So nutzen Sie die praktischen Positionsvorlagen orgaMAX-Praxistipp

Wenn Sie mit orgaMAX neue Angebote, Aufträge und Rechnungen anlegen, können Sie die einzelnen Positionen ganz bequem aus der Artikeldatenbank übernehmen. Sie geben die Sortiment-Details also nur einmal ein. Auf Vorgangsebene sorgen Sie dann per Mausklick dafür, dass die Details zu den einzelnen Positionen im Dokument erscheinen. So weit, so bekannt.

Weit weniger bekannt und seltener genutzt sind die praktischen „Vorlagen für Texte und Überschriften“. Mithilfe dieser Positionsvorlagen fügen Sie zusätzlich zu den standardmäßig bereitgestellten Zwischenüberschriften, Trennlinien, Seitenumbrüche, Hinweistexte, weitere Informationen und Gestaltungselemente in Ihre Geschäftskorrespondenz ein.

Wenn der Cursor im Feld „Artikelnr.“ steht, zeigt orgaMAX standardmäßig eine „Artikelliste“ an. Falls die Auswahlliste nicht erscheint, klicken Sie auf die Schaltfläche „Artikelliste einblenden“.

Von dort aus befördern Sie den gewünschten Artikel einfach per Doppelklick in die aktivierte Positionszeile. Oder Sie wählen den Artikel aus und klicken auf die Schaltfläche „Übernehmen“:

Auf diese Weise erstellen Sie im Handumdrehen attraktive Angebote sowie aussagekräftige Aufträge und Rechnungen mit allen erforderlichen Informationen.

Praktische Positionsarten

Neben den eigentlichen Waren und Dienstleistungen enthält die Artikelliste aber noch weitere Elemente. Zu den Positionsarten gehören klassische Gestaltungselemente wie

(Zwischen-)Überschriften,
Trennlinien und
Seitenumbrüche

Sie können die vielseitigen Positionsvorlagen aber auch verwenden, um Ihre Interessenten und Kunden gezielt mit Zusatzinformationen zu versorgen. Denken Sie nur an:

Angaben über besondere Qualitäts-, Produkt- oder Leistungsmerkmale,
Hinweise auf Zusatzleistungen, Rabatt- oder Sonderangebote oder auch
Warn- und Sicherheitshinweise.

Damit sparen Sie sich eine Menge Erfassungs- und Aktualisierungsaufwand: Anstatt die Inhalte in die einzelnen Artikelbeschreibungen aufzunehmen, pflegen Sie solche übergeordneten Informationen separat.

Kleinstammdaten: Positionsarten anlegen und bearbeiten
Ihre eigenen Positionsvorlagen legen Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten > Kleinstammdaten“ unter „Positionsarten“ im Abschnitt „Vorlagen für Texte und Überschriften fest.

Praxistipp: Im oberen Bereich des Positionsarten-Dialogs ändern Sie bei Bedarf die Bezeichnungen und Inhalte der standardmäßigen (1) „Zusatzelemente der Artikelliste“. Entbehrliche Einträge können Sie an Ihren Bedarf anpassen oder ganz deaktivieren: Dazu entfernen Sie einfach das Häkchen in der Spalte „Anzeige“.

Bitte beachten Sie: Falls Sie voreingestellte „Zusatzelemente der Artikelliste“ deaktivieren, stehen Ihnen diese Elemente im Dialog „Positionen bearbeiten“ in der Spalte „Positionsarten“ trotzdem weiter zur Verfügung:

Eigene Vorlagen erstellen und pflegen
Zurück zu den selbst definierten Positionsarten. Im unteren Abschnitt „Vorlage für Texte und Überschriften“ ergänzen, bearbeiten oder löschen Sie die bereits vorhandenen Positionsvorlagen:

(2)Per Mausklick auf „Neu – F2“ legen Sie eine neue Vorlage an.

(3)Im Feld „Artikel-Nr.:“ tragen Sie eine Bezeichnung Ihrer Wahl ein.
Bitte beachten Sie: Ein führender Bindestrich sorgt dafür, dass die neue Vorlage später ganz oben in der „Artikelliste“ des Vorgangs erscheint.

(4)Im Feld „Art“ haben Sie die Wahl zwischen einem linksbündig gesetzten Hinweis- oder Informations-„Text“ und einer fett hervorgehobenen „Überschrift“.

(5)Im Feld „Text“ tragen Sie den Inhalt der Überschrift oder des Texthinweises ein. Der Editor stellt Ihnen nicht gängige Textformatierungen zur Verfügung (fett, kursiv, unterstrichen, Aufzählungen etc.). Auf Grundlage von „Datums-Variablen“ und „Vorgangsbezogenen Textpassagen“ erzeugt orgaMAX zudem automatisch Positionstexte, die zum Vorgangskontext passen.

(6)Mit „OK – F11“ speichern Sie Ihre Eingaben.

Im Vorgangs-Dialogfenster „Positionen bearbeiten“ finden Sie neue Text- und Überschrift-Vorlagen in der Artikelliste. Im folgenden Beispiel ist die Artikelliste um die Positionsvorlage „-Sicherheitshinweis“ erweitert worden:

Die dazugehörige Rechnungsansicht sieht dann so aus: