orgaMAX aktuell Neue Variablen im Mail-Versand

Variablen in orgaMAX

Schon gesehen? Auf Wunsch vieler Anwender stellt orgaMAX18 Ihnen zusätzliche Variablen für die Dateinamen von PDF-Exporten zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie Ihre im PDF-Format verschickten ...

  • Angeboten und Auftragsbestätigungen, 
  • Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften, 
  • Bestellungen und Preisanfragen sowie
  • Briefen und sonstigen Geschäftskorrespondenz 

... künftig noch aussagekräftigere Dateinamen mit auf den Weg geben. Beim E-Mailversand ist der Dateiname übrigens zugleich der Inhalt der Betreffzeile.
Bislang standen zwei Variablen zur Verfügung: die „Vorgangsnummer“ und das „Datum des Vorgangs“. Wenn Ihnen Standard-Dateibezeichnungen wie „Rechnung Nr. 2018-4321 vom 15.03.2018“ nicht genügen, haben Sie neuerdings zusätzlich Zugriff auf Platzhalter für ...

  • „Firmenname / Nachname“ (des Empfängers),
  • „Kundennummer“,
  • „Projektnummer“ und 
  • „Projektname“.


Die nunmehr sechs verschiedenen Variablen können Siewie gehabt mit beliebigen gleichbleibenden Textbestandteilen kombinieren. Den dazugehörigen Einstellungen-Dialog finden Sie unter „Stammdaten > Meine Firma > Ausgabeoptionen > PDF-Exporte“. Dort können Sie Ihre Dateinamen-Vorgaben differenziert nach den verfügbaren Vorgangsarten ändern. Dazu ...

  • klicken Sie in die Eingabezeile der gewünschten Vorgangsart,
  • daraufhin erscheint am rechten Zeilenrand das Drop-down-Menü „Variable einfügen“, das Sie
  • per Mausklick auf den Abwärtspfeil öffnen und 
  • in dem Sie einen oder mehrere passende Platzhalter auswählen:

 

Export Variablen orgaMAX

 

Hintergrund

Immer mehr Selbstständige und Unternehmen nutzen die kostengünstige Möglichkeit, ihre Angebote, Rechnungen, Aufträge und sonstige Geschäftskorrespondenz elektronisch an Kunden und Interessenten zu schicken. Meistens erfolgt der Versand im PDF-Format per E-Mail, gelegentlich auch per Download-Link oder via Online-Poststelle.

In allen Druck- und Ausgabedialogen finden Sie daher den Button „PDF-Export“. Auch der E-Mailversand und die Online-Poststelle setzen auf Dateianhänge im PDF-Format:


Ausgabe Optionen orgaMAX

 

Die von orgaMAX standardmäßig vergebenen Dateinamen lassen sich gezielt an die eigene betriebliche Praxis anpassen. Angenommen, der Standard-Dateiname beim Rechnungsversand („Rechnung Nr. 2018-4321“) ist Ihnen zu wenig aussagekräftig, weil Sie bei ein und demselben Kunden unterschiedliche Projekte durchführen und abrechnen. Dann machen Sie mit den neuen Variablen daraus im Handumdrehen eine „sprechende“ Dokumentenbezeichnung.

 Aus der Vorgabe ...

RechnungNr. <VorgangsNummer> - Mustermann GbR - Projekt <Projektname> - ProjektNr. <Projektnummer>

... wird so zum Beispiel:

RechnungNr. 2018-4321 - Mustermann GbR - Projekt Website-Relaunch 2018 - ProjektNr.: 2468

Mail Beispiel

 

Bitte beachten Sie: Ob ein Dateiname aussagekräftig ist, beurteilen Sie am besten aus der Perspektive des Empfängers. Für den ist in der Regel der Name des Rechnungsversenders hilfreicher als der des Adressaten.