötigten Informationen wiederfinden.
4. Wenn Sie bei erneuten Kontaktaufnahmen darauf zurückgreifen, freut sich der Kunde über Ihre Aufmerksamkeit und die persönliche Ansprache.
5. Falls Sie Anknüpfungspunkte für gezielte Zusatz- oder Folgeangebote suchen, erweisen sich individuelle Felder oft als wahre Goldgrube.
6. Beim Versand von Serienbriefen und E-Mail-Newslettern können Sie die Adressaten sogar nach den Inhalten individueller Felder filtern:
   
   

Wie gesagt: Das ist nur ein naheliegendes Beispiel der Nutzung individueller Felder für die konsequente Kunden- und Interessentenpflege. Vergleichbare Einsatzszenarien sind auch für die Artikel-, Lieferanten-, Auftrags- und Rechnungs-Stammdaten denkbar. Sie werden staunen, wie schnell sich allein durch gezieltere Datenerhebung der Erfolg in Form zusätzlicher Aufträge einstellt!


Professioneller CRM-Komfort

Wenn Sie auf den Geschmack gekommen sind (oder schon jetzt die Möglichkeiten zusätzlicher Felder ausgereizt haben), empfiehlt sich ein Blick auf das orgaMAX-Zusatzmodul Interessentenverwaltung. Dort steht Ihnen mit der Wiedervorlage-Aktionszentrale ein ungemein praktisches und alltagstaugliches CRM-Tool zur Verfügung. In der Wiedervorlage halten Sie Ergebnisse von Telefonaten, persönlichen Gesprächen und anderen Kontaktanlässen strukturiert fest.

Mehr noch: In Zukunft bleiben Sie konsequent am Ball! Sie haben jederzeit den Überblick über anstehende Marketing- und Vertriebsaktivitäten – und das sowohl kontaktbezogen (bei Interessenten und Kunden) als auch vorgangsbezogen (bei Angeboten und Aufträgen).

Weitere Informationen zur Wiedervorlage und allen anderen Funktionen des vielseitigen CRM-Zusatzmoduls „Interessentenverwaltung“ finden Sie in der Newsletter-Ausgabe April 2015, in der Zusatzmodul-Beschreibung und im orgaMAX-Handbuch (ab Seite 283).